集团企划工作管理规定.doc

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集团企划工作管理规定商业集团企划工作管理规定编制中心总经理相关副总经理商业集团总经理审核/审批商业集团执行董事审核/审批报批日期一、部门工作使命商业集团企划部总经理商业集团企划部活动主管活动专员制定人员专员 ⏹商业公司企划部经理是商业公司企划部负责人，下辖活动执行人员、制定人员、文员专员等，企划部经理向商业公司总经理、商业集团企划部负责和报告〔商业集团企划部主要是专业方面的指导和要求〕 ⏹商业集团企划部向商业集团企划部总经理负责和报告 ⏹商业集团企划部总经理向商业集团总经理负责和报告 ⏹负责完成所属商业项目总经理及主管领导分配的工作，执行商业集团企划部的业务指导和管理； ⏹负责通过企划活动提升客流量和销售； ⏹负责制定和执行所属商业项目的整合营销、企划活动、招商推广、装饰美陈、媒体宣扬、品牌建设等工作； ⏹负责制定企划年度工作计划，各类企划活动及预算和相关合同； ⏹负责按集团VI进行统一规范管理和运用； ⏹负责组织制订年度、月度宣扬推广方案及宣扬推广费预算并总结； ⏹负责依据招投标管理制度，进行或配合企划业务的招投标工作； ⏹负责品牌推广，负责新闻和商业刊物的编辑；负责企划业务培训工作。二、企划工作目标管理 a〕客流目标 ⏹日常活动客流增长目标：15% 以上 ⏹重大活动客流增长目标：30% 以上 b〕品牌目标 ⏹通过企划活动推广企业品牌 ⏹每月通过活动执行和革新，至少确保新闻媒体新闻或信息一次以上 2. 目标考核 a) 月度考核：每月通过考核来检查工作 b) 年度考核：每年通过考核来检查该项工作的总体状况三、企划方案管理 a〕年度企划方案要求 ⏹年度企划方案必需每年11月10日提报，通过相关审批流程 ⏹年度企划方案必需商业公司营运副总、商业公司总经理、商业集团企划部总经理、集团营运中心总经理、集团商业集团总经理等审批 ⏹年度方案最终将形成方案和预算，是商业公司年度企划工作的指导方案 ⏹月度企划预算可以依据实际必需求，在确保年度企划预算状况下调整月度企划预算项目，调整比例为月度预算的15%，必需要经商业公司总经理、商业集团企划部总经理审批 ⏹月度企划方案有固定的格式〔月度企划方案表见附件M-002；月度预算成本分解表见附件M- 003〕,必需按格式填写。 ⏹商业公司企划部必需提前45天提交月度企划方案，每月15日提交例如：3月15日应提交5月方案，以此类推 ⏹涉及春节、五一、十一、圣诞等活动企划方案必需提前60天呈报月度企划方案必需月度企划方案表和月度预算成本分解表进行审批 ⏹月度企划方案提交时即必需进行相关准备 ⏹月度企划方案必需审批确认后方可执行，商业集团企划部总经理可酌情批准提前执行 ⏹集团企划总部统一安排的活动方案，各商业公司必需按要求进行执行 c〕月度企划方案成本预算报批要求： ⏹商业公司企划部填写月度预算成本分解表 ⏹商业公司财务部、商业公司总经理审核签字 ⏹集团企划部总经理审核签字，集团财务部审核签字，集团成本控制中心审核签字，商业集团执行董事审批签字，然后下发商业公司企划部并抄送商业公司总经理和财务经理 d〕月度企划方案预算变更要求： ⏹月度方案变更金额未超过两万〔小于或等于两万〕 ⏹商业公司企划经理提出和填写预算变更申请表(变更申请表见附件M-004)，报商业公司营运副总、商业公司总经理审核批准，批准后报集团企划部备案 ⏹月度方案变更金额月度15%〔变更后未超原活动预算，但确保不超月度预算〕，必需要经商业公司总经理、商业集团企划部总经理审批 ⏹月度方案变更金额月度15%,商业公司企划经理提出变更申请，报商业公司营运副总、商业公司总经理审核批准，报集团企划部总经理审核批准，报集团商业总经理签批，下发商业公司企划部，并抄送商业公司总经理和财务经理 ⏹月度企划预算变更原月度计划预算，商业公司企划经理提出变更申请，报商业公司营运副总、四、企划活动管理企划部通过筹备、执行和评估各类企划活动，达到商业公司品牌推广、品牌升值、公共关系维系等目的。企划活动分为SP和PR活动。 a〕以年度预算及月度预算为依据安排具体的活动执行细则 b〕活动筹备 ⏹广告公司或者企划部制定人员提交月主题的广告画面及延伸部分 ⏹为确保活动正常有序的进行，必需要依据活动轻轻撰写活动执行清单，并依据活动执行清单进行跟进。 ⏹商场装饰 ⏹媒体计划及预订 ⏹活动执行细则 ⏹人员分工 ⏹撰写推广合作邀请函给商户/外部单位〔经部门经理批准后， /手送/电邮至商户 /外部单位〕。并填写推广合作邀请函签收记录 ⏹礼品、物料确定 c〕跟进确定商户/外部单位是否收到函件并解释活动/安排会议商谈细节 d〕与商户/外部单位确认活动/赞助细节及赞助物品送达 e〕 /电邮/开会与商户/外部单位确认活动细项 f〕依据活动必需求安装室内/户外主题装饰及确定活动礼品/海报到位〔建议提前一周〕依据活动必需求填写各部门工作联系单〔按照各商业公司现行使用部门联系表单〕 g〕活动广告相关画面到位：对现场装饰/海报等进行检查验收，验收不合格必需进行修改 h〕将所有报纸广告复印发放至每家商户〔建议活动开始前1-2天〕 i〕活动按要求展开执行，现场必需拍照记录并存档 j〕依据必需求进行活动总结、分析、调查，并按要求进行提交五、企划日常管理 a)每日巡场，检核场内外活动场地、美陈装饰布置 b)官方微博更新、检核及及时回复粉丝评论 c)企划部当时段各项工作执行及进度追踪 d)昨日客流情跟进，了解是否异常及原因 e)与集团企划部的沟通互动 f)主管交办事项之完成 a)上周企划工作总结、修正〔企划周汇报表，见附表M-005〕 b)下周企划工作分工、安排及进度追踪 c)与主力店、次主力店企划部的沟通互动 d)每周客流分析，了解是否异常及原因，并具体提出改善措施和方案 a〕当月企划工作执行状况总结，次月5日前完成〔企划月汇报，见附表M-006〕 b〕当月客流分析，了解是否异常及原因，并具体提出改善措施和方案 c〕当月企划实际发生费用支出检核〔企划台账，见附表M-007〕 d〕下月企划工作计划拟定、追踪及商户联系 e〕提前45天提报下下月企划预算方案提报、审批 f〕下月招采计划提报、审批 g〕同业竞争者市调 h〕与当地主流媒体的沟通互动 i〕部门文件的存档 j〕仓库礼品盘点的更新 k〕顾客资料数据汇总 l〕消费者市场调查 ⏹非重大节日期间，至少3个月进行一次消费者市场调查；重大节日期间必需进行消费者市场调查〔重大节日以商业公司具体状况来定，如周庆，圣诞、国庆节等〕 ⏹依据活动状况拟出顾客调查问卷表，经部门经理确认后，安排人员进行顾客一对一问卷调查，对调查表进行汇总分析，并发送给相关人员，有必需要的话，依据总结调整以后的活动安排 ⏹消费者市场调查问卷格式分为2个部分，第一部分以顾客基础信息为主，第二部分以当期活动状况或者调查目的而定；市场调查问卷内容不宜过多，以单页单面为宜，避免顾客不耐烦填写或者随意勾选，可附赠小礼品促进。〔《消费者市场调查问卷》格式请见附表M-008〕 4.每年工作〔年度基本工作表〕 a)年度工作总结 b)下年度工作计划及费用预算 c)年终部门文件的存档 d)年终仓库礼品盘点 e)年终资产盘点 f)年终顾客资料数据汇总六、企划文件管理 a〕档案建立 ⏹必需提前向行政部申请相关文件夹、资料袋等存档文具，提前到位 ⏹必需依据文件夹的标签处大小，按要求打印出文件夹标签 ⏹部门文件乃保密资料，非部门同事均必需经同意方可查阅相关资料 ⏹所有相关的文件必需按要求存放在文件夹内 ⏹部门文件必需存放在管理办公室的文件柜里 ⏹除了纸质文件外，电子文件也必需储存于指定电脑中 ⏹共享电子文件应存放在部门共享盘中 b〕档案管理明细 ⏹项目相关资料 1) 城市地图〔市区地图，标明竞争者位置，自己的位置，步行街位置，闹市区位置〕 2) 楼层平面图 3) 调查表〔1、媒体 2、学校 3、SWOT+竞争者调查〕 ⏹推广方案/总结 1)年度推广计划及全年预算 2)月度推广计划 3)月度活动总结PPT〔按月排序〕 a)仓库管理〔按月份整理，见附件M-009〕 ⏹库存盘点表 ⏹礼品跟踪表 ⏹礼品派发登记表 b)财务及支出〔按编号排序〕 ⏹每月支出跟踪表〔即台账M-007〕 ⏹相关合同 ⏹相关附件〔报价、发票、验收单复印件等〕 c)媒体宣扬〔按月份进行归类〕 ⏹报纸 ⏹软文 ⏹DM单 d)供应商 ⏹所有供应商联系列表 ⏹调查表〔印刷、制作、制定、装饰等〕 ⏹基础报价表 e)商户 ⏹商户联系列表 ⏹商户日常活动 ⏹商户宣扬品 ⏹商户沟通记录表 f)竞争者 ⏹竞争者媒体报告，以及竞争者广告 g)赞助商及合作伙伴 ⏹赞助商及合作伙伴联系列表 ⏹活动记录 a〕台账建立 ⏹依据月度企划台账模版，当月发生的各项物料、媒体、美陈装饰等必需按照月度签批预算或者签批的变更预算，提前申请采购，在申请必需求时即可登记填入台账表格。 b〕台账盘点 ⏹每月月底与财务部经理核对台账中各项各项物料、媒体、美陈装饰等的决算金额和是否已经付款，针对当月企划预算进行总结 ⏹通过每月月终台账及时盘点，及时了解当期各项物料、媒体、美陈装饰价格的变化，及时掌握当年度剩余可用预算金额，同时督促未付款按照进度尽快完成付款，避免未付款累积。七、企划媒体管理 1．媒体投放: 媒体宣扬以及投放是指各地城市广场通过购买媒体的时间或空间，以推广当地城市广场的品牌以及公布活动信息。 2．媒体投放工作的日常管理： a) 媒体调研 ⏹各地公司必需在每年年底之前完成媒体调研工作。依据各地广场目标消费群体媒体接触习惯及不同阶段宣扬特点，选定常用媒体及媒体组合。媒体调研必需包涵以下内容： b) 各类常用媒体刊例价以及折扣价： c) 涉及的媒体须包括平面媒体、广播媒体、电视媒体、网络媒体、户外媒体〔候车厅、车体广告、道旗〕、短信等媒体，媒体涵盖范围必需全面 ⏹如遇报社组织活动的特定折扣、与购买量相关的折扣以及因由其他特别原因获得的折扣等，各种折扣额度必需如实上报。 d) 当地各类媒体市场地位分析； e) 当地主要媒体的代理机构状况等。制定年度、季度和月度的媒体投放计划与预算。年度媒体宣扬以及投放计划须于每年11月30日前上报，季度计划每季度之前一个月进行上报，月度计划〔媒体排期〕提前一个月上报。待商业集团总部企划部对年度、季度和月度的媒体投放计划进行审批后，各地依据此计划落实执行。商业集团总部将此计划和预算作为每次投放审核的依据。 a) 媒体投放原则 ⏹关于“非独家代理“的媒体投放：依据全年媒体投放总额，严格按照《商管公司招投标管理制度》，通过招投标确定年度媒体代理公司。每年年初待各地主要媒体最新刊例价公布后，制定招投标计划，进行招投标工作。 ⏹关于“由媒体广告部直接经营的媒体投放〞：当地企划部须依据媒体排期与总量，与相关报社高层沟通，以获取最低价格。原则上应确保其中没有因为媒体广告部业务员提成而造成的媒体投放费用的损失。⏹关于“独家代理的媒体投放〞：在媒体投放之前，当地城市广场企划部必需严格审核此广告公司媒体独家代理证实的真实性和时效性。与其合作时，必需整合当地城市广场在此媒体上的总投放量，尽量通过洽谈获得最低价格。原则上应确保其中没有因为代理公司业务员提成而造成的媒体投放费用的损失。 ⏹对媒体“独家代理证实〞的 “独家代理证实〞上必需附有媒体出具的法人合同章，由媒体广告部出具的部门章视为无效。 ⏹其他特别状况的媒体合作：如有特别状况，必需委托非招投标中标代理公司进行媒体投放〔如政府指定等原因〕，必需事先上报商业集团企划部和集团总部成本部获批后方可进行。 b〕媒体投放计划的审批流程： ⏹媒体投放须按计划进行，均须采纳“一事一报〞的方式，按照制度规定的审批流程报批通过后，方可予以执行。 c〕关于违规操作的处理： ⏹关于出具虚假“独家代理证实“的广告公司，一经查实，加入供应商合作黑名单，当地城市广场不再与其进行任何商业合作； ⏹关于因未审核出虚假“独家代理证实〞而造成媒体广告投放违规操作的的企划人员，将按照公司规定严正处理，并承当相应责任； ⏹对擅自委托非招投标中标代理公司进行媒体投放〔不含独家代理和媒体广告部直接经营〕的企划人员，将按照公司规定对当事人进行严正处理。 a)硬广公布流程 ⏹依据活动方案和预算，确定有效的媒体宣扬组合 ⏹涉及软文、硬广的宣扬必需提前预定媒体版面〔建议在公布前提前2周以上〕 ⏹确定活动宣扬主题、内容、主画面制定 ⏹如涉及合作商、商户宣扬的必需提前通知商户提交画面，部门经理进行审核 ⏹如涉及收费，提交相关领导审批收入流程 ⏹与广告公司等进行相关制定及排版 ⏹商业公司企划部认真审核标点、数字、文字和图片等，如有必需要让广告公司进行修改 ⏹商业公司企划部和商业公司总经理通过的制定发给集团企划部区域经理进行审核，如有调整必需再次进行修改调整 ⏹经集团企划部审核确认后，商业公司企划部将相关信息发给媒体进行公布 ⏹公布的相关媒体必需及时存档，并每月定期电邮给集团企划部〔要求：均必需将制定JPG文件及实景照片按月分类存于光盘，并按时邮给集团企划部〕 ⏹公布后告知或复印给各商户及合作商存档 b)媒体宣扬流程图 c〕软性宣扬流程： ⏹平常多与各媒体联系，坚持沟通顺畅，维护媒体关系 ⏹制定月度推广计划时，确定必需要撰写软文的活动主题 ⏹撰写活动软文，对外公布请使用对外公布软文模板 ⏹部门负责人进行修改及确认，电邮给集团企划部区域企划经理审批 ⏹集团企划部区域企划经理批准后方可向平面媒体公布 ⏹提前与媒体预约版面，沟通联系公布。尽可能同时提供电子版及多张高精度活动照片备选，舞台活动照片最好有商场LOGO或活动主题 ⏹确认公布日期，或电台、电视台的宣扬时段，购买当天报版或录音，万一错过请让媒体协助提供收集报道 ⏹公布后告知或复印给各商户及合作商存档备注：涉及到公司介绍的软文内容有一定的内容要求，对外公布时必需找集团企划部取得最新的资料 d〕软性宣扬报道流程图：各地公司企划部每月必需对媒体投放进行认真评估和总结，并将总结归档储存，以备总部企划部抽检。总结包括以下内容： a) 媒体投放内容样刊收集与整理； b) 媒体投放结果的监测与评估； c) 此阶段媒体投放的经验与总结。八、企划案例库使用 1.企划案例库路径：PD平台—商业系统—企划案例库 2.企划案例库架构： a〕SP：全场活动、周年庆活动、超市、百货公司、影院、餐饮、娱乐、儿童类、其他 b〕PR：节日类、人气活动 c〕美陈制定方案：春季、夏季、秋季、中秋、圣诞、新年等 d〕广宣 a〕编列年度预算方案及月度预算方案的参照 b〕企划活动执行管理流程参照 c〕付款网批引用，可为实际发生费用参照九、美陈装饰管理 1.美陈装饰是通过对环境氛围的科学性与艺术性打造，结合当季流行色彩、流行元素、消费者关注的热点领域甚至主推品牌的特质等，吸引顾客享受不同凡响的购物体验。 2.美陈点位：以下表格罗列点位为美陈点位规划的依据，结合项目实际状况，按照装饰必需求调整：序号区域点位材质建议 1 外部各主入口框车贴及造型，可做固定点位构件在墙体 2 柱车贴包柱或布艺包柱 3 门玻璃镂空车贴或热转印及丝网印透明车贴 4 天花设置点位构件，悬挂 5 灯杆 6 外立面局部可用单透喷绘 7 内部二道门天花设置点位构件，悬挂 8 墙车贴+KT板等 9 框车贴及造型，可做固定点位构件在墙体 10 门玻璃镂空车贴或热转印及丝网印透明车贴 11 左右墙壁间设置点位构件，悬挂 12 主通道主通道交叉点DP点 13 天花设置点位构件，悬挂 14 挂旗设置点位构件，悬挂 15 商业内街天花设置点位构件，悬挂 16 栏杆 17 挂旗设置点位构件，悬挂 18 栏杆间悬挂点 19 刀旗 20 电扶梯扶梯上行缓冲点位小DP 21 中庭刀旗 22 挂旗 23 大布旗 24 中庭与主通道交叉点 25 围栏 26 围栏立面玻璃面如使用，不可连续，应至少间隔一个 27 吊挂 3.美陈装饰改换频次：依据季节及节庆的节点不同，各档美陈应符合当季的整体主题和氛围。各点位美陈装饰物不可跨季展示，合理的展示四周为： a〕季节美陈： ⏹春季美陈：3月中旬——5月中旬； ⏹夏季美陈：5月中旬——8月下旬； ⏹秋季美陈：9月上旬——11月中旬； b〕节庆美陈： ⏹开业美陈：依据实际开业时间而定，开业美陈使用不低于三个月，如开业后即为其他节庆，应在前期制定规划阶段合计开业后其美陈便于变装为符合之后节庆主题的美陈； ⏹圣诞美陈：11月中下旬开始展示，12月25日之后将圣诞元素更改为新年元素，继续到春节前夕。圣诞美陈在制定规划阶段，应合计到此次美陈将适应从圣诞美陈变装到新年〔西历纪年，即为元旦，不同于农历春节，无生肖元素〕美陈，再变装到春节美陈； ⏹春节美陈：腊月廿日起，至元宵节为此当美陈展示周期。利用圣诞美陈的主体结构，通过外表面的改造，形成合适中国传统春节的视觉元素装饰；

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