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X公司接待管理制度

X公司接待管理制度之相关制度和职责，一、总则(一)为使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。(二)本制度适用于公司基地接待工作。外驻机构及总部接待工作另作规定。(三)行政办公室负责制度解释。二、接待事务分类a类:...
一、总则
(一)为使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。
(二)本制度适用于公司基地接待工作。外驻机构及总部接待工作另作规定。
(三)行政办公室负责制度解释。
二、接待事务分类
a类:贵宾接待。指公司领导重要客人公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。
b类:业务接待。指营销客户的接待。
c类:一般接待。指一般来客的接待。
三、接待场所管理
(一)公司基地设三个接待处所:文化苑用于贵宾接待,商务室用于业务接待,休闲厅用于一般接待。
(二)其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所,待客必须在指定处进行。
四、接待职责分工
(一)接待工作是公司窗口式工作,关于塑造企业优良形象、实现“先卖企业后卖产品〞营销策略目标,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。
(二)接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下:
1.接待中心:提供一般接待优良环境的保证及备品准备,协理贵宾室、商务室定时进行“一般〞清扫工作。
2.警卫值班:提供安全保证及来客导入。
3.总台文员:提供信息沟通保证及调度控制和来客记录,安排来客食宿。
4.经办部门:负责接待洽谈并陪同始终。
5.秘书:管理贵宾室、商务室、负责招待服务并陪同洽谈及参观介绍
(三)办公室主任对接待工作负有全面责任。
五、接待方式
(一)贵宾接待:秘书迎接来客于文化苑入座,公司领导陪客接待,以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果方式招待,如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐,必要时安排北京市里酒店就餐。
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(二)业务接待:营销部门主办人员迎接客户于商务室洽谈,文秘员陪同并服务,以烟茶、饮料、糖果方式招待。原则上安排工作餐,由秘书服务、营销经办人陪同。如须安排外出就餐,由营销部长或指派人员陪同。
(三)一般接待:业务部门接待并服务,以一般香烟、白开水方式招待,由部门指定人员陪同于餐厅就餐。
八、接待规则
(一)接待一般程序
警卫值班询清来由后指导路线并通报总台
总台文员礼貌询问后让座于休闲厅并通报接待部门及服务人员
接待经办人员请来客到专门接待室
接待洽谈,总台安排食宿
相关人员礼貌送客
(二)接待礼仪要点
1.接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生。
2.总台文员于接待进行时,须密切凝视接待动态,做好控制指挥工作,保证规范进行。
3.接待过程中迂有来客提出办理限制事宜,须婉言解释。
(三)接待用品准备
1.通用备品:烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。
2.特别备品:文化苑速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等;商务室夏季饮料及糖果。
3.备品采购:依物资管理制度进行,秘书办理采购。
(四)环境标准
1.物品摆放整齐,且表面无灰尘;
2.地面干净无脏物,空气流通清新;
3.室温适度,灯光合适,电视调好;
4.备品齐全。
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(五)参观规定
1.决定参观须请示办公室主任批准。
2.参观介绍以秘书为主,接待部门配合。
3.非经总值班批准不准入室参观和拍照生产场所。
4.参观进行时,原则上介绍者在先、接待经办在后。 设备管理制度 冬季施工措施 车间规章制度