[管理制度]公司综合部行政管理制度.doc

[管理制度]公司综合部行政管理制度
〔管理制度)公司综合部行政管理制
度
行政管理制度〔讨论稿〕
二O壹O年七月
目录
前言………………………………………………………第壹章办公室礼仪………………………………………第二章办公环境…………………………………………第三章人事管理…………………………………………第四章考勤制度…………………………………………第五章公文管理制度……………………………………第六章档案管理制度……………………………………第七章费用管理制度……………………………………第八章用品管理制度……………………………………第九章接待管理制度……………………………………第十章钥匙管理制度……………………………………第十壹章办公设备管理……………………………………第十二章车辆管理制度……………………………………第十三章司机管理办法……………………………………第十四章工作交接制度……………………………………第十五章会议管理…………………………………………第十六章卫生间使用管理制度……………………………第十七章员工宿舍管理制度………………………………第十八章行政监察管理制度………………………………
前言
壹、管理原则：
行政管理是任何组织管理系统的基础系统，其工作的基础性表现为其高度的确保性、细密性、关联性、稳定性和持久性，其组织构建、组织机制、组织运行、组织功能的效率和质量标志着组织管理系统的有效性和科学性。
为切实确保公司运营必需要，必需强化和规范公司内部行政管理工作，建立规范的企业管理模式和制度。为此，我们于结合工作现状的基础上，以行政管理工作的基本职能为主线，编制了这册《行政管理制度》，目的于于明确公司行政管理程序，使之切合企业管理规范且操作可行，以确保公司运营工作的必需要。
本制度自正式公布之日起试行。凡公司原有其它关联规定和本制度相抵触处，均按本制度规定办理；于本制度具体执行中如有未明确事项，将陆续于今后工作中不断进行补充和完善，但于补充和完善之前，各公司、部门及各级员工务必自觉按公司工作惯例执行。
二、适用范围
1、本制度所称员工，系指本公司聘用所有从业人员。
2、本制度适用于和源房地产开发XX公司、河北环宇电力通信XX公司和廊坊欧仕亚电梯XX公司所有员工。
三、制定部门
本制度由综合管理部修订。
四、解释权
本制度解释权归属综合管理部。
第壹章办公室礼仪
壹、仪态礼仪
(一)仪表端庄、整洁。具体要求是：
1、头发：头发要常常清洗，坚持清洁，男性头发不宜太长。
2、指甲：指甲不能太长，应常修剪。女性涂指甲油要用淡色。
3、胡子：胡子不能太长，应常修剪。
4、口腔：坚持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。
5、女性职员化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。
〔二〕工作场所的服装应清洁、方便，不追求修饰。具体要求是：
1、衬衫：无论是什么颜色，衬衫的领子和袖口不得污秽。
2、鞋子：应坚持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。
〔三〕于公司应坚持优雅的姿势、动作。具体要求是：
1、站姿：俩脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，俩臂自然，不耸肩。会见客户或出席仪式站态度合，或于长辈、上级面前，不得把手交叉抱于胸前。
2、坐姿：坐姿端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放于应放的地方，然后再坐。
二、行为礼仪
〔一〕进入工作场所严禁听随身听，戴耳机。
〔二〕路遇同事、上司、下属时应问好或点头行礼表示致意。〔三〕握手时用一般站姿，且目视对方眼睛。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜和人握手，只要主动向对方说明
不握手的原因；女士应该主动和对方握手；不要戴手套握
手；不要于嚼着口香糖的状况下和别人握手。
〔四〕进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。
〔五〕递交物件，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接；至
于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。
〔六〕走通道、走廊时要放轻脚步。于公司的通道和走廊里不能壹边走壹边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。于通道、
走廊里碰到上司或客户要礼让，不能抢行。接听外部 ，
应主动答“您好，XXX公司〔部室〕请问……〞。
〔七〕当客人来访时，你应该主动从座位上站起来，引领客人进入接待区，为其送上茶水或饮料。如于自己的座位上交谈，
应该注意声音不要过大，以免影响四周同事，且面带微笑。〔八〕不管男女，当职位高的人或年纪大的人进来时〔无论是男
的仍是女的〕均应主动起立，且主动问好。
〔九〕递送名片时应用双手拇指和食指执名片俩角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，且认真见壹遍上面的内容。
如果接下来和对方谈话，不要将名片收起来，应该放于桌
子上，且确保不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很
重视他。参加会议时，应该于会前或会后交换名片，不要
于会中擅自和别人交换名片。
〔十〕互相介绍时宜大方得体，介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的；将年轻的介绍给年长的，将未婚的介绍给已婚
的，将男性介绍给女性。
三、日常场合应对
〔一〕于和同事、客人站立交谈时，坚持壹至俩个人的距离。〔二〕为表达对他人的尊重，下属对上司必需称呼头衔〔职位〕；上司对下属称呼，可称呼职位；同级称呼可直呼其名，
也可称呼其职位；于公众和交际场合，同事之间必需称呼
头衔。
〔三〕于处理对外事务中，必需使用“您好、欢迎、请、谢谢、对不起、再见、请走好〞等礼貌语言。交际活动中的交谈，
壹般应选择大家共同感兴趣的话题，可是，不应该触及对
方的年龄、收入、个人物品的价值、婚姻状况、宗教信仰
等。
第二章办公环境
壹、卫生和秩序管理
(一)办公桌清洁，物品摆放整齐，不乱放和业务无关的东西，
坚持办公室及门窗洁净。
(二)不得于办公室里用餐，公司员工用餐必需到餐厅用餐，
餐后将桌面和地面清扫干净。
(三)办公楼内公共区域严禁吸烟，违者每发现壹次罚款100
元；关于外来人员于公共区域吸烟者，公司每名员工均有义务劝止。
〔四〕讲究个人清洁卫生，仪表整洁，不随地乱扔垃圾、纸屑、不随地吐痰。
〔五〕按规定使用办公设备和空调，下班应切断所有用电器电源，关闭门窗，违者每发现壹次，扣罚所于部门经理100元。
〔六〕员工宜主动做好卫间的使用和维护工作，严禁如厕不冲行为，违者壹经查实，处200元罚款，且通报批评。
〔七〕员工办公室和宿舍的清洁卫生由各室员轮换清扫，要求做到物见本色，地面和物体表面清洁无尘、墙壁无污迹、室内物品摆放整齐有序，对卫生不达标的，处部门负责人〔宿舍长〕每次100元罚款。
〔八〕之上卫生状况的检查由综合管理部负责，办公区域卫生每日例检，寝室卫生每周检查壹次。
〔九〕之上罚款由被处罚人当月工资中直接扣除。
二、处罚规定
1、员工违反以下规定之壹者，发现壹次，处50元罚款。
2、于岗位上睡觉者；
3、于上班期间见和业务无关的书籍、报纸、杂志者罚款；
4、上班时间登录无关网页或网络聊天、购物等；
5、无故串岗，离岗或干私活、吃零食者；
以下行为视为严重违反公司的管理制度，公司将给予解除劳作关系
1、上班时酗酒或任何时候食用毒品；
2、偷窃行为；
3、伪造公司文件；
4、有意进行危害公司或其他职工安全的行为；
5、有意破坏公司的设备、设施或其他财产；
6、有意违反公司的行为准则；
7、向未通过授权的人透露专有资料或保密资料；
8、被判任何刑事罪或负案人员。
员工行为如不符合公司规范，违反公司制度，壹经查实，依据过失程度而执行不同的纪律处分。
1、工作懈怠，不按规定和要求完成工作任务；
2、无理拒绝工作安排、指令；
3、收受任何种类的贿赂；
4、利用职权贪污，侵害公司的经济利益；
5、伪造和涂改公司的任何方案或记录；
6、未通过领导同意，擅取公司的任何数据、记录或物品；
7、弄虚作假，违反公司的管理制度；
8、散布谣言，致使同事、或公司蒙受不利；
9、违反安全规定，或其行为危害他人安全；
10、擅自出借公司的场地、物品、设施；
11、利用职务营私作弊，损公利已；
12、偷盗公司的财产、资源；
13、遗失经管的财物，重要文件、数据等；
14、侮辱、恐吓、殴打同事等；
15、于公司赌博、酗酒或出现其它伤风败俗的行为；
16、其他违反公司政策、程序、规定的不良行为。
三、 使用
(一)原则上仅用于公务洽谈。
(二)注意礼节，长话短说，简明扼要，以免耗时占线。
四、网络使用管理
〔壹〕公司局域网的日常维护和管理工作由网络管理员负责。
〔二〕于工作时间内任何人均不同意于网络上从事和工作无关的活动，于任何时间里均不同意下载或传送和工作无关的超大文件，以确保公司网络资源的合理使用。
〔三〕不得使用非法手段窃取他人口令，盗用他人IP地址，非法入侵他人计算机系统，阅读他人文件或电子邮件。
〔四〕不得于内部网中制作、查阅、复制和传播反动、淫秽信息，不得于网络上公布不真实的信息，不得公布具有威胁性、不友好、有损公司、同事声誉的信息。
第三章人事管理
壹、员工聘用
〔壹〕员工选用：本公司各部门如因业务必需要，必需增加人员时，应按人力资源管理流程提出申请，经用人部门负责人、分管副总、综合管理部主任核准后，由综合管理部办理聘用事宜。
〔二〕新进人员面试及检察合格后，由综合管理部发出试用通知书，原则上试用三个月，期满考核合格者，方可正式雇佣；但工作成绩合格者，可缩短其试用时间，最短不得少于壹个月。
〔三〕试用人员如有品行不良、工作业绩欠佳或无故旷工者，可随时停止试用，予以解聘；员工试用不满七日离岗者，工资不予核发。
〔四〕试用人员于报到时，应向综合管理部提供以下证件：
1、应聘人员登记表
2、毕业证书、学历证书、职称、资格证书的原件及复印件
3、最近三个月内免冠照片4张
4、身份证、户口本原件及复印件
5、和最后服务单位解除劳作关系的手续或离职证实
6、其他必要证件
〔五〕凡有以下状况者，壹律不予选用：
1、被剥夺政治权利者
2、受有期徒刑宣判或通缉，尚未结案者
3、受破产宣告，尚未撤销者
4、吸食毒品者
5、亏欠公款受处罚且未结案者
6、患有精神病或传染病者
7、品性恶劣，曾因此被开除者
8、身体检查经认定不合适者
9、未满十八岁者
二、员工档案
〔壹〕员工档案分为培训档案和工作人事档案。工作人事档案、培训档案于员工进入公司后建立，档案于员工被选用后由综合管理部统壹建立和保管。分为电子版和纸制版。
〔二〕员工必需就以下事项或身份的改变，应及时通知综合管理部：
1、常驻家庭住址和 号码〔固定 和手机〕；
2、身份证号码；
3、获得新的学历证书或资格证书；
三、员工上岗
〔壹〕公司交给员工的所有钥匙必需妥为保管，不得复制，不得借和他人，于上班的最后壹天交仍给办公室,员工遗失钥匙的应马上方案。
〔二〕员工于公司工作期间应爱护壹切公物，员工假设离开公司，必需按登记的物品清单移交给有关部门，假设有遗失或损坏，应照价赔偿。
四、员工转正
试用期满后，员工填写《试用员工转正申请表》，由部门经理和主管副总签批看法后，交综合管理部办理转正或予以延期转正手续。
五、员工辞职
员工申请辞职，应提前30天向上级缴纳书面申请，试用期员工提前7天。期间综合管理部组织招聘，且于新人到位后随时接替辞职员工作。如于规按时限内未招聘到新人，辞职员工可于30天〔试用期员工7天〕后到综合管理部办理自动离职手续。
六、离职程序：
(一)离职人员凭书面申请到综合管理部领取《离职审批表》
《物品交接单》、《工作交接单》，和接收人和监交人共同确认，且按照见物分项认真填写表单，填写完毕后，由接收人和监交人分别签字确认，完成交接。涉及到资金、实物移交的员工离职，于员工提出辞职申请时，员工所于部门必需及时安排盘点，且出具盘点方案，确认离职人员责任。
(二)关联手续全部结清后结算工资，工资结算为次月1—5
日之间。
(三)员工未按照公司规定办理离职造成损失，由员工本人承
担相应责任。
六、员工内部调动
〔壹〕公司因业务必需要，可调整任何壹名员工的岗位，被调动员工应服从公司的工作安排。
〔二〕各部门主管应就所属人员依其个性、学识、能力调配人力资源，安排适当工作，应做到人尽其才，才尽其用。
〔三〕员工跨部门调动时，应到人力资源部领取《员工调动申请表》，经调入和调出部门负责人和分管总经理签字审批后确认调动。
〔四〕由综合管理部开具《派遣证》，且办理关联手续，公布《人事任免决定》通知。
〔五〕凭已签审完毕的《派遣证》到新部门报到。
〔六〕无《派遣证》的员工不核发工资。
第四章考勤制度
壹、办公楼内人员上班时间执行每周六天工作制,如有特别原因必需调整的,须经综合管理部审核备案后方可执行。
上午：8：00-12：00
下午：14：00-18：00
如有变动，以新审批制度为准。
二、三个公司的业务部门采用弹性工作时间制，因特别状况或工作未完成者应自动延长工作时间。
三、三个公司的业务部门考勤由分管部门经理负责统计，于每月25日上报综合管理部统计员工考勤状况。
四、打卡细则
(一)办公楼内员工天天上班、下班，均必需打卡(天天四次)；
(二)员工因公或其他原因未打卡者，必需填写《缺勤申请单》，
由直属上司签字证实批准，否则按旷工处理。违反者每次罚款50元，单个月份内出现3次〔含〕之上者，扣发当月工资总额的50%；
五、员工考勤以打卡机记录为准，三个公司的业务部门考勤以签到记录为准。
六、员工迟到、早退，依以下规定处分：

元。
(二)迟到、早退时间于五分钟〔不含五分钟〕到十分钟〔含
十分钟〕，处罚￥15.00元。
(三)迟到、早退时间于十分钟〔不含十分钟〕到十五分钟〔含
十五分钟〕，处罚￥20.00元。
(四)迟到、早退时间于十五分钟〔不含十五分钟〕到二十分
钟〔含二十分钟〕，处罚￥30.00元。(五)迟到时间、早退于二十分钟〔不含二十分钟〕，按全天
事假处理,扣除当天工资。
(六)员工未通过批准擅自离岗，视为旷工，旷工壹日扣罚当月
工资总额的30%；旷工二日扣罚当月工资总额的60%；旷工三日按除名处理且扣罚全额工资及年终奖金。
(七)员工因工作必需要导致非正常作息，须填写《非正常作息
申请表》，提交部门负责人，经部门负责人审批后报综合管理部审批后，视工作状况调休。
七、请休假管理制度
员工因病、事请假，应提前填写《请假条》，于事前办理完毕请假和工作交接手续。如因临时有事不能提前请假者，应提前向直属领导 告假，直属领导应于当日到综合管理部口头备案，请假者于病、事假结束次日内补办请假手续。
〔一〕公司病事假管理执行层级负责制。员工请假，须按批假权限逐级向本部门负责人请批；部门负责人请假，须报直
属部门副总审批；部门副总请假，须向总经理或董事长请
批。
〔二〕员工请假均须报综合管理部备案。
〔三〕办理请假手续时，首先应到公司人力资源部领取《请假条》，由主管领导审批签字后，再交由人力资源部备案。
〔四〕请假人如无特别状况，必需事前办理请假审批手续，经
有关领导准假后才干离开工作岗位。未通过准假自行不上班
或离开工作岗位，以及伪造请假事由骗取领导准假按旷工
处理。
〔五〕职工请假逾期不归，又未履行续假手续的，视为超假。
超假期间停发工资等壹切福利待遇，且视情节轻重予以警
告或劝退。
●事假：
(一)事假不计薪，公司员工事假不得连续超过10天。
(二)员工请事假，须提前壹天向上级领导书面请假，且交《请假条》。
(三)事假1天内的批准人-------请假员工的直接上级。
(四)事假2天内的批准人-----直接上级、分管副总、综合办主任。
(五)事假超过3天之上的批准人-------分管副总、综合办主任、总经理。
(六)事假3天〔含3天〕之上，要提前壹周请假，且做好交接工作再离岗；特别状况可 请假，仅限1天；假设事后请假，按旷工处理。
(七)试用期员工事假天数不得超过4天〔不含4天〕。
●病假：
(一)病假不计薪，员工病假不得连续超过10天，超过10天〔含
10天〕者，按离岗处理。
(二)病假应出具县〔市〕级之上医院关联证实或当天就诊发
票，假设无医院证实及当天挂号凭证的按事假处理。
●婚假：
(一)试用期满，员工结婚可享有带薪休假3天〔不含公休日〕；
(二)试用期满，符合晚婚年龄〔男员工超过25岁，女员工
超过23岁〕可享有带薪休假7天。
●产假
(一)试用期满的女员工生育可请假90天〔包涵公休日〕，难
产的增加产
假15天，多胞胎生育增加15天。每多生育壹个婴儿，增加产假15天。
(二)职工怀孕流产依据县市级之上医院出具的证实，给予3
天的带薪休假。
(三)员工无故不到公司报到者，视同自动离职处理。
(四)公司男员工的妻子生育时，男员工可请7天的陪护假。
●丧假
(一)员工因其父母、子女、配偶丧亡可请带薪假3天〔含公
休日〕；
(二)员工因兄弟、姐妹、岳父母丧亡可请带薪假2天〔含公
休日〕；
(三)员工因祖父、祖母丧亡可请带薪假1天。〔如遇公休日，
不再补假〕。
第五章公文管理制度
壹、公文种类
1、请示:请上级指示和批准，用“请示〞。
2、方案:向上级机关汇报工作，反映状况，用“方案〞。
3、通告:于壹定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告〞。
4、批复:答复请示事项，用“批复〞。
5、通知:传达上级的指示，要求下级办理或者必需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知〞。
6、通报:表扬好人好事，批评错误，传达重要状况以及必需要所属各单位知道的事项，用“通报〞。
7、决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定〞.经过会议讨论通过，要求落实执行的事项，用“决议〞。
8、函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函〞。
9、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要〞。
10、其它资料：包括公司内部各种专业计划、方案、报表、方案等资料，适用于公司内部的运营和管理。
11、外来公文：包括获自于或来自于本公司以外的各类文件、资料、批复、 、信函等公文。
二、公文格式
公文壹般由公司文头〔红色〕、公文字号、秘级、签发人、签发时间、标题、正文、落款、成文时间、公文用印、主题词、主送单位、抄报抄送单位、办文事项、附件等部分组成。
1、公司文头：壹律事先于电脑上制作好。外行编号文首页壹律用彩色打印；内行编号文首页壹律用黑白打印；部门行文不得使用公司正式红头文式。
2、公文字号：按上述规范执行。发文号统壹由行政部编排。
3、公文秘级：分为“绝密〞、“机密〞和“秘密〞。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是壹般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
文件机密级数，由发文单位的主管领导依据文件内容确定。绝密文件只能印壹份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
4、签发人/时间：按内容性质由公司总经理〔或其授权人〕于定稿上审签。正式公文上打印。
5、公文标题：应准确简要地概括文件的主要内容；标题中除法规、规章名称加书名号外，壹般不用标点符号；标题用2号简体宋体字。
6、公文正文：正文用4号宋体字；正文中的壹级小标题，用小3号黑体字；行距22磅。
7、落款/成文时间/公文用印：除会议纪要外，正式编号公文应于落款和成文时间上加盖印章，位置为骑年压月。
8、主题词：壹般为标题的关键词。
9、主送/抄送单位：由审稿人确定。
10、办文事项：如实记载拟稿人、审核人、打印人、校对人的姓名，以及实际印发、存档的份数。11、公文附件：单独排版、装订于正文之后；成文时间之前注明附件顺序和名称。
12、附样式：
文头
〔公文字号〕
签发人：秘级签发时间：
标题
主送单位：
〔正文〕
〔落款、成文时间、用印〕
〔附件序号、名称〕
主题词：
发送：存档〔〕
拟稿： 打印：校对：共印份
本公司公文行文壹律使用以下公文字号，且对应适用范围使用：

三、公文办理
〔壹〕收文处理
1、程序：凡送交公司或公司收到的外来公文，均按：“签收－登
记－分送－处理－复文－立卷存档〞程序办理。
2、要求：
1〕当公文送达或收到公文时，均由综合办文员收。依据公文内容和要求，用传阅夹且附上《批阅单》后，将其及时分送公司有关领导传阅和批示；待领导传阅批示后，再转送关联部门办理公文涉及和领导批阅涉及的有关事项。办理过程中，办文部门、人员应依据要求，及时了解办理状况且向公司有关领导反馈办理信息。如必需就公文办理事项一直文单位作出答复，则由公文办理关联部门按下述内部公文办理程序一直文单位复文。办理完结，总经办或关联部门及时将公文收回且存档。
2〕上级发来的文件及注有密级的简报、电传、资料和平级发来的文件，均由综合办统壹签收、登记、呈阅、分发且按不同类别进行分类处理。
3〕强化公文检查催办工作。综合办对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真催促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，必需要汇报落实执行状况的，要及时检查反馈。
4〕领导参加重要会议带回的文件，于汇报和传达后，应将会议文件交总经办档案管理员立卷归档。
〔二〕发文处理
壹般包括拟稿、审稿、签发、缉印、校对、用印、封发等程序。
1、草拟公文的要求：
1〕要符合公司制度、政策和上级的有关规定。
2〕状况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
3〕引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
4〕草拟公文必需使用A4的公文稿纸，文面应坚持整洁，凡是文面杂乱不清的，要重新清稿。
5〕数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必需用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。章节序数的写法。壹般应按以下顺序排列：第壹层为：“壹〞，第二层为“(壹)〞，第三层为“1〞，第四为“(1)〞。
6〕不要乱用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，壹般不要简称。
2、公文审核。
公司的文稿于送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后呈送。
1〕审核的重点：
2〕是否必需要行文。
3〕是否符合公司制度、政策；和本单位发过的公文是否衔接。
4〕提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
5〕处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
6〕文字表达是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
7〕审核时如发现不妥之处，必需进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办部门修改，改动过大的，要重新拟正。
3、公文签发。
1〕公司行政文件，由总经理签发。业务文件，由分管副总签署看法后，由总经理签发。
2〕签发后的公文不得再作任何修改。假设确必需修改，必需重新送签。
3〕公文办理完毕后，要及时送交档案管理人员整理立卷，个人不得私自储存应存档的文件。
4〕印制：
①公文印制壹般应使用Ａ４纸张打印壹套，其余复印；
②部门行文不得使用公司正式红头文式。
第六章档案管理制度
壹、管理总则：
1、档案管理是公司的壹项十分重要的基础工作，是公司的无形资产和信息资源，是有效展开工作、提升工作效率的重要工具和确保。
2、公司全部形成的档案归公司所有，公司对档案具有所有权、使用权、监督权和处置权。
3、公司执行人工档案、电脑档案和实物档案且行管理，互相补充。
4、执行部门内部分工管理；
二、档案范围：
凡属以下对象均纳进公司档案管理范围，且按性质暂分为如下几大类：
1、公司档案：包括公司的申报文件、注册文件、证照印章、正式文件、正式函件、会议纪要、合同协议、制度文件、公司简报等。
2、人事档案：包括公司员工于公司就职期间和管理过程中形成的全部招聘、应聘、入职、晋升、考核、离职、培训、奖惩、审批、表单、合同、协议、证书及其关联资料和表单、报表。
3、行政档案：包括行政后勤管理过程中所形成、积存的全部原始资料、原始记录、统计报表、登记台帐、工作表单、合同协议，以及关联收文、简报、审批文函等。政策档案：包括各类关联法律法规、综合政策、行业政策、行业规定、市场信息、资源信息等文件资料。
4、综合档案：包括之上未包涵的其它文档资料。
三、公司档案按储存性质分为如下：
1、电子档案：包括以计算机硬盘、软盘、光盘、优盘形式储存的全部文件档案资料。
2、实物档案：包括以非文件资料和电脑磁盘形式存于的其它实物档案，如各类电脑软件、照片、图册、手册、样品、音像带等。
3、本文档案：以打印出来的有文字的纸张形式储存的档案。
四、管理程序
〔壹〕文本档案的管理程序：

第七章费用管理制度
壹、管理范围
1、本规定所指“费用〞是指办公行政性费用。
2、本规定所指“管理〞是指对上述费用发生的审批、核准和记录。
二、管理模式1、归口管理：即公司行政办公所涉及实物管理和费用管理的日常工作由综合办负责。
2、监督管理：即执行控制支出、审批、报销壹支笔的监控制度。
三、费用分类
1、水费：即于公司办公地点发生的自来水费。
2、电费：即于公司办公地点发生的电费。
3、实物资产费；即非消耗性办公用品的购置金额。
4、车辆使用费：即公司购置车辆的保险费、车船税、汽油费、修理保养费、停洗过路费、车辆用品费等日常使用费。
5、通讯费：即于公司办公地点发生的固定 、 费用。
6、人事管理费：即公司为人力资源管理、劳资管理发生的如招聘广告、招聘入场等费用。
7、低值易耗品费：
〔1〕办公用品费：公司各部门发生的专用办公用品费，如笔记本、各类笔、笔筒、笔芯、大头针、回型针、胶水、胶棒、订书机、修正液等；
〔2〕办公耗材费：公司各部门办公电脑设备所必需的易耗材料费用，如复印机、打印机加粉、购买硒鼓、墨盒、U盘、鼠标、软驱、网线等；
〔3〕文印制作费：即外送制作、装裱发生的费用，如信笺、信封、表单、单据、宣扬品、名片及于外复印、于外装订等费用；
〔4〕其它用品费：即之上低值易耗品不能包涵的其它低值耗品费。
8、修理费：公司内办公家具、办公设备、照明等的各项修理费用，如办公桌、复印机、开关等的修理；
9、其它费用：即之上项费用不能包涵的其它费用。
第八章用品管理制度
壹、管理范围
〔壹〕本规范所指“用品〞是指消耗性和非消耗性俩类办公用品：
1、消耗性办公用品：指公司购置、订做的办公用家具、电器、器具等设备，主要包括：车辆、办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、书柜〔架〕、电脑及配置、打印机、扫描仪、投影仪、摄象机、照相机、复印机、 机、装订机、订书机、计算器、 机、饮水机、打卡机等。
2、非消耗性办公用品：指公司购置、订做的各类办公用低值易耗品，主要包括：书写用品、装订用品、文档用品、文印用品、接待用品、餐饮用品、清洁用品等。
〔二〕本规范所指“管理〞是指：对上述办公用品的审批、购置、检验、入库、登记、编号、报帐、配置、领用、统计、借调、保修、维护、修理、盘点、报废、档案管理等工作。
二、管理原则
〔壹〕归口负责，统壹管理：公司所有办公用品由综合办办统壹负责购买、配置、发放和管理。
〔二〕预算统计，规范表单：各部门应于每月20日前将次月所必需办公用品报综合办，由综合办统计品种、数量，编制预算且报批。月底必需进行购、发、存盘点统计。
〔三〕节约使用，谁用谁责：办公用品壹经配发领用，领用人即对所领办公用品负有保管维护的责任，不得遗失和损坏。
三、管理程序
公司办公用品按下述程序进行管理：预算申报－审核审批—领款采购－验收入库—登记－配发领用。
〔壹〕预算申报：每月底由综合部依据上月盘点和本月申请估计，填制“办公用品购置申请表〞。
〔二〕审核审批：对上表由综合办主任初审后报财务经理审核、再报总经理审批。
〔三〕领款采购：购置预算审批后，凭此填写借款单且再由综合部统壹负责采购。
〔四〕验收入库：购置的办公用品，应有综合部库管人员核查验收后，方能入库。
〔五〕配发领用：凡配发、领用的办公用品，均必需由领用人签字。
第九章接待管理制度
壹、管理范围
1、本规范所指“接待〞是指全体员工对公司、公司领导、各部门和员工的来访客人客户的礼仪性接待。
2、本规范所指“管理〞是指对来访客人客户的文明通话、文明对话、客人导引、礼仪服务、食宿安排、车辆接送等。
二、管理责任
1、董事的客人，由董事长秘书负责礼仪接待和食宿安排、由其专车驾驶员或综合办办负责车辆接送。
2、其他人员的客人，由关联人员和部门自行接待，综合办必要时配合。
3、应聘人员的接待，由综合办负责。
三、管理要求
1、接听 要讲一般话，文明、客气、主动介绍。
2、对来访、办事、应聘等的客人客户要主动起身、微笑询问、客气回答、热情引领、端茶到水、文明有礼。
3、接待客人要主动自我介绍且互相介绍，递接名片用双手，以示尊重。
4、来客告辞，应起身微笑相送。
5、对已到午餐时间尚未离去的客人客户，要主动征询、安排工作餐。
6、对必需安排食宿行程的客人客户，要热情服务、周到细致。
7、对态度不好甚至无礼的客人客户，要微笑忍让、冷静对待、不卑不亢，不可公开吵闹。
第十章钥匙管理制度
壹、管理范围
1、本规范所指“锁匙〞是指公司办公地〔用〕的门、柜、桌、
箱、车的锁具和钥匙。
2、本规范所指“管理〞是主要包括上述锁钥的备份保管、配发、回收和销毁。
二、管理措施
1、购置验收：凡于新购置带锁具的办公家具、车辆和物品时，总经办或经办人员必需认真检查核对锁具、钥匙的质量和数量，验收无误后应向总经办知会且由其统壹管理。
2、配发：由综合办登记，领用人签领。
3、备份保管：为确保公司财产的统壹和完整，且应公司急时之必需，公司除财务部保险柜和领导有明确不做备存钥匙外，其余全部钥匙必需留有备份，且由综合办统壹保管。
4、离职清退：离职员工离职前，必需按程序和有关规定，交清全部领取和配发的钥匙；如有遗失，须主动接受公司视状况给予的过失处罚。
三、管理责任
1、上述管理责任，由综合办统壹负责，尤其是综合办必需确保备份钥匙的完整和安全。
2、公司未保留备份的财务部保险柜领导有明确要求不做备存的钥匙，其管理责任由使用保管者自行负责。
3、员工领取、配发的公司钥匙，其使用、保管责任由使用者自行负责。
第十壹章办公设备管理
办公设备专为确保公司各项业务工作得以顺利进行而配备，各部门必需严格按规定使用，具体如下：
壹、办公设备购置
1、公司购置的办公设备〔打印机、复印机、电脑、饮水机、装订机、碎纸机、办公桌椅等〕均由总经办报计划，经集团综合管理部审批同意后由总经办统壹安排购置。
2、公司的办公设备均必需由总经办统壹实物资产编号、登记、造册。
二、办公设备的使用管理
〔壹〕
1、公司 是联系业务及沟通各项工作的工具，各部门所使用的 机由使用人负责维护、管理；于使用中应注意通话简洁，避免长时间占线。
2、公司各部门办公 均未开通国内长途功能，只有前台 机开通此项功能，假设因工作必需要，必需拔打长途 可到前台使用。
〔二〕 机
为确保公司 机畅通，壹般状况下不得使用 机拨打 ；假设因工作必需要，必需拨打长途 或 均须于前台登记。
〔三〕复印机
1、复印的文件资料应和工作有关，各部门必需指定专人负责复印本部门的文件资料，因人为因素造成复印机的损坏，由个人承当修理费用。
2、复印机管理部门定期对复印机进行维护和保养。
〔四〕电脑、打印机
1、各部门使用的电脑由使用人对其进行统壹管理，且设置开机密码和屏保密码，由总经办组织财务电脑部的专业人员对电脑使用人员进行系统的管理及关联培训。
2、电脑、打印机应定期维护，使用人员要随时注意微机的保养，定期清洁微机表面。电脑使用人员应按《文档管理制度》的要求定期进行备份，以免公司电脑因病毒或系统崩溃造成数据丢失。
3、各部门电脑假设多人使用，请建好各自的电脑文档。
4、各部门电脑使用人员应严格遵守正确的电脑操作规则，不得对电脑上的软件设置进行任何增删、改动。如确必需新装软件及更改设置，应事先通知总经办备案。
5、每台电脑所存文档、资料是公司的重要信息资源，不得用于私人用途和私自拷贝。备份软盘请妥善保管，不得遗失和公盘私用。不得使用非公司所发的软盘，壹旦使用，致使电脑染上病毒，造成系统数据破坏和电脑文档丢失，公司将给予20-100元的经济处罚。
6、各部门电脑操作人员均必需定期对其使用的电脑及备份软盘进行杀毒，发现问题及时通告且处理。
7、于办公区域内任何人不得玩电脑游戏、上网聊天或下载网络游戏及音乐，凡发现者罚款人民币20元整，情节严重者，予以辞退。
第十二章车辆管理制度
壹、综合办为公司车辆归口管理部门，负责公司热闹所有车辆的管理工作；
二、公司车辆除董事长用车为专车外，其他人均不享受专车待遇；
三、公司车辆使用执行派车制度，凡因公用车均应事先填写《用车申请单》交综合办，综合办按照先急事、后壹般事；先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排；
四、所有车辆使用结束后均须停放到公司院内，未通过批准壹律不准于公司以外任何地点停放，特别状况应提前报请批准后方可；
五、如遇下班后因公用车，由用车人填写《用车登记表》后到门卫