煤炭存货管理制度-煤矿仓库的存货采购与进出库管理条例.docx

存货管理办法

第一章 总 则
第一条 为了规范存货管理工作，确保存货的有效使用及安全完整，提升存货使用效率，减少资金占用，更好的服务于使用部门，依据《企业会计准则》、《晋煤宏圣煤炭物流贸易公司财务管理制度》及相关法律、法规，并结合公司实际状况，特制定本办法。
第二条 本办法是公司财务管理制度的重要组成部分，适用于公司及各个营销节点存货的管理。
第二章 存货分类及管理原则
第三条 存货是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料。主要包括各类材料、在产品、半成品、产成品、商品等。公司代销、代管存货，委托加工存货也适用于本办法。
第四条 存货管理的原则：以计划为依据，严格把握采购关、检验入库关、办理出库关、做好储备关、定期盘点关。
第三章 存货管理方式及使命分工
第五条 对存货的管理运用公司财务软件实现，严格按照系统程序进行管理。财务部应注意计算机系统的有效性、可靠性和安全性，定期检查运行程序，并防范意外事项的发生。
第六条 公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的使命权限。生产计划部门应负责采购计划的制定和监督。供应部门负责对原材料及外购半成品、自制半成品、产成品的采购、保管、搬运、防护、交接、销售、处置等管理工作。财务部门负责存货的入账处理。
第七条 公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备优良的职业道德和业务素养。
第四章 存货的采购管理
第八条 采购计划的编制来源于一线，服务于生产，保持节约挖潜原则，做到轻重缓急，平衡库存，定额存储，杜绝积压，加快资金周转。
第九条 采购计划一般应按季进行编制，每季度终了前5日上报，依据生产实际必需要及库存量，可随时补充计划，均由主管副总经理核准，特别状况由总经理批准
第十条 采购计划确定后，采购人员应广泛搜集同类产品厂家有关资料，遵循“三同三看〞原则，即同名称、型号、规格看质量，同质量看价格，同价格看费用，严格执行“货比三家“制度，争取以最低的价格采购到最好的物资。坚决杜绝无计划、超计划采购，对大宗主要材料，要采用公开招标采购方式，杜绝暗箱操作，堵塞采购黑洞。同时，对采购物资的计划、价格和质量，要由审计部门进行审核监督；由物资管理部门组织相关人员进行入库前的验收，以确保采购过程透明、合理，发挥最大效益。
第十一条 采购程序
〔一〕由使用部门按季度依据仓储计划、资金筹措计划、生产计划、销售计划等制定采购计划，并上报生产计划部，生产计划部组织召开购置计划平衡会，确定购置计划，并经过公司领导审批，以红头文件形式下发计划表，最后交供应部门采购，交财务部门纳进财务收支计划。
〔二〕采购询价、综合评估、会签合同，由供应部门协调生产计划部、财务经营部及使用部门共同完成，报主管领导审批。生产计划部、使用部门负责采购物品的适用性；财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核；供应部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物到达的时间、方式、到货状况，质量反馈。
〔三〕采购过程中发生变化时，必需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交供应部执行。
第十二条 付款程序
〔一〕物资验收入库后，按照相关规定，供应部门应填制《费用报销单》，后附采购计划、合同、发票、验收单及资金跟踪卡，并由经办人、部门负责人、分管领导、财务经理及财务负责人审核签字后，到财务部门办理挂账或付款手续。对会计期末货物已到、发票未到的存货，应办理暂估入账手续交财务部核算。
〔二〕已办理挂账的存货，供应部要按月向财务部上报当月付款计划，并依据计划填制《付款汇签卡》，后附收款人开具的收据，经财务经理及财务负责人审批后办理付款手续。
第五章 存货的计量
第十三条 按照《企业会计准则》的规定，公司存货的计量分为初始计量、发出存货计量及期末计量。
第十四条 公司取得存货按照实际成本进行计量，按以下方法确定：
〔一〕购入的存货，按买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用，作为实际成本。
〔二〕自制的存货，按制造过程中的各项实际支出，作为实际成本。
〔三〕委托加工完成的存货，以实际耗用的原材料或者半成品以及加工费、运输费、装卸费和保险费等费用以及按规定应计入成本的税金，作为实际成本。
〔四〕盘盈的存货，按照同类或类似存货的市场价格，作为实际成本。
第十五条 发出存货采纳先进先出法计量。
第十六条 存货的期末成本按照实际成本与可变现净值孰低原则进行计量。在资产负债表日，当存货的实际成本低于可变现净值时，存货按实际成本计量；当高于可变现净值时，存货按可变现净值计量。
第六章 存货的入库管理
第十七条 采购部按照公司领导签批的采购计划而采购回的存货应本着时间最短、手续齐全、上架标识及时的原则进行入库操作。
第十八条 采购存货入库，仓库保管员在接收入库时，应经过以下验收程序：
〔一〕审核本批货品名、数量是否与公司领导审签的采购计划及采购合同一致。
〔二〕对比 采购员提供的发票等收货信息对数量进行盘点，然后申报质检部对入库存货的质量进行检察。
〔三〕核实完毕无差错，才干给予入库，并填制“验收入库单〞一式三份〔入库单必需有收货人、质检人签字〕。如有质量和数量问题应拒绝入库，否则因不按规定收库，将造成的库存积压损失，概由库管承当责任。
第十九条 仓库保管员的所有台账登记必需在次日完成。入库单〔财务联〕应传递及时，因人为原因在存货入库后一个月内尚未传于财务部，公司财务部对此事项将不予认可并拒绝付款，所造成的损失由经手人全权负责。
第二十条 存货入库后，仓库保管员应及时通知采购申请部门和使用者，以便使用部门及时领用该存货。
第七章 存货的日常管理
第二十一条 仓库保管员应将存货分类储存，并建立存货明细账，具体登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容。明细账应做到日清日结，标签填写完整，确保“账、卡、物〞一致。公司财务部门定期到仓库进行稽核，将单据带回财务部门对存货进行核算。公司存货明细账不得出现负数余额。
对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与本公司存货相混淆。
第二十二条 入库记录不得随意修改。如确必需修改入库记录，应当经部门领导审批，经办人在修改处签字确认，财务部审核同意后执行。
第二十三条 仓库保管员按照具体的仓库管理制度对存货进行安全、完整的储存，如因仓库保管员工作失责而导致货物毁损的，应做出赔偿。
第二十四条 仓库保管员应做到库区明亮干净、整洁有序；
第二十五条 仓库保管员应自觉做好仓库安防措施：防火、防水、防压、防尘、防盗。
第二十六条 公司存货的清查盘点是财务管理一项重要的基础工作。应定期或不定期进行盘点清查。但年度终了应进行一次全面的盘点清查，以确保公司存货做到账实相符，真实反映公司存货的实际状况。
第二十七条 公司存货清查盘点工作程序：
〔一〕由供应部牵头，财务部参加，成立工作指导组，明确盘点和清查的目的、范围，做好各项准备工作，分工负责核对账物、账卡、账账，并对存货加以整理，确定具体的盘点清查方法及程序。
〔二〕存货盘点结束，由供应部出具“存货盘点表〞，备财务一份，以反映盘点结果，并依据盘点结果计算溢余和短缺数。
〔三〕及时对存货的溢余和短缺及残损变质状况进行处理。
第二十八条 公司存货清查盘点出现的盘盈、盘亏、毁损和报废，按财务制度规定，应计入管理费用中，即：
〔一〕公司盘亏、毁损、报废的存货，扣除过失人或保险公司赔款和残料价值后，计入管理费用。
〔二〕盘盈的存货冲减管理费用。
〔三〕存货毁损属于非常损失部分，并非公司生产经营上原因，在扣除保险公司赔款和残料价值后，计入营业外支出。
第八章 存货的出库管理
第二十九条 由物资必需求部门每月依据生产计划上报存货使用计划，依据计划填制领料单，写明所必需部门、存货品名、规格、数量、用途、经办人，并必需由部门负责人签字方可生效；仓库保管员收到领料单认真审核单据项目是否填写完整、正确，单据是否有效，审核无误后依据计划才干发放库存物资，否则有权拒绝发货。特别状况待请示主管领导答复后，才干发放。
第三十条 库管人员应按“先进先出〞的原则发货，对贪图方便，违反原则造成物品失效，霉变以及差错等损失，库管人员应负经济责任。
第三十一条 仓库保管员有权拒绝无单领料，由此产生的不良后果仓管员不承当。
第三十二条 仓库内所有存货，没有调拨指令，均不准出库，禁止以白条抵库。
第三十三条 存货出库后，仓库保管员应及时完成出库记录更新，并及时办理财务入账手续。对低于安全库存量的存货，应及时通知采购组采购补充。
第三十四条 仓库保管员必需亲自发放物料，生产部门员工未通过许可不得私自进入仓库取用任何物料。
第九章 存货跌价准备的认定
第三十五条 公司应定期检查存货的价值减损状况。如存在以下状况，说明存货的可变现净值低于成本：
〔一〕公司因设备等更新换代，原有存货已经不适应新设备的必需要，而该存货的市场价格又低于其账面成本。
〔二〕已过期且无转让价值的存货。
〔三〕生产作业已经不再必需要，并且已无使用价值和转让价值的存货。
〔四〕其他足以证实已无使用价值和转让价值的存货。
第三十六条 财务部应在每年12月底前，依据技术组鉴定结果，比较存货的成本与可变现净值。采纳逐项比较法来进行，按照单个存货项目计提存货跌价准备。公司计提存货跌价准备，须上报公司执行委员会审批，执行委员会审批后，公司方可进行计提减值准备的会计处理。
〔一〕当成本低于可变现净值时，不必进行会计处理；
〔二〕当可变现净值低于成本时，应计提存货跌价准备；
〔三〕如果以前减计存货价值的影响因素已经消失，则减计的金额应该予以回复，并在原来已计提的存货跌价准备的金额内转回。
第十章 存货的废损处理
第三十七条 存货在库保管期间，由于各种原因发生存货毁损、变质、霉烂造成损失时，必需严正、认真、及时填制“废损报告单〞，上报审批。
第三十八条 依据审批看法，仓库方可作减少账务记录；财务部方可作有关账务处理。
第三十九条 盘亏或毁损的存货所造成的损失，应当在发生的当期计入损益。
第十一章 存货的账务处理
第四十条 存货采购入库的账务处理为借记“原材料〞、“应交税费〞等科目，贷记“应付账款〞、“银行存款〞、“现金〞科目。
第四十一条 依据存货的用途，存货出库的账务处理为借记“主营业务成本〞、“其他业务支出〞、“管理费用〞等科目，贷记“原材料〞等科目。其中：
第四十二条 计提存货跌价准备时，借记“资产减值损失-存货减值损失〞科目，贷记“存货跌价准备〞科目。
第四十三条 处置存货时，首先进行存货出库的账务处理：借记“其他业务支出〞等科目，贷记“原材料〞等科目；其次进行存货销售的账务处理：借记“银行存款〞/“现金〞等科目，贷记“其他业务收入〞、“应交税费〞等科目。
第四十四条 存货盘盈时，借记“待处理财产损溢〞科目，贷记 “管理费用〞科目。
第四十五条 存货盘亏或毁损时，依据造成存货盘亏或毁损的原因，分两种状况处理：
〔一〕属于计量收发差错和管理不善等原因造成的存货短缺，净损失借记“管理费用〞科目，贷记“待处理财产损溢〞科目。
〔二〕属于自然灾害等非正常原因造成的存货毁损，净损失借记“营业外支出〞科目，贷记“待处理财产损溢〞科目。
第十二章  附 则
第四十六条 本管理办法由财务部负责修订和解释。
第四十七条  本办法自 年 月 日起实施。

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