酒店物资采供管理制度-物资采购、保管、收发工作规定.doc

酒店物资采供管理制度
酒店的物资供应是关系到各经营部门、生产部门能否正常工作运转的一个总要环节。各项物资的供应及管理是酒店经营管理的重要内容，建立先进科学的采供程序和管理规定对保证酒店正常经营，降低成本，减少资金占用，节约开支，堵塞漏洞，提高经济效益具有十分重要的意义。

全文目录
第一节 各类物资采购 1
一、物资采购归口部门 1
二、采供计划管理 2
三、采供程序 3
四、采购员工作规范 5
第二节 库存物资管理 7
1、要选派责任性强、工作细致 7
2、库房收发存规定 7
3、清仓制度 9
4、仓库安全防火规定 10
5、仓库管理员工作规范 11
第三节 库房进发货及领用管理 11
一、物品的验收 11
二、入库存放 12
三、退换货规定 12
四、物资领用 12
五、新货物料样品鉴定规定 13
六、酒店餐饮库房领料制度 14
第四节 库房盘点与记账 16
一、库房盘点 16
二、库房记账 16

第一节 各类物资采购
一、物资采购归口部门
酒店所需的名贵设备、器材、物资种类多达几万种，它们的采购应实行归口管理，不可多头采购。采购部是酒店各类物资采购供应的管理职能部门，凡酒店所需的设备、建材、零部件、维修材料、五金、工具、仪表、量具、针棉织品、低值易耗品、餐具、厨具、器皿、器具、家什家具、清洁化工用品、油料燃料、员工工装、行政办公用品、劳保用品、消防器材用品、米、面、油、酒、饮料、罐头、干杂货、鲜活原辅料、调料和蔬菜等均应由采供部组织供应。
小卖部负责采购本部门所需销售商品；
卫生绿化部负责花木、盆景、药品的采购供应；
营销部负责制作对外宣传品和印刷品。
二、采供计划管理
采供部要按照经营业务的需要、订货周期、消耗定额，对所需物资分别编报年度、季度和月度计划。
编报物资需用计划必须填明物资名称，规格、型号、数量、产地、价格（估价）、技术（质量）要求等项目，一式三份。年度计划于上年十一月底上报，季度计划于季前10天上报，月计划于上月23日前上报。
计划外需临时急用的物资，各部门需向采供部填报《酒店临时急用物资申报单》。
编报各类计划的物资范围如下：
计划类别
物资类别
范围
年度计划
设备配件类
机器设备、家具设备、进口设备、地毯设备
针棉织品类
床单、被单（套）、枕芯（套）、棉被、褥子、毛巾（五巾）、窗帘布、餐巾、台布等
低值易耗品
被套（垫）、针线包、擦鞋纸、牙具、淋浴液、洗头液、浴帽、礼品袋、卫生袋、垃圾袋马桶封条、拖鞋、卫生纸、面巾纸、餐巾纸
陈设品及用品类
圆珠笔、纸夹笔、漱口杯、冷水杯、茶杯、水壶、壁挂画、服务夹、衣架、烟缸、卫生桶等
化工制品类
玻璃清洁剂、地毯去污剂、瓷盘及瓷砖清洁剂、柠檬油家具增光剂、洁厕剂、及时净、不锈钢光亮剂、地蜡水、静电水（去尘剂）、杀虫剂、消毒剂等
餐具类
各类餐瓷器、不锈钢餐具、玻璃器皿、筷子等
石油制品类
柴油、煤油、冷冻机油、锈化油、各类润滑油、液化气、酒精燃料等
其他
钢材、水泥、木材等建筑材料，消防用品、职员工装、印刷品、客房用信封、信纸、不干胶、标记等
季度计划
低值易耗品类
小香皂、火柴、牙签、筷套等
化工用品类
洗衣粉、氟利昂、酒精等
清洁用具类
拖布、笤帚、水垢清洁剂、擦窗器、抹布等
其他
劳保用品、复印纸、电脑打印纸、生产用印刷品（经营性部门的各类表格）等
月计划
餐饮类Ⅰ
米、面、油、酒、饮料、罐头、干杂、佐料等
餐饮类Ⅱ
鸡、鸭、鱼、肉、蛋等鲜活原辅料和蔬菜
凡属采供部归口采供的物资，由采供部门汇总各部门所上报的物资需要用计划，根据库存物资情况，进行综合平衡后，编制采供计划，报总经理审批，按计划购置。归口其他部门采购的物资，由分管的酒店领导审核后报总经理批准后按计划购置。
三、采供程序
（一）采供
1、采供部和有关部门按批准的采供计划组织货源，进行订货。订货前应将订货计划送财务部，落实资金，确定支付方式。订货事先要有报价、货比三家。凡订制品必须坚持先取样，征得使用部门同意后方可订货。
2、对外签订合同，必须严格按照酒店《关于对外签订合同暂行规定》签订购货合同。订购合同坚持以销定进。价格合理、多渠道、少批量的原则，合同应包括双方名称、货物名称、等级、规格、数量、价格、包装、交货日期、地点、货物验收、运输方式、结算方式、罚款细则、有效期限及订购人等内容。
3、凡属特殊设备、配件、用品、服装等，有关使用部门有责任派懂行人员配合采供部一起采购货物，以确保需求。
4、订货后于一周内汇总合同，分送财务部、酒店办各一份。采供部要制定负责人协助财务部办理承付、拒付手续。非归口部门越权采购或无计划采购，财务部有权拒付款，并追究当事人责任。
5、食品原材料品种多，需要量多，价格波动较大，采购食品原材料和饮料品种必须对路，适用适销，质量必须优良可靠。鲜活商品、蔬菜、瓜果等新鲜不腐，干货易于保存，做到货真价实，出品率高，力求价格合理。从网络参考当日价格，尽可能批量进货，降低成本。数量适当，既保证业务需要，又防止库存积压而腐烂变质。采购过程中要完善账务手续，每次进货的发票要及时交成本核算员和财务会计，准时入账，支票的领用保管要符合财务手续，采购酒类和饮料必须执行国家标准。酒和饮料的标签必须注明生产批号、配料表、净含量、厂址、生产日期、保质期。凡缺少任何一项均不得采购。
（二）入库
1、采供部、小卖部要指定专门的提运人员办理物资提运工作，提运人员必须认真填写提货记录，核对票据、提货单，查对所有物品的品种、规格、数量、包装是否与合同相符，有无损坏丢失。采购的所有物资必须全部入库，办理入库手续，并认真做好现场记录，负责与承运部门查询、签证及索赔工作。仓库保管员必须严格验收。货物入库验收的内容包括：①审查单据；②验收数量做到准确无误；③检查质量；④检查包装物。坚持贵重易碎物品的多验，混装的物品全验。凡验收入库物料用品均做好登记，按库房分类填写入库登记表。
四、采购员工作规范
1、熟悉和掌握分管的各种物品的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供货单位。
2、按照酒店审批的采购计划，及时进行采购，保证供应。采购人员必须严格按批准后的采购计划组织货源，确定厂家进行订货，订货前应将订货计划送财务部，落实资金，确定付款方式，订货事前要有报价，货比三家。凡定制品必须坚持先取样品，征得使用部门同意后方可订货。有关人员应遵纪守法，不索贿、受贿，在平等互利的原则下进行业务活动。
3、对外签订合同必须严格按照酒店《关于对外签订合同暂行规定》签订购货合同。凡特殊的设备配件、用品、服装的采购，有关使用部门有责任派懂行人员配合采供部一起采供订货，以确保要求。
4、订货后应于一周内将签订的合同分送财务部、酒店办各一份，采供部要指定专人协助财务部办理承付、拒付手续等工作。
5、要经常了解商业信息、市场行情，适时进行采购，提高资金的利用率，公共用品或长期需要的物资，根据核准的计划可向有关厂家、公司、商店签订长期的供货协议，以确保物品的质量、数量、品种规格和供货要求。
6、计划外或临时少量急需品经总经理或酒店办批准授权后，采购人员立即采购，以保证使用部门的需求。
7、配合仓库保管员对采购的物资验收、入库。采购的物资无论是直拨还是入库，必须经仓管员验收，采购员应认真做好配合工作。
8、采购员采购物资的付款，大宗的要经财务部经理和总会计审核，确认是都在计划和核算内，经确认批准后方可办理付款，付款方式按酒店财务制度办理。
9、采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单经出纳审核是否批准或在计划预算内，经核准后方可报销。
10、在核算内节约开支，对各类物资的质量，按要求保证供应。采购的物品到货后，如验同不符，出现数差、质差等由采购员负责按合同与对方办理索赔、退货或补差手续。
11、定期到使用部门征求采购物品的使用意见和建议，以改进提高工作。在续签合同时，要将使用过程中发现的问题转告厂商改进。
第二节 库存物资管理
仓贮是物资管理的重要环节，凡有库房的部门要高度重视、认真管好。
1、要选派责任性强、工作细致
不徇舞弊、熟悉业务的员工担任仓库管理人员，建立明确的岗位责任制，坚决执行仓库管理规定。仓库管理人员要坚持相对稳定，不得频繁更换，人员调动要认真交接。仓库管理人员玩忽职守造成损失要追究责任。
2、库房收发存规定
各部门仓库要订出管理制度，堵塞漏洞，根据库存物资种类不同，分类设置库房。酒店分别设置设备备件库、针棉库、值耗品库、食品库、物品库（会议室）、杂物库等。食品库分设饮料库和物料用品库。
（1）入库制度
加强入库手续，所有物资入库必须验货清查，若发现物资的质量、数量与订单不符有权拒绝接受，并报告酒店相关领导。
（2）出库制度
加强出库管理，认真核对出库单，领料单，仓库调拨单，然后出库发货，并做好登记，坚持“三先一不”原则，即先入库的先发出；易腐已变的先发出；失效期短的先出；损坏变质的不出。储存已久的食品原材料要及时通知经理和厨房，及时投入使用，加快物资周转，及时分类整理当天的领料单据，到库房领用物资必须持批准单，严格按领用单上的品名和数量发货，不得擅自更改、增加或使用白条。每月将领用单汇总，转交财务部门计核价额。
（3）盘点制度
所有库存物资进出存、调剂调拨、库存消耗都必须建立帐卡登记制度。来龙去脉必须一清二楚，各库房每月盘点一次，做好记录，分别按损耗、盈亏、调正、报废、事故、损失、丢失等填报《物资溢缺申报审批单》上报部门经理、总经理，分送财务部及相关部门，切实做到账账相符、账物相等。
（4）保管制度
库房所有存放的物资必须分区存放，并分类、编号、挂牌，保证通道畅通。各种货物存放在固定的区域和货架上，防止食品原材料及半成品相互影响，坚持四隔离制度，即生熟食品隔离；成品和半成品隔离；食物和杂物、药物隔离；食品和天然水隔离。保证食品原材料的清洁卫生，根据不同货物对温度的要求将相近的物品存放在一起。根据库房需要分别采取密封、通风、降温及吸潮、晾晒、烘烤、遮光、洒水等保养措施。库房要经常清除垃圾、赃物、尘土，保持清洁、整齐。经常采取消毒、熏蒸、除虫、灭害措施，消灭老鼠、苍蝇、蟑螂和有害微生物的孽生繁殖。冰箱、冰柜要保持温度，定期刮霜、冲洗。保持库房安全设施良好，防止物资丢失、损坏，并要有良好的通风，防止货物霉烂变质，严禁库房内吸烟，以防火灾。
（5）报损制度
凡库房物资报损必须填写《报损报告单》，写明报损物资名称、数量、金额，并说明原因，查明责任，报送财务等相关部门和分管领导，直至总经理，经批准后方可报损。
（6）库房档案制度
仓管员的仓管档案应包含验收单、领料单和实物账簿。财务会计的档案应设验收单、领料单、材料各细账、材料会计报表等，所有档案材料按月订存，妥善保管，调动工作时应列入移交。
3、清仓制度
各部门必须优先使用现存物资，凡库存已有物资不得另行购置。各库房要结合季度盘点，对物资进行清理，对不适应的积压物资或报废物资需处理的，要登记造册，报分管酒店的领导批准。处理价值500元以上的固定资产要报总经理批准后，方可处理。所处理物资的数量必须全部交财务部，凡未经批准擅自报价处理的，追究相关责任人责任。
4、仓库安全防火规定
（1）严禁带火种进入仓库，保持通道畅通，仓容整洁。
（2）仓库周围不得堆放易燃易爆物品，经常检查消防器材是否放置合理，注意器材使用期限。
（3）保安人员要坚持夜间查库，防止被盗及电源起火等事故，发现可疑情况要立即报告处理。
（4）仓库是商品和物资保管重地，除仓管人员和因业务工作需要的有关人员外，任何人未经批准不得进入仓库。
（5）因业务工作需要而进入仓库的人员，在进入仓库时经仓管人员陪同，但不得独自进入。凡进入仓库工作人员工作完毕后，应主动请仓管人员检查。
（6）一切进出仓库人员不得携带挂包、手提袋等物品。
（7）仓库范围（包括仓库办公室）不得会客，其他部门的员工也不得在仓库范围闲聊，不得带亲友到仓库范围参。
（8）仓库范围内不得生火及使用电炉、电水器等。
（9）仓库不得代私人保管物品，也不得擅自答应存放未经领导同意的其他单位或部门的物品。
（10）任何人员不得把仓库商品挪出使用。
（11）仓库管理员下班后要锁好门窗，防止偷盗。
5、仓库管理员工作规范
（1）仓库管理员对所负责的仓库物资的收发和保管负有重要责任。
（2）熟悉所管物品的名称、商标、规格、品种、单价、用途和存放位置。
（3）严格按酒店对商品物资的质量要求、规格要求实行验收制度。
（4）对物资的收、发保管要做到手续完备，账目清楚，物卡相符、账账相符。
（5）如库内常用物品，低值易耗品存放不多时要及时提醒采购人员按计划进行采购，保持供应，对积压物品要及时报告采供部经理进行处理。
6、认真做好库房的安全防火、清洁卫生、安全防盗等工作，加强对库存物资管理，防止虫蛀、鼠咬、霉变，使库存物资安全有条理，不积压、不缺货。
第三节 库房进发货及领用管理
一、物品的验收
1、仓库管理员对采购员购回的物品无论大小、多少均要进行认真验收，并做到发票与实物名称、型号、规格、单位、单价、数量与金额一致，填写验收单一式四份，其中一份仓库记账，一份交材料会计，一份交采购员报销，一份自存。
二、入库存放
1、凡经验收后的物资，除直接拨外，一律要进行仓库保管。
2、凡进库的物品，一律按物品的名称、型号、品种、规格、型号等集中，并按固定的位置有条不紊的存放，注意整齐美观，不能挤压的物品要用层架隔开、平放。
3、凡库存的物品要建立登记卡片，物品进库时在卡片上按数加，发时按数减，结出余数，卡片应定放在存放物品的显眼处。
三、退换货规定
1、库房管理员需根据采供部验收细则严格验收进仓库物料，如发现规格、质量、数量等有问题，应拒绝收货。
2、如需退换货时，由库房管理员填写“商品到货验收报告”，经采供部经理签字同意后办理退货手续。鲜活货物如发现问题，应在当天内提出和办理退换货手续，所发生的质量、数量、规格等问题，由采供部库房处理。
四、物资领用
各部门领用物资必须严格按照消耗定额，填报物资领用单，经酒店分管领导审核批准，由采供部经理签字，库房方能发放。物资大批量领用须从严掌握各级把关，不得超量领用，领用物资必须严格按照领用单注明的名称、规格、型号、数量发货，当面清点签字。严禁凭白条发货，除消耗品外，各类物资原则上实行以旧换新，各部门安排专人领用。
1、各部门的领货人员一般要求专人负责。
2、各部门领料员要先填好领料单（含日期、名称、型号、规格、数量、单价、金额、用途和签名），仓库管理员凭单发货。
3、领料单一式三份，领料单位自留一份给部门经理，凭单验收仓库管理员一份，凭单入账材料会计一份。
4、发货时，仓库管理员要坚持先进先出、后进后出的原则。
5、发出的货物计价，除进价外，应加运输费、保管费，若调出酒店以外的单位，一般按原进价或平价加收手续费和管理费。
五、新货物料样品鉴定规定
1、各餐厅厨师长如需某种新的货物或原料，需书面写明名称、规格、质量、数量，使用起止日期、交采供部食品采购组办理。
2、采供部食品组接到购物通知后，首先须将该项货物或原料的样品、价格交厨师长鉴定。
3、由餐厅厨师长填写“采购样品认可书”，以确保该项原料认可与否。
4、认可书确定后，由采购部人员给予办理。
六、酒店餐饮库房领料制度
1、餐饮库房物料分类的品种为：用品类、酒、饮料、烟、干杂、海产、河产、粮油、罐头、鸡、鸭、鱼、半成品蔬菜、水果等。
领料单要分门别类，各餐饮部门要确定领料单签字人，实行各餐饮点定专人领料，采用一式四联领料单，领料部门留底一联，库房保管员一联，库房汇总帐一联，交会计做账一联。
3、干货、粮油、罐头及酒水的领取程序：由领料人填单，写清部门及所领原料的品名、规格、数量，审核签字后，领料人方可到库房领料，保管员审单后，按领料单发货，由领料人将留底联连同所领原料一起带回交给签字人。
4、鸡、鸭、鱼及蔬菜领取程序：各部门所需的“请购单”应写明品名、规格、数量及要求，由厨师长签字后，送到食品采购组，采供部按请购单的要求备货。各部于提出计划的次日上午10：:30前到库房领取，领料人在验收单上签字。如有临时需要的鲜活原料及半成品，各部可由厨师长临时列单签字后，由采购部及时派员采购并送货上门，同时由厨师长在验收单上签字。
5、家什用具的领用程序：餐饮用品库的物资领用程序与干货领取方式相同。用品库物资原则上可以借用，一律实行领取制。如遇大型活动，临时需要大批昂贵餐具或银器，不锈钢器皿，用后需退还厨房的，经开出借用清单，由借用部门的经理和采供部经理会同签字后方可到库房领用。归还时，数量必须完整，无损坏，库房开据归还收条，交给使用部门，财务按规定比例进行摊销进入该部费用。如遇借用物品中有破损遗失的，应由各部开出这部分用品的领料单，由财务计入使用部门的费用。
6、汇总与审核，每日17时之前由餐饮库房汇总各餐饮部、餐点当日所领取的除蔬菜、鸡、鸭、鱼以外的原材料，酒水等的品名、数量、金额，及时交给各餐饮部、餐点审核，如各部发现与当日所领原料有不相符之处，应立即与库房联系，及时解决，以便当时汇总结算。
7、以旧换新，回收废旧物资：按以旧换新原则，除消耗品外，均由使用部门回收，交采供部门，由采供部门统一处理，所处理物资的款项全部交财务部，部门及个人不得私分。凡查出私分，必须追究当事人责任。
以旧换新回收物资如下表：
物资类别
范围
针棉织品类
床单、被单（套）、枕芯（套）、棉被、褥子、毛巾（五巾）、窗帘布、餐巾、台布、工装等
餐具类
各类餐瓷器、茶杯、不锈钢餐具（包括不锈钢器皿）等
陈设品类
壁挂画、衣架、卫生桶（垃圾桶）、家具、服务夹等
配件工具类
量具、手钳、扳手、手电钻、组合工具等五金工具，灯泡、装饰品（指灯架）等
包装物类
塑料桶、纸箱等
第四节 库房盘点与记账
一、库房盘点
1、仓库物资要求每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点。
2、盘底期间停止发货。
3、将盘点结果明细表报财务部和总会计审核。
二、库房记账
1、按记账的原则、方法和要求设立账簿和登记账，账簿要整齐、清洁，一目了然。
2、账簿要分类设置，物类要分品种、型号、规格、数量等设立账户，不同的物资不可登在一个账户上。
3、记账前先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时，在未弄清或更正前不得入账。
4、审核验收单、领料单的手续完善才能入账，否则要退回仓库，补齐手续才能入账。
5、发出的物资要用加权平均法计价，月终如产生发货计价差额分品种列表一式三份（记账员、采供部、财务部各一份）经主管领导审批后冲正。
6、直拨物资的收发，同其他入库物资一样入账。
7、月终前三天按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计。
8、定期与仓管员核对实物账，每月与财务部材料会计对账，保证账账相符、账物相符。