财务及车辆管理办法.docx

财务管理办法
为进一步规范财务管理制度，保证各工程的顺利进行，特制定如下管理办法.
1. 严格资金的使用情况，对资金来源、投资使用和资金完成的三个阶段，认真做好日常的会计核算、记帐、报帐工作。必须做到手续完备、内容充实、数字真实准确、帐目清楚、按期报帐；
2. 严格履行会计手续，资金必须按程序由负责工作的签批后方能使用；
3. 认真编制凭证及月报、季报、年终计算，做到报表及时、数字真实、内容完整、实事求是；
4. 认真审核原始凭证，对违反财务制度，不真实和不符合规定的开支范围与标准的一律拒绝报帐；
售房部
1. 报销人亲自填写报销单据，将所报销的“摘要”填写清楚，招待费用需要附带明细的说明，请填写在备注中（用铅笔填写用途,请客对象等）•如有不清楚的问题，可事先询问财务人员如何填写。签发字迹工整清楚、不得涂改.填写完毕后交由出纳进行审核。
2. 公司支出款项由各部门人员向该部门主管提出申请，经财务部审核单据并签字确认（包括费用的金额，是否含税开据发票等）无误后，交总经理审核批准，财务方可办理费用清算（或转款至相关单位）。如有发票的单据的凭证，财务人员应及时提醒经手人向对方单位索取发票。
3. 报销人请款时，如与合作单位签有协议或者合同的，须提供原件给财务人员审核留存。
4. 各部门负责人于每周一提供该部门“用款计划书”交财务部，再由财务人员交总经理进行审核。提前做好资金安排，临时通知大面额资金的支出，影响货币资金的流动.
5. 各部门报销人员必须于当月28日前核销单据，及时报帐，保证当月支出的项目当月清、真实可靠.
6. 咨询部与财务部核对销售金额后，经肖永强签字同意由财务人员制作销售提成表，交总经理审核签字方可办理付款.有借款的个人，先借先销，再予以核销实发金额.
7. 办公室人员每周五须到采购单位核对原始交易记录，即购买人或提货人应在原始凭证签字作为核销记录.办公室人员请款时，应将此原始单据复印件作为附件提供给财务审核，结款时必附件上原件（注：以周结算的方式进行报销核实）.
工程施工项目部
1、所有合同签定应填写《合同评审审批表》，各项工程开工前需将经签章的合同、协议交财务处存档和备用（包括临时工程）。无合同、无协议的项目，财务一律不得支付和结算；
2、收款单位与合同签证单位名称不一致而又缺少必要手续的，财务人员均有权拒绝办理付款手续；
3、工程施工中发现重大质量问题的；
4、采购部应首先填制请款单（借款单），写清日期、用途、金额，报财务审核交总经理签字后方可签发，签发字迹工整清楚、不得涂改；
5、采购的材料、设备必须报工程项目负责人审核签字，方可购买;对金额超过10元必须上报总经理；控制好成本，以免造成不必要的浪费.、
6、采购员每周报帐；核销的材料及设备必须有入库单，没有入库单的材料及设备，不予以报销.
7、财务人员根据上述审批程序审核无误后，方可办理；
8、不按时报帐，未处理完毕之前不得再申请款。
采购员
1、负责施工的材料选定与采购
2、对每天工程的进度所需的材料要随时跟进;提前备好第二天施工所须的材料，保证工程的进度。
3、工程施工中因材料出现的问题，应及时做好协调工作；保证施工正常进行；
4、采购的零散材料必须入库；
5、提前备好第二天施工所须的材料；
仓管员
1、做好材料出、入库存登记；
2、每天必须用的材料要做好登记
负责人
1、负责编制施工管理计划，确定施工质量目标、管理手段、人员配制与分工等；
2、在施工过程，随时掌握工程的进度,从质量、造价、进度等角度出发，对施工进行优化，保证质量、节约成本
3、负责工程施工过程中出现的问题及时解决，并协调好工作；
4、每周做好计划报表上报公司，并对上周工作的完成和未完成的计划进行汇总
财务
1. 财务处须参与工程合同的审订和修改补充工作，对合同中有关财务内容的约定和规则负责审查；
2. 财务人员须熟悉工程合同的各项条款；
3. 严格按合同办事；
4. 签订施工合同必须遵守国家《经济合同法》等法律法规；
5. 财务必须了解、掌握工程进度、工程变更、材料替换及各种与财务有关的资料和实际情况，力争做到管理到位，控制到位，减少损失和浪费，提高投资效益
6. 财务是我公司职能部门，负责对公司及工程项目施工、及财务决算审批全过程的财务活动实施财务管理和监督对公司及工程施工财务活动负领导和管理责任；
7. 财务处对需要签订的《工程施工合同》、协议等负责最后审察和签章；
8. 不设二级财务。
车辆管理办法
一、公司车辆由办公室统一管理
二、外单位借车，需经总经理批准后方可安排。
三、车辆驾驶实行专车专管。面包车由工程部使用，对车辆使用承担责任。如有临时安排,其他部门用车，在用车期间内承担责任，保持车况完好.
四、车辆停放时，应采取必要的防盗措施.
五、公司车辆统一定点保养及维修，需维修的项目由驾驶员列出清单后，由办公室报总经理批准。
六、办公室应按时办好公司车辆保险、养路费缴纳等各项手续，公司车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。
七、非本公司车辆，公司只予以定额补贴油费
八、车辆用油公司每月定额发放
1、总经理油费实报实销；
九、驾驶员应做到合理用车，节约用油，将油耗控制在指标以内，特殊情况需报销油票的，须报公司总经理批准。
十、违规与事故处理
1、下列情况,违反交通规则或事故的经济损失及责任由驾驶员负担：
(1) 无照驾驶；
(2) 未经许可将车借予他人使用；
(3) 违反交通规则引起的交通肇事；
(4) 违反交通规则，其罚款由驾驶人员负担。
2、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理.
差旅费管理办法
根据上级有关规定,结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度.
一、本办法适用于本公司因公出差支领旅费的员工。
二、出差旅费分交通费、宿费：
1、交通费系指火车、汽车、飞机等费用。
2、膳宿费系指膳食费及宿费。
三、员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经部门负责人审核并呈报总经理批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人头报告总经理，等返回公司后，应立即补办手续，员工出差报支表的处理程序如下：
1、出差前依单填明单位、级别、姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额，经部门负责人审核后呈报总经理批准。
2、出差人凭核准的预支金额，填写借款单，向财务部预支差旅费。
3、出差人返回后7日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始讫地点、工作内容、报支项目、金额等，由所属部门和财务部负责人审核后报总经理批准，由财务部在报销时冲销预支数。
四、差旅费按业务需要按岗位职务分成如下几个等级：
1、享受总经理以上待遇的人员，差旅费实报实销。
2、享受副总经理和总工程师待遇的人员，宿费上限150元/日。
3、享受部门负责人待遇的人员，市宿费上限1元/日，其他人员宿费上限80元/日，另伙食补助30元/天.县一级住宿费下调20%，交通费以经主管领导核准的交通方式依票据实报实销。
4、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经主管领导核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。
办公用具、用品购置与管理办法
一、所有办公用具、用品的购置统一由办公室做计划、报经领导批准后方可购置。
二、所有用具必须统一由办公室专人管理并办理登记领用手续。
三、个人领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。
合同签定与用章管理办法
一、各项合同签定前应填写《合同评审审批表》，并交予财务处进行审订和修改补充工作；
二、合同签定后需交予一件原件于财务处存档。
三、用章管理办法
1、公司印章由总经理指定办公室专门人员进行保管。指定业务专用的公司财务印章，由总经理指定财务室专门人员保管，如有遗失或误用情事，由该人全权负责。
2、用章应填写《签章申请表》，对未经审批的文件，不得擅自用印，违者受按规定进行相应的处罚。
3、印章遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。