文件编写指导标准.docx

文件编写指导标准
1总则
1.1本文件规定了青龙物业各单位/部门质量体系文件与文书文件的编号及管理控制。
1.2本文件适用于青龙物业各单位/部门。
2定义
2.1质量体系文件指质量手册、程序文件、运作手册、管理文件/专业手册、质量表格等与质量体系有关的文件。
2.2文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、宣传栏文件、一次性的通知等其他与质量体系无直接关联的文件。
3职责3.1品质管理中心负责质量体系文件的编号、管理和控制。
3.2各责任单位/部门负责对本业务范围内文书文件按照本规定使用和执行。
4工作要求
4.1公司部门代号
文件责任单位名称
编码标识
文件责任单位名
称
编码标识
总办
ZB
市国税
SGS
品牌策划部
PP
市南地税
SNDS
品质管理中心
PZ
鲁瑞苑
LRY
行政管理部
XZ
品山
PS
人力资源部
HR
中信保
ZXB
财务部
CW
市北区政府
SBQW
备注：如因项目调整导致编号增减，由行政管理部负责增发新编号
4.2文件编号规则
质量体系文件编号管理
质量手册编号（TTWY-QM ）
TTWY- QM
质量手册代号
企业代号（青龙物业）
4.2.1.2 程序文件编号（TTWY-QP- ）
TTWY QP
顺序号（01-99 ）
程序文件代号
企业代号（青龙物业）
运作手册编号（TTWY-QB）
TTWY QB
单位/部门编号（详见4.1）
运作手册代号
企业代号（青龙物业）
管理文件/专业手册编号（TTWY-QC- ）
TT[Y牛
顺序号（01-99 ）
单位/部门编号（详见4.1）
管理制度及规定代号
企业代号（青龙物业）
质量表格编号（B ）
（TTWY ）B 旦旦
表格顺序号
质量表格代码
体系文件编号
以上编号标准适用于物业公司各单位、部门，如纳入青龙地产管理标准（包含公司制度、技术标准、工作标准）按照青龙地产标准化管理的有关规定执行。
文书文件编号
4.2.2.1 一般文书类别简称表
行文类别
简称
行文类别
简称
管理通报
管
宣传栏
宣
督导简报
督
物料申购
购
品格嘉奖
嘉
物业资讯
资
计划、规划
计
方案、总结、报告
综
会议纪要
纪
通知、请示、函
通
备注：如有文件类别未在此范围内，可纳入综合类
红头文件编号（青龙物发[] 号）

青龙物发[] 号
顺序号
年份代号（如：2012）企业代号
4.2.2.3 一般文书编号（TTWY ）如：TTWY-TTC-宣-20121,此编号表示青龙城2012年第一份宣传栏文件。

4. 3文件的编写及管理控制
4.3.1质量体系文件的编写及发布要求
4.3.1.1页面及文字编排：
页面设置：A4纸：上下边距2.5cm，左边距3cm，右边距2cm。
页眉页脚设置：页眉1.5cm，左上角为青龙物业VI标识
（标识尺寸大小：高度*宽度=0.76cm*4.13cm ）；右上角为文件编号；页脚
1.75cm，居中显示“第X页共X页”
文字：一律采用宋体，标题采用四号黑体加粗字居中，章标题采用五号黑体加粗字，其他文字采用五号字；章标题和每节开头均退后两字距离；行距为1.5倍；段前、段后间距为0.5行。
4.3.1.2质量体系文件分为“受控文件”和“非受控文件”两种，公司使用的文件均为受控文件，在封面加盖红色“受控”印章予以标识（归档存底文件除外），并注明发文号。非受控文件一般是为某种需要提供给业主或其他授权发放的单位，须对文件进行发放登记。
4.3.1.3质量体系文件的编写
A. 质量手册、程序文件由品质管理中心组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
B. 质量手册、程序文件的解释权，由总经理授权品质管理中心进行解释。
C. 各责任部门负责各业务范围内管理制度及规定的编写，品质管理中心进行统一编号，管理者代表审核，总经理批准。
D. 运作手册的编写由品质管理中心组织并提供管理模式，相关单位负责初稿的拟定，品质管理中心进行审核后报管理者代表审核，总经理批准。
4.3.1.4质量体系文件使用与管理
A. 质量体系文件由品质管理中心根据各单位/部门的岗位工作需要，确定发布范围及数量并统一编号，文件的发放应确保文件使用的各种场所都能获得适用文件的有效版本。品质管理中心负责公司质量体系文件的归档保管，编辑受控文件清单，以识别文件的修订状态。
B. 质量体系文件由品质管理中心按发放明细进行登记发放，文件持有人必须在《发文登记表》上签名，《发文登记表》由品质管理中心保存备案，对文件的有效性进行控制。各单位/部门收到质量文件后，文件管理人员应在《收文登记表》上进行登记并分类、有序存放，保持文件的清晰，易于识别，便于检索。文件管理人员应对所保管的质量体系文件进行日常检查，发现问题及时处理。
C. 质量体系文件持有人应妥善保管文件，不得任意涂改、复制、外借或丢失。质量体系文件破损、丢失时，文件持有人到品质管理中心登记领取新文件，
并登记备案。持有人调离工作岗位时应把质量体系文件交还品质管理中心；人力
资源部在人员调动时应对此项工作加以复核，确保文件有序安全管理。
D. 如因工作需要临时借阅质量体系文件和资料时应填写《文件借阅申请单》，经管理者代表批准后方可借阅。
4.3.2文书文件的编写规范
4.3.2.1页面及文字编排参照4.3.1.1标准，具体要求如下：
页面设置：A4纸：上下边距2.5cm，左边距3cm，右边距2cm。
页眉页脚设置：页眉1.5cm，页脚1.75cm ；左上角为青龙物业VI标识（标识尺寸大小：高度*宽度=0.76cm*4.13cm ）；右上角为青龙企业年号或摘取部分年号，例如2012年在文件右上角体现“以客户为中心，我们在路上”。
但对于品牌宣传类、宣传栏文件可根据美观、版面等要求，相关部门可根据宣传效果、目的等特殊要求另行设置标准。
4.3.2.2红头文编写规范（见附件一）
4.3.2.3管理通报编写规范（见附件二）
4.3.2.4会议纪要（见附件三）
4.3.2.5 一般性通知标准（见附件四）
4.3.2.6方案/请示/报告编写规范（见附件五）
4.3.2.7企业内部宣传栏通知/公示/通告编写及张贴规范（见附件六）
4.3.2.8社区宣传栏通知编写规范（见附件七）
4.3.2.9社区宣传栏重要通知编写规范（见附件八）
4.3.2.10品格嘉奖编写规范（见附件九）
4.3.2.11文书文件在编辑中必须按照以上标准编写；提报审批须附内部拟稿单提请报批。各责任部门要严格本规定执行，做好文件的编制、管理、存档工作。
4.4考核处罚
4.4.1未按公司规定或品质管理中心要求编写质量体系文件的情况，对编写者、审核者及审批者皆按1元/次考核。
4.4.2未按公司规定编写文书文件或规范使用本规定编号的情况，对编写者、审核者及审批者皆按20元/处考核。
4.4.3为体现和培养公司职员专业素养，杜绝文件编写中不严谨、不专业的陋习，对于在文件编写出现错字、别字或出现底线错误的情况，给予文件编写者、审核者20元/处的考核。
4.4.4未按公司程序要求办理相关流程或随意破坏文件的情况，属中度违纪并给予1元一 3元处罚。
4.4.5未按公司要求遵守保密制度的情况，属严重违纪，给予3元以上罚款，严重者公司有权予以辞退处理。
11 相关文件
《标准化管理规定》、《质量管理文件修订、更改、作废管理规定》
12相关记录
序号
名称
保存部门
保存期限
1
《青龙物业内部拟稿单》
各部门
二年
13流程图或重点事项图表

无
14附加说明
本文件主要修订起草人：行政管理部、品质管理中心。
本文件由行政管理部、品质管理中心、负责解释。
附件一：红头文件编写规范
青龙物业服务有限公司

特此通知。
青龙物业服务有限公司
主题词：xx xx
抄送:
xx xx

附件二：管理通报编写规范

管理通报

特此通知。
青龙物业服务有限公司

XX
XX年XX 月 xxR

附件三：会议纪要
黑体，四号，加粗，居中
XXXXXX会议纪要
（编号：XX ）宋体、小四号、居中
时间：XXXX年XX月xxR
地 点: xxxx
主持人：
XXX

与会人员：XXX XXX XXX XXX XXX XXX
主 题：XXXXXXXXXXXXXX

宋体、小四号、加粗、居中
附件四：一般性通知编写规范
一般性通知标题
特此通知。
青龙物业服务有限公司
XX部门/单位
xxxx 年XX 月 xxR

附件五：方案/报告/请示编写规范
报告对象:
文书
请批复/指示。
青龙物业服务有限公司
XX部门/单位
xxxx 年XX 月 xxR