行政部物资采购、保管、发放管理规定-行政物资购置制度.docx

固定资产、低值易耗品、办公用品等材料物资
采购、保管及发放管理规定

第一条 为了提供优质高效的服务支持并加强管理，控制费用支出，特制订本条例。
第二条 采购直接归属总经理，采购最高审批权由总经理履行。
第三条 易耗品仓管直接归属总经理，由总经理授权行政部负责人监督和履行相关程序及领用审批权限。
采购
（一）内部管理
1、采购范围
计算机及相关设备等固定资产、低值易耗品、办公用品等材料物资由采购计划统一购置。
固定资产：是指使用期限超过1年，且单位价值2000元及以上的生产经营用设备物品；或虽不属于生产经营物品的，但单位价值在2000元以上，且使用期限超过2年的。例如：计算机及相关设备、办公家具等。领用此类一律要登记《个人资产卡》，入离职须交接。
低值易耗品：是指单件价值在2000元以下，或价值虽低，但能在较长时间内保持实物形态，并非一次性消耗的，例如：生产部门所涉及到的维修用的机器配件、工具、量具、材料、劳保用品等。
办公用品：纸张耗材、辅助办公小用具、文具等。
2、购买
（1）各部门在每月最后5个工作日内，按本部门下月需求填写《材料物资月计划申购表》，办公室在收到申请表之日起2个工作日内对部门申购计划汇总初审，并报总经理审批后，进行购买。
（2）物资购买后要及时入库（易耗品仓库），并填写《材料物资入库单》。对于市场缺货、价格波动较大、不易购买而未能采购到的物品，采购员要做出说明，并及时在适当时机购买。
3、购置管理
（1）定期报表管理：易耗品仓库仓管每月填写《材料物资出库汇总表》，统计出月度材料物资总耗费数。
（2）供应商信息：采购定期更新供应商档案信息，便于掌握同类商品市场信息。
（二）外部管理：供应商管理
1、建立合格供应商名录库：所有考察合格的供应商，经主管领导批准后纳入《合格供应商名录库》进行管理。
2、考察供应商的资质，建立供应商的档案。应包括以下内容：
（1）供应商的基本情况表
（2）定期报价资料。
（3）定期考察记录。
（4）合作、服务记录。
3、供应商定期报价制度：各供应商需定期报价，以确保掌握最新的产品价格信息。
4、定期考察供应商：定期考察供应商的资质、质量和服务，优胜劣汰，即定期更新供应商名录。
5、询价 ：一般情况下，每次执行采购，参与报价的供应商不得少于3个。
保管及发放

（一）、保管
（1）仓管负责对材料物资的验收、入库、保管、与发放。
（2）、仓管对材料物资严格执行验收入库制度程序，首先审查是否属于计划购置范围内的物品，不属于范围内的应附有“新增材料物资计划申请审批表”；对凭感观不能检验的物品需由专业人员或使用部门检验验收签字确认后，准予办理入库；保管员以及验收检验人员对入库后的材料物资的质量负责。
（3）、符合要求的材料物资，保管员要及时办理验收入库手续，并根据要求填写“材料物资入库单”一式二联，一联自存，据此登记在库材料物资明细账，一联由采购员随发票到财务报账。验收时可以由保管员，或者使用人及专业人员共同验收。
（二） 材料物资的出库流程：
（1）、材料物资的出库，领用材料物资必须遵循公司制定的配备标准以及使用期限标准等，并且执行以旧换新制度；对有专门指定使用部门的材料物资，由使用部门负责人按本规定办理出库手续，并负责废品回收管理等相关工作。
（2）、由领用人填写“材料物资领用单”，一式二联，经相关领导签字批准后，仓管签字后留存单据，并根据“领用单”按物资的类别品名登记减少材料物资出库明细。一份由月底随“材料物资出库汇总表”交财务。
（3）、材料物资在库账目要写明材料物资的类别、品名、存放位置等。
（4）、材料物资的领用分为两种情况进行处理，一种为新增领用，第二种为“以旧换新”领用。由仓管根据配备标准，使用年限标准等规定，来判断和确认各部门新增材料物资的情况。属于新增的，只须持“材料物资领用单”经相关领导签字批准后直接到仓库领取；属于“以旧换新”领取的，既要持“材料物资领用单”，也要持旧材料物资以及旧材料物资的“报废单”，同时到仓库办理领取材料物资的手续。
（5）、仓管员根据“以旧换新”制度收回的废旧材料物资，仓管员要建立旧材料物资登记汇总，如果本企业其它地方可以再次利用的，不用再办理入库或领用的正式手续，但必须填写领用单，并加注明为“再利用”，并由保管员建立备查簿。对确实没有使用价值或继续放置的必要，由仓管员提出申请，经行政部确认后，可以按废旧物资销售或报废处理。
（6）、物品发放及使用。应本着节约和爱护的原则，杜绝浪费，对消耗量的大的物品要严格控制，对一般消耗品要爱护使用。
（7）、月底最后3个工作日内做好月报表工作。材料物资一律暂停发放。
（8）、仓管员每月最后2个工作日内向财务和行政部报送“材料物资汇总表”。
（9）、仓管员必须贯彻执行管理规定，对不坚持原则，工作马虎给企业造成损失的，不但按其原值赔偿，并按公司制度处理，严重的调离岗位。
（三）材料物资报废环节：
对在用材料物资发生报废或者不能继续使用的，部门使用人或负责人应主动提出报废申请，并将报废材料物资交仓管员，仓管须做报废确认。
确认后填制“材料物资报废单”一式二联，经行政部负责人签字批准、确认后，安排统一报废。“材料物资报废单”一份财务部作材料物资报废的账务处理，另一份为仓管员备查作为领用新的材料物资的依据。
（四）材料物资月库存盘点。
盘点成员：财务部、行政部、仓管员。
盘点时间：月底前三个工作日内。
使用过程的管理
（1） 各部门要安排专人专管材料物资的领用，做好领用登记，月底统计，并做分析表，并交行政部一份。
（2） 各部门负责人要确保账账相符。每月须统计出本部门耗用的数量，以及余存的数量。
（3） 负责人要做好旧材料物资的收集及保管。
（4） 坚持“以旧换新”原则。节约使用，杜绝浪费。
第四条 本条例由行政部负责解释和组织修订。
第五条 本条例自发文之日起执行。

重庆XX实业有限公司

附件1：材料物资申购流程图
材料物资申购流程图

节点
财务部
申请部门
行政部
总经理
A
B
C
D

财务部

填写《材料物资月计划申购表》
领用
开始

部门负责人

开预支单交财务预支费用

采购
入库单、发票
仓管员
验收入库
采购
购置
行政部
汇总、初审
YES
NO

②

总经理
审核

①

附件2：材料物资领用流程图
材料物资领用流程图

节点
财务部
申请部门
行政部
A
B
C

财务部

填写《材料物资审领单》
开始

部门负责人初审
（生产部门由生产经理初审）

领用
月底做汇总表
NO

行政部
审核

仓管员按发放标准
发放、登记

附表1《材料物资入库单》
材料物资入库单
供应商： 年 月 日
序号
品名
型号及规格
单位
数 量
单价
金额
备注

采购员：
验收：

仓管：
注：本单一式三联,自存一份，一份随业务报销，月底随《材料物资入库汇总表》交财务一份。

附表2： 材料物资领用单
领用部门： 年 月 日
序号
品名
型号/规格
单位
数量
用 途
是否以旧换新
备注

领用人：
初审：

审核：

仓管签发：
注
本单一式三联,领用部门一份、仓管据此单办理出库登记、自存一份，月底交财务一份。

附表3 新增材料物资申购单　
申购部门： 年 月 日
序号
品名
型号/规格
单位
数量
预计单价
预计金额
用途说明

申请人：
初审：

审核：

核准：

备注：本单一式三联,申请部门一份、采购据此单购置、自存一份，入库一份。

附表4 材料物资报废单
申请部门： 年 月 日
序号
报废材料物资名称
型号/规格
单位
数量
使用年限
报废原因
备注

申请人：
初审：

审核：

核准：

备注：本单一式三联,申请部门一份、仓库收两份，交财务一份。

供应商基本情况表
（此表采购存档用）
年 月 日 编号
供应商名称

法人

主营业务

地址

营业执照

注册资金

授权代理文件

资信证明文件

税号

开户行

售后服务承诺

是否可以纳入供应商名录库的批示意见
批准签字；

取消
批准签字：

定期考察记录：

10 / 10