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公司光盘档案管理规范
1. 目的
为规范和加强XXXX公司(以下简称公司)光盘档案管理，确保光盘档案的齐全、完
整与安全，特制定本规范。
2. 范围
本规范明确了光盘档案的管理职责，规定了光盘档案的收集、整理、归档等业务工作的管理要求。
本规范适用于公司及子公司光盘档案的管理。
3. 依据
本规范依据下列标准、规范制定(其最新版本亦适用于本规范)：
《〈CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求〉第一部分：电子文件归档与档案管理》
(GB/T17678.1-1999)
《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-28)
《企业档案工作规范》(DA/T42-29)
《XXXX公司(集团)档案管理规定》
4. 定义
光盘档案是指以光盘为载体记录文字、图表、图像、音频、视频等电子文件及其元数据信息的、具有保存价值的历史记录。
5. 管理职责
公司办公厅为公司光盘档案管理部门，负责集中统一管理公司光盘档案；子公司综合部为子公司光盘档案管理部门，负责集中统一管理本单位光盘档案。
公司办公厅负责对公司光盘档案的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查，负责光盘档案的接收、整理、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，并对子公司的光盘档案管理工作进行监督和检查，确保光盘档案的完整、有序。
子公司综合部负责对本单位光盘档案的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查，并负责本单位光盘档案的接收、整理、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，保证光盘档案的完整、有序。
公司各部门及子公司各内设机构应指定兼职档案员负责光盘档案的形成、积累、整理、归档等工作，保证光盘档案的完整、准确和系统。
6. 归档范围和保管期限
光盘档案的归档范围与各类档案的归档范围相同。
根据光盘存储内容的保管期限确定光盘档案的保管期限为永久和定期，定期分为30年10年。
7. 归档要求
7.1归档时间：应在光盘形成的第二年4月底前归档。
7.2CAD光盘存储格式应符合GB/T17825.2的规定。
光盘存储内容应符合完整性、准确性和系统性的要求，并且能够在现有的环境平台上准确读出。
不同门类的档案内容不应刻录在同一张光盘上。
光盘应安全、无破损。归档前应检查载体有无病毒、有无划痕。
光盘的信息著录应真实、准确、完整揭示光盘档案的内容和形式特征。
光盘中电子文件如果存在实体文件，应保持电子和实体文件的一致性。
光盘一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
8. 归档程序
光盘档案归档程序包括光盘的收集、审核、移交接收、整理、入库等环节。归档流程图见附1。
8.1收集
光盘形成部门兼职档案员将本部门应归档的光盘进行收集，并将光盘信息著录到档案信息系统中，确保光盘档案的齐全、完整和安全。
审核光盘形成部门负责对本部门收集的光盘质量进行审核并由部门负责人签字确认。
移交接收光盘形成部门兼职档案员编制移交目录（式样见附2），并将审核通过的光盘一并移交到档案管理部门。
档案管理人员应按照归档要求检查光盘质量，并依据移交目录对光盘进行清点、验收。不符合要求的退回整改，全部符合要求后，在档案交接文据（式样见附3）上签字确认并接收。
移交目录一式两份，移交部门和档案室各存一份。
整理档案管理人员按照整理要求对归档光盘进行排列、编号、编目等工作。
入库档案管理人员将符合入库要求的光盘档案安排存放位置，登记入库并记录存址。
9. 整理
整理工作包括排列、编号、编目等工作。
光盘的排列光盘以张为保管单位按归档时间顺序排列。
编号编号是指依据《XXXX公司档案分类方案》编制光盘号的过程。光盘号由单位代码、年度、张号组成，一张光盘编写一个光盘号。
组成形式：单位代码-年度-张号，如-2012-GP1。
（1）单位代码：应填写档案形成单位的代码。
（2）年度：应填写档案的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2012。
（3）张号：应填写光盘的排列顺序号，从“GP1”开始标
注。
9.3编目
单张光盘封面编制单张光盘封面内容包括题名、光盘号、光盘类型、互见号等。
（1）题名：根据实际情况填写光盘档案记录的主要内容。（2）光盘号：填写方法见9.2。
（3）光盘类型：如，CD-R、CD-RW、DVD 等。
（4）互见号：应填写反映同一内容的不同载体档案的档号，并注明载体类型。
光盘档案归档目录编制光盘档案归档目录（式样见附6）内容包括序号、光盘号、题名、制作时间、责任者、备注等。
（1）序号：应填写登录光盘档案的流水顺序号。
（2）光盘号：填写方法见9.2。
（3）题名：填写方法同。
（4）制作时间：应填写光盘档案的形成日期。
（5）责任者：应填写光盘的形成部门或单位名称。
（6）备注：应填写光盘需要补充说明的信息。
10. 信息著录
光盘档案信息著录项包括单位代码、光盘号、序号、题名、光盘说明、责任者、保管期限、光盘类型、年度、制作时间、制作人、审核人、归档时间、互见号、库位号、移交部门、备注等，
填写方法如下：
（1）光盘说明：对光盘内存储文件的主要内容等。
（2）制作时间：制作光盘的日期，如2012-01-01。
（3）制作人：制作光盘人员的姓名。
（4）审核人：负责检查光盘质量人员的姓名。
（5）互见号：应填写与本张光盘有密切联系的其他载体档
案的档号。
11. 光盘的使用和维护
11.1光盘的使用
应使用档案级光盘刻录机和光盘驱动器（或播放机）播放光盘，不宜使用刻录机读取光盘数据。
手拿光盘时用两个手指捏住光盘的中心、孔和外缘，保持光盘自然平直状态，防止光
盘弯曲。
使用后立即把光盘放回原装具中。
11.2光盘的维护
擦拭光盘去除光盘上灰尘、异物、污斑、指纹和液体，应使用干净的棉布从光盘的中心、沿半径方向朝光盘的外缘擦拭，禁止沿光盘的圆周方向擦拭光盘。
使用清水清洁光盘，对难以清洁的污渍，可使用稀释的异丙醇，用无绒布或擦镜纸擦洗和拭干。
定期对光盘进行可识别性检测和转存。每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
12. 档案的保管、鉴定、统计和利用
档案的保管、鉴定、统计和利用工作管理要求见《XXXX公司档案管理工作规范》。
附：1.归档流程图
2. 光盘档案移交目录式样
3. 光盘档案交接文据式样
4. 单张光盘封面式样
5. 光盘档案归档目录式样
附1:归档流程图
流程 文件形成部门兼职档案员文件形成部门负责人档案管理员

收集与整理审核
移交接收

附2：光盘档案移交目录式样
光盘档案移交目录

附3:光盘档案交接文据式样
光盘档案交接文据
数量（张）
备注

移交部门（盖章）：
接收部门（盖章）：
负责人：
负责人：
移交人：
接收人：
移交时间：

附4：单张光盘封面式样

附5:光盘档案归档目录式样
光盘档案归档目录