金算盘软件操作手册审批流程.docx

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金算盘软件审批流程提纲
一、新增审批流程
1、打开菜单中“工具”，选中“审批流程”子菜单项，出现审批流程列表窗。
2、在审批流程列表窗，用鼠标单击审批流程列表下面的“编辑”下拉子菜单，选取“新增”子菜单项，则出现审批流程增加卡片。
3、录入审批流程编号、选择审批流程的业务单据类型.
4、通过”插入"、"修改"和”删除”按钮编辑该单据具体的审批流程内容，即审批环节.
5、在审批环节卡片中，指定审批环节的名称。如果需要对某一单据的具体人员进行审批金额控制，并在权限设置中设置了相应单据的审批金额的，请在“使用审批金额控制"前的复选框中打上标记并指定负责该环节的审批人员（可以是操作员或操作员组）。保存后返回审批流程卡片。
6、然后，指定审批流程的适用人何以是操作员或操作员组，适用人即是制单人）。
7、最后，单击“确定”保存退出，或者单击“新增”保存当前设置并进入下一审批流程的新增。
注意：审批流程的主要内容一般由各个审批环节及其先后顺序组成。系统允许针对同一单据类型下，对不同的适用人（制单人）设置不同的审批流程.
二、修改审批流程
1、在审批流程列表中选中要修改的审批流程信息。
2、打开“审批流程列表”左下方的“编辑”，选中“修改”子菜单项，出现修改审批流程窗。
3、在审批流程卡片中你可输入要修改的信息，如审批流程编号、单据类型、审批环节、审批人、适用人等等。
4、最后，单击“确定”保存退出.
注意：系统允许针对同一单据类型下，对不同的适用人（制单人）设置不同的审批流程，如果修改的适用人与该单据类型其他审批流程中的适用人相同时，将不能保存。
三、删除审批流程
1、在审批流程列表中选中要删除的审批流程信息。
2、打开“审批流程列表”左下方的“编辑”，选中“删除"子菜单项，出现审批流程删除确认窗。
3、在审批流程删除确认窗：
如果选择“是”，则将删去该条审批流程。
如果选择“否”，则将放弃删除该条审批流程。
三、增加代理审批
当你需要将审批权限赋予另一个审批人员，委托其在一定期间内代理审批某些单据时，就可以通过新增代理审批来实现.
1、打开“工具”，选中“代理设置”子菜单项，出现代理审批列表窗。
2、在代理审批列表窗，用鼠标单击代理审批列表下面的“编辑"下拉子菜单，选取“新增”子菜单项，则出现新增代理审批卡片。
3、此时授权人是当前操作员，选择合适的代理人,设置有效的代理起讫日期，选择需要代理审批的单据类型.
4、最后，单击“确定”保存退出，或者单击“新增”保存当前设置并进入下一代理审批的新增。
注意：代理期间是指单据申请审批的时间在，在该期间的，代理人将可以审批.
被赋予了代理审批权的代理操作员只能对已赋权的所有单据进行“单据审批”操作。
如果授权人将审批权授予代理人后，授权人将没有该单据的审批权直到代理期间结束为止.
五、修改代理审批
当输入的代理审批内容有需要补充的地方，如代理人有变动，代理期间有变动，代理审批的单据类型有变等等，你可通过修改代理审批来完成。
1、在代理审批列表中选中要修改的代理审批信息。
2、打开“代理审批列表”左下方的“编辑”，选中“修改”子菜单项，出现修改代理审批窗。
3、在审批流程卡片中你可输入要修改的信息，如代理人、代理期间、代理审批的单据类型等等.
4、最后，单击“确定”保存退出.
六、删除代理审批
当输入的代理审批内容已经没有用了，你可通过删除代理审批来完成。
1、在代理审批列表中选中要删除的代理审批信息。
2、打开“代理审批列表”左下方的“编辑”，选中“删除”子菜单项，出现代理审批删除确认窗。
3、在代理审批删除确认窗：
如果选择“是"，则将删去该条代理审批。
如果选择“否七则将放弃删除该条代理审批.
七、进行单据审批
当你需要对已申请的单据进行审批时，就可以用单据审批来实现.
1、打开菜单中“工具”，选中“单据审批”子菜单项，出现单据审批列表窗。
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该窗中，系统默认列刖全部已提请审批并且应由当前操作员审批的单据及其对应的审批流程内容。
2、通过选择“单据类型”和设置单据申请审批的起讫日期来对这些单据进行筛选显示。
3、在列表中选择要审批通过的单据，将其作上选择标记“5” .
4、最后，单击“审批通过"，则该单据从“单据审批"列表中消失，并且有以下两种可能：
♦如果当前审批申请记录不是单据的最后一个审批申请环节时，将会向下一审批申请环节的所有计划审批人发送请求审批的内部消息，以便于在主窗中提醒下一审批申请环节的审批人进行相应的审批处理。
♦如果当前审批申请环节是单据的最后一个审批申请环节时,则该单据的审批状态标记被修改为“已审批",不再允许对其进行改动，系统自动将该张单据中的数据登记入相关账表，并向制单人发送一条当前单据审批完成的内部消息。
注意：单据审批状态为“已审批”时,不能对其进行改动。
在审批通过时，系统将自动向申请人发送消息.
“审批流程”框中，未审批环节以红色显示。
在“单据审批"列表中右键中可以用“全部选择”和“全部取消”对单据进行选择或取消的操作。
八、驳回单据审批
当你需要对已申请的单据认为有错时，就可以用驳回单据审批来实现。
1、打开菜单中“工具”，选中“单据审批”子菜单项，出现单据审批列表窗.
该窗中，系统默认列刖全部已提请审批并且应由当前操作员审批的单据及其对应的审批流程内容。
2、通过选择“单据类型”和设置单据申请审批的起讫日期来对这些单据进行筛选显示。
3、在列表中选择要驳回审批的单据，将其作上选择标记“ 5".
4、最后，单击“驳回”，则该单据从“单据审批”列表中消失，并且单据的审批状态标记被修改为"错误”，制单人在该单据填制窗单击"错误"标记按钮，可查看审批日志，纠正错误并保存后，审批状态改为“未审批”，此时可重新申请审批该张单据。
在“单据审批”列表中右键中可以用“全部选择”和“全部取消”对单据进行选择或取消的操作.
九、取消单据审批
如果单据已经进入审批流程或者已审批完毕，而此时却发现单据审批有误，那么取消审批便有了用处。取消审批的功能是将处于"审批中”和"已审批"状态的单据取消审批，将其审批状态置为"未审批”，当然您首先得有”取消审批”的权限。当你需要对申请中或已审批的单据进行审批的取消时，就可以用取消审批来实现.
1、打开菜单中“工具”，选中“单据审批”子菜单项,进入“取消审批"页窗。
该窗系统默认列刖最后一个已审批环节的审批人与当前操作员相同的单据（即只能取消本人审批的单据，并且只能从最后一个已审批的环节开始向前取消审批）。
2、通过选择“单据类型”、设置单据申请审批的起讫日期，以及是否“只显示申请取消审批的单据”选项来对这些单据进行筛选显示。
3、在列表中选择要取消审批的单据，将其作上选择标记“5”。
4、最后，单击“取消审批”，则该单据从“取消审批”列表中消失，"取消审批”操作是对该单据的当前审批环节及以前的所有环节作上”未审批"标志，同时将审批的结果进行保存。
在“取消审批”列表中右键中可以用“全部选择”和“全部取消"对单据进行选择或取消的操作。
如果当前环节是单据的最后一个审批环节时即当前单据的审批状态为“已审批"时，还将进行如下的处理：
◎清除当前单据的最后一个审批人
◎将单据作上“未审批，，的审批状态
◎取消单据中所有商品的成本计算标志
◎自动从相应的发生额表中减去当前单据的数据
◎向制单人发送取消审批的内部消息
如果取消审批前的审批状态为“已审批"（即已完成最后一个审批环节），进行取消审批时，将检查该单据是否已进行未审批单据限制的操作，如：生成凭证、结算等。如果存在未审批单据限制的操作，则应提示不能取消审批。如:已生成凭证的单据取消审批，则应提示“该单据已生成凭证，不能取消审批。”
审批查询
为方便用户随时了解各单据的审批情况，本系统提供了 “审批查询”功能.
操作如下：
1、打开菜单中“工具”，选中“单据审批"子菜单项，进入“审批查询”页窗。
2、审批查询列表窗中只列出制单人是当前操作员的单据。
3、单据过多时，用户还可以设置过滤条件，通过选择单据的审批状态、单据类型、设置单据申请审批的起讫日期和单据的未审批的时间范围，来对这些单据进行筛选显示。
4、将光标定位到某张单据所在的记录后，在下部的“审批流程"栏中可以查看到对于该张单据应进行的所有审批流程操作，已完成的流程以正常颜色显示，未完成的以红色显示。
5、当选中要查询的单据后，点击“单据关联”按钮查看该张单据的详细信息。