大学档案管理办法.docx

XXXX大学档案管理办法
第一章总则
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有 效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实 施办法和《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）， 结合学校工作实际，制定本办法。
第二条 学校档案是指在教学、科研、管理和其它各项 活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录。
第三条学校档案是反映和衡量学校各项工作的重要 标志，是学校工作的历史见证，是全校师生员工劳动智慧的 结晶，必须实行统一领导、分级管理和集中保管的原则。
第四条学校档案工作是学校各项管理工作的组成部 分，是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将档案 工作纳入学校整体发展规划。
第五条学校档案工作在校长领导下，由分管校领导具 体负责，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政 策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信 息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案管理机构，落 实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作的重要奖惩和其他重大问 题。
第二章机构设置
第六条 学校应当设立档案工作委员会，校长任委员会 主任，分管档案工作的校领导任委员会副主任，档案馆及各 部门分管档案工作的负责人任委员。委员会下设办公室，办 公室设在档案馆。
第七条 档案馆是学校档案管理职能部门，是永久保存 和提供利用档案的专门机构。其管理职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政 策，制定档案工作规划和档案工作年度计划；
（二）制定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校 各类档案及有关资料；
（四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发 档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）对学校各部门的档案工作进行指导、检查和监督， 负责学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发 挥档案的文化教育功能；
（九）开展档案学术研究和交流活动。
第八条 学校各部门应当明确分管档案工作的负责人 和工作人员。各部门档案工作人员负责本部门档案的收集、 整理、归档和移交工作，并接受档案馆的业务指导和督促检 查，确保归档文件材料的完整、准确和系统。
负责档案工作的人员调动工作时必须办理档案移交手 续后方能离开工作岗位。
第九条 涉及机构变动、职能调整的单位要做好档案的 收集、整理、鉴定和移交工作。新组建、设置的单位要按照 档案法律法规的规定，及时开展档案工作。
第十条为便于档案的保管和利用，可在各部门、院、 所实行二级档案管理，将应当归档但达不到学校档案馆馆藏 档案标准的各类文件材料，由本部门分类进行保管。
第十一条学校应当为档案馆配备专职档案工作人员， 其编制人数由学校根据档案馆的档案规模和工作任务确定。
第十二条档案馆专职工作人员，实行专业技术职务聘 任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等 待遇。
第十三条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠 于职守，熟练掌握档案业务知识。
第三章档案管理
第十四条 学校应当建立健全档案工作的检查、考核与 评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗 位职责，强化责任意识，提高档案管理水平，做到“三纳入”、 “四同步”管理。
（一）“三纳入”即纳入学校工作计划；纳入领导议事 日程；纳入档案工作人员岗位职责；
（二）“四同步”即布置、检查、总结、验收各项工作 时，同步布置、检查、总结、验收档案工作。
第十五条学校档案材料的归档范围包括：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主 党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各类党群部 门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件 材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、 会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理 的材料。
（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教 学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布 的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号） 的相关规定执行。
（四）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科
学技术研究档案管理暂行办法》（国档发（1987） 6号）执行。
（五）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发（1988）4
号）执行。
（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精 密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随 机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文 件材料。
（七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成 的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、 其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及 出版发行纪录等。
（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会 议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘 请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学 校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者 港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料； 学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档 案管理办法》（财会字（1998） 32号）执行。
（十一）声像类：主要包括学校在各项活动中形成的具
有保存价值的各种声像载体（包括照片、胶片、录像带、录 音带、磁盘、光盘等）。
（十二）实物类：主要包括学校在教学、科研、管理、 对外服务及社会交往等活动中收集的有珍藏价值的实体物 品（包括证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、题词、字画、礼 品和有收藏价值的教学科研物品）。
第十六条学校档案材料的归档时间是：
（一）各部门档案应在次学年6月底前归档；
（二）各院系、教学部门的档案应在次学年9月底前归 档；
（三）科研、基建和专题类档案应在项目完成通过鉴定 验收后3个月内归档；
（四）财会类档案应在会计年度终了后，暂由财务处保 管2年，期满后的次学年6月底前归档；
（五）仪器设备类档案当年的暂由国资处保管2年，期 满后的次学年6月底前归档；
（六）重大活动和重要会议产生的档案应在活动结束后 3个月内归档。
第十七条学校档案实行档案材料形成单位、课题组立 卷归档制度。各部门档案工作人员应当按照归档要求，对文 件材料进行系统整理、编制件号、制作卷内目录，经档案馆 工作人员检查合格后移交。
第十八条 学校档案实行纸质档案和电子档案同步归 档的管理制度。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整， 声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要 求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以 及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-22）执行。
第十九条 学校各独立建制单位均系归档单位，档案馆 按归档单位接收文件材料并填写移交目录（清单），双方在 移交目录（清单）签字后，各执一份存档，以备查验证。
第二十条档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定、 编号和上架。
第二十一条档案馆按照国家档案局《机关文件材料归 档范围和文书档案保管期限的规定》，结合学校实际，确定 档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的 档案，经学校档案工作委员会鉴定并登记造册报校长批准后， 予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十二条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，防 止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪 色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色 修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条档案馆应加强对涉密档案的管理，涉及密 级档案的变更和解密，须严格按照《中华人民共和国保守国 家秘密法》及其实施办法的相关规定办理。
第二十四条 学校各部门在教学、科研和管理等活动或 个人职务活动中形成的材料，由各部门按照有关规定整理和 移交，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案 馆可以通过征集或代管等形式进行管理。
档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制 定专门的制度和办法；学校应当为档案征集提供必要的经费。
第二十五条 档案馆应当对馆藏档案的保管情况定期 检查，做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、 防尘、防强光、防污染等工作，消除安全隐患。应当制定档 案管理应急预案，确保档案的实体安全和信息安全。
第二十六条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度， 并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计报表。
第四章档案的公布与利用
第二十七条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案， 未经学校授权，其他任何部门和个人无权公布学校档案。属 下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家机密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条凡持有合法证明的单位或合法身份证明
的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续 后，均可以利用已公布的档案。
第二十九条 查阅、摘录和复制未开放档案，应当经利 用部门、档案形成部门和档案馆负责人批准。涉及未公开技 术问题应当由档案形成部门或个人同意并经档案馆负责人 批准后利用，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的 档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经分管校领导和保密 工作委员会批准。
第三十条对于重要珍贵档案，一般不提供原件。如有 特殊需要，须经档案馆负责人和分管校领导批准。
加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条档案馆应当设立专门的阅览室，并编制必 要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、 计算机查询系统和各类专题数据库，为档案的利用创造条件。
第三十二条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目 的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照 有关规定合理收取费用。
第三十三条 档案馆应当积极开展档案的编研工作，出 版档案史料和公布档案，应当经档案形成部门同意，并报请 分管校领导批准。
档案馆应当采取多种形式，积极开展档案宣传工作。学
校在条件允许的情况下，应当在相关专业的高年级开设档案 管理的选修课。
第五章条件保障
第三十四条 学校应当将档案工作所需经费列入学校 预算，并设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档 案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案 信息化建设与智慧校园建设同步进行。
第三十五条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案 管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符 合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标 103-28）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、 防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第六章奖励和处罚
第三十六条对在档案工作中做出下列贡献的部门和 个人，给予表彰与奖励。
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著 成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩 的；
（三）在档案学研究和档案史料研究工作中做出显著成 绩的;
（四）将重要的档案或珍贵的档案捐献给档案馆的；
（五）检举、举报违反档案法律、法规行为表现突出的。
第三十七条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责 的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的， 由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档 案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章附则
第三十八条 本办法由档案馆负责解释。
第三十九条 本办法自公布之日起施行。