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L公司会议室管理规定

L公司会议室管理规定之相关制度和职责，公司会议室管理规定1.目的为了强化会议室的管理,做到合理使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提升会议室的利用率,特制定本规定。2.范围本规定适用于集团各...
公司会议室管理规定
1.目的
为了强化会议室的管理,做到合理使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提升会议室的利用率,特制定本规定。
2.范围
本规定适用于集团各公司会议室管理。
3.职责
3.1人力资源及行政部负责公司会议室的安排和管理,保证室内整洁卫生,设施完好。
3.2人力资源及行政部负责会议室的钥匙,会议室设施、卫生等管理。
4.内容
4.1会议室仅限于本公司用于举行会议,接待访客、商务研讨,招聘等工作,各部门安排的各种会议、工作需提前登记,由行政部负责安排时间,避免发生时间冲突。未经同意不得擅自使用,如特别状况需借他人使用,需通过申请经行政部同意方可。
4.2各部门因公使用会议室,原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备行政部,会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由行政部协调安排后,方可在公司前台处领取钥匙,并使用会议室。
4.3各部门在使用会议室时,不得在会议室吸烟、大声喧哗,以免影响到其他同事正常办公。
4.4各部门在使用会议室的过程中,必须爱护公物,坚持会议室的整洁,用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理,各部门使用人员应爱护会议室的公共设备,假设发现使用部门操作不当及人为造成损坏的,须追究当事的相应责任。
4.5会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。假设确因需要借用,必须征得行政部同意后方可动用,事后归还原处。
4.6凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排,行政部协助提供会议用品(包括茶叶、水果、面巾纸等),不得在会议室内随意乱贴乱画。
4.7会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责,行政部协助指导使用。假设主办会议部门要求悬挂会标,专题会议后应将会标马上撤销;假设有其他特别性要求,需提前申报,经行政部同意后,方可进行。
4.8行政部按每周会议安排表提前准备好会议室,及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排,安排清洁人员做好会议室整洁工作,保证桌椅排放整齐,地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯,饮用水,会后及时清扫清理。
4.9会议结束后,使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理,并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处,并由行政部人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。
4.10行政部要天天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作,保证各类会议、接待活动的正常进行。