非招标采购项目的流程与说明.docx

一、项目受理（备案）程序
项目受理、分类、登记
1. 综合处建立采购项目档案、编号;
2. 填写采购任务批办单；
3. 按项目类型提出拟办意见。
项目流程审批
1. 分管主任审阅拟办意见，提出具体要求后，传阅中心其他领导；
2. 符合实行网上询价采购的项目，由服务采购处按网上询价程序办理。其他采购项目由业务一处按照以下程序办理。
工作计划审定
1. 业务一处负责向采购人发出采购清单和委托协议书；
2. 业务一处根据采购清单和采购人提出的技术要求编制采购工作计划，经分管主任审核后，交综合处备案.同时，印发采购人；
3. 分管主任负责与采购人签订项目委托协议书；
4. 如需变更采购方式，由分管主任审签。1万元以上项目变更方式，须经主任办公会研究决定.
、供应商资格预审公告发布程序
资格预审公告编制
业务一处承办人员按照项目要求、工作计划和标准格式编写供应商资格预审公告（单一来源项目除外）。
公告审批流程
业务一处处长负责审核公告内容，经采购人同意，分管主任审签，转综合处备案。
资格预审公告发布
综合处负责发送财政厅政府采购管理处在指定媒体发布，同时在中心网站发布。
、参与投标供应商确定程序
资格证明文件收取
业务一处负责在供应商资格预审公告期结束后两个工作日内，接收预投标供应商提交的资格证明文件，填写《供应商资格预审登记表》。
资格证明文件审核
在分管处长参与下，业务一处组织采购人代表对预投标供应商提交的资格证明文件进行审核，并在《供应商资格预审登记表》上填写审核结果。
参与投标供应商的确定
1. 如符合项目资格条件的供应商超过5家（分包项目按每包5家计算，下同）以上，应填写《确定投标供应商申请单》，随同《供应商资格预审登记表》报综合处；
2. 由综合处组织采购人代表,在财政厅政府采购处监督下，从符合项目资格条件的供应商中，采取随机方式确定不少于3家的供应商，并在《确定投标供应商申请单》中记录，返回采购业务一处；
3. 如符合项目资格条件的供应商在5家之内（含5家），可以全部购买采购文件。
四、采购文件编制程序
采购文件编制
1. 业务一处承办人员按项目要求和范本格式编制谈判文件或询价文件或单一来源采购文件（以下统称采购文件）；
2. 承办人员填写采购文件送审表，连同采购文件（送审稿）一并送分管处长审核。
采购文件修改、确认和签发
1. 业务一处处长负责组织全处人员就采购文件的关键内容进行集中讨论和审定；
2. 必要时，邀请有关专家对谈判文件或询价文件进行修改，并通知业务二处派员参加；
3. 经处长审核后，送采购单位确认；
4. 分管主任审签后方可付印，同时将定稿后的电子版发送业务二处。
采购文件印制
业务一处负责按所需份数印制。
五、采购文件发售与答疑程序
采购文件发售
业务一处按照《供应商资格预审登记表》中确定的具备购买采购文件资格的供应商发售采购文件，并做好备案登记工作.
答疑与现场踏勘
1. 业务一处负责接收投标人对采购文件的书面质疑;
2. 填写质疑记录并与采购人商定书面答复意见；
3. 与采购人联合组织投标供应商答疑会或现场踏勘;
4. 答疑会或现场踏勘要通知业务二处派人参加。
五、业务交接程序
业务一处提供文件目录
1. 项目批办单
2. 项目委托协议书
3. 经采购人确认的采购清单
4. 采购工作计划
5. 供应商资格预审公告
6. 供应商资格预审登记表
7. 确定投标供应商申请单
8. 购买采购文件供应商登记表
9. 质疑记录、答复意见
10. 采购文件（包括电子版）
11. 样品及编号清单（需盲评时）
交接时间与程序
1. 业务一处将上述文件汇集成卷，按规定格式编制目录，填写交接登记表经分管主任审阅后交业务二处；
2. 交接时间为采购文件规定的澄清时间结束后的下一个工作日内；
3. 业务二处接到上述文件后送分管主任审签后落实承办人；
4. 对单一来源采购项目无须交接，由业务一处继续办理。
1、主要文件有缺失，业务二处可以拒绝接收；
2、未按期提供的，追究相关人员责任。
职责要求
1. 主要文件有缺失，业务二处可以拒绝接收;
2. 未按期提供的，追究相关人员责任。
六、开评标程序
（一）竞争性谈判程序
谈判小组的组成及准备工作
1. 业务二处负责于谈判前一天组织召开标前预备会根据采购文件要求和竞争性谈判原则，与采购人协商，提出谈判小组成员构成；
2. 填报专家需求表和采购备案书，连同采购文件一并交综合处。送达时间，最迟于谈判前一天
3. 综合处于开标当天将采购备案书交财政厅政府采购管理处，并与采购人代表共同从政府采购专家库中抽取专家；
4. 商综合处，落实收缴保证金及后勤保障等事宜；
5. 明确参加谈判的工作人员及责任；
6. 按照参与投标企业的数量，印制竞标企业报价对比表。
谈判环节
1. 收缴投标保证金和谈判文件;
2. 对谈判文件进行密封性检查;
3. 首轮报价唱标；
4. 勘误程序；
5. 公布谈判和质疑地点及有关要求等。
谈判资料
1. 采购文件（包括电子版）
2. 供应商资格预审登记表
3. 竞标企业报价对比表；
4. 所有竞标供应商的竞标文件（样品）;
5. 评标纪律和专家承诺书。
谈判环节
1. 对竞标文件进行符合性和实质性响应审查；
2. 阅读竞标文件和供应商资格预审情况；
3. 谈判小组按随机顺序与竞标供应商就采购内容的技术、质量和方案等问题进行洽谈和澄清；
4. 按照谈判后明确的采购标准，要求参加竞标的供应商在规定时间内进行二轮或三轮报价；
5. 根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定预成交供应商的排序；
6. 特殊项目，如:适用公开招标而改为竞争性谈判的项目，可采取综合评价法或性价比法确定预成交供应商。
评审报告起草与审定
1. 根据谈判小组评审意见和评审记录，工作人员负责按照标准格式起草评审报告；
2. 谈判小组通过评审报告并签字。
（二）询价采购程序（网上询价采购除外）
询价小组的组成及准备工作
1. 业务二处负责于询价前一天组织召开标前预备会，根据采购文件要求和该询价项目的特点，与采购人协商，提出询价小组成员构成；
2. 填报专家需求表和采购备案书,最迟于开标前一天连同采购文件一并交综合处。
3. 综合处于开标当天将采购备案书交财政厅政府采购管理处，并与采购人代表共同从政府采购专家库中抽取专家；
4. 商综合处，落实收缴保证金及后勤保障等事宜；
5. 明确参加询价的工作人员及责任。
询价环节
1. 1、收缴投标保证金和报价文件，作密封性检查；
2. 询价小组集体开标，对报价文件进行符合性和实质性响应审查；
3. 进行价格比较，必要时，向供应商进行咨询和澄清；
4. 按照最低评标价法对参与报价的供应商进行排序，向采购人推荐候选供应商。
询价报告起草与审定
1. 根据询价小组评审意见和评审记录，工作人员负责按照标准格式起草评审报告；
2. 询价小组通过评审报告并签字。
（三）单一来源采购
采购小组的组成及准备工作
1. 根据采购文件要求和采购项目的特点，由业务一处负责与采购人协商，提出采购小组成员构成；
2. 综合处于开标当天，根据实际需要通知有关专家到场；
3. 业务一处商综合处明确参加的工作人员及责任。
采购环节
1. 采购小组对投标文件进行符合性和实质性响应审查；
2. 与供应商进行商务谈判，确定采购价格和技术、售后服务条件等;
3. 工作人员对谈判内容作好记录。
采购结果确认
1. 采购小组全体成员在谈判记录上签字；
2. 业务一处负责将采购结果送采购人确认后，发中标通知书，起草、送审采购合同.
七、采购结果确认程序（适用于竞争性谈判和询价采购项目）
采购结果确认
1. 采购工作结束后三日内，业务二处负责向采购人提交评审报告（复印件）和采购结果确认书；
2. 采购人在收到评审报告后三个工作日内按照评审小组推荐的成交候选供应商顺序（询价采购项目不需排序）确定成交供应商；
3. 如采购人不按顺序选定成交供应商，必须以书面形式提出理由，由分管主任审定，必要时提交主任办公会研究，提出处理意见。
成交结果公示与成交通知书
在采购人确定成交供应商的一个工作日内，业务二处负责：
1. 以电话或其他方式通知所有参与采购活动的供应商，并将成交、未成交企业名单送财务人员，财务人员根据上述名单及经业务承办人签字的交款收据办理投标保证金退还手续
2. 向成交供应商发成交通知书；
3. 按标准格式起草成交结果公告，经分管主任审签后，由综合处负责发送到财政厅政府采购管理处在指定媒体公示，同时在中心网站公示；
4. 如无质疑，执行采购合同签订程序；
5. 如有质疑，按照质疑答复程序办理。
八、采购合同签订程序
合同编写与审核
1. 业务二处负责按规定格式起草采购合同，经处长审核后，填写合同审查表，连同与本项目有关的所有文件（以卷宗形式）送综合处；
2. 综合处审查并在合同审查表上签署意见；
3. 业务二处负责按要求份数复制采购合同，交成交供应商代表办理签订手续；
4. 中心分管领导查阅合同审查表，代表中心在采购合同上签字。
验收
1. 验收主要由采购人负责；
2. 经采购人验收后，业务二处处长在验收单上签字确认，综合处指定专人在验收单盖章时负责收回，归档.
九、采购文件归档程序
全过程文件移交
1. 完成采购合同签订程序后，业务二处填写归档文件、资料目录表，移交采购过程发生的所有文件和记录；
2. 综合处负责接收归档资料，办理签收程序。
造册、刻盘
1. 综合处负责将开评标现场监控录像刻录光盘一并归档；
2. 综合处指定专人按归档文件要求，对所有采购文件编号、登记、造册。
文件归档
1. 整理装订造册所有文件;
2. 编号、分类；
3. 入库登记。
十、后期服务程序
管理部门备案
1. 采购项目合同签订后一周内，综合处负责向财政厅政府采购管理处进行项目备案；
2. 提供备案材料：评标报告、采购合同、质疑与答复记录、采购方式变更记录.
征询改进意见
1. 采购项目完成后，综合处负责向采购人和中标供应商发出和收回《采购项目意见征询表》；
2. 定期对《采购项目意见征询表》的内容进行统计和分析，并提出相应的整改意见。