农资连锁公司仓储与配送管理办法-商品仓储与配送制度.doc

目 录
一、仓储管理 2
（一）进货入库 2
1、从供应商采购入库 2
2、内部调拨 3
（二）商品储存 4
1、划分区域，分类别、种类储存 4
2、加工出售前检验 5
3、防虫防鼠 5
4、防火、防盗、防潮 5
5、包装物、宣传促销品等商品管理 5
（三）商品盘点 6
二、出库销售 7
（一）事业部销售 7
1、事业部直运外销（流程图8） 7
2、事业部仓库销售（流程图9） 7
(二)分公司销售 7
1、分公司直运销售(流程图10) 7
2、分公司仓库销售（流程图11） 7
3、分公司配送收款销售（流程图12） 8
4、分公司借出还回配送销售（流程图13） 8
三、退货管理 9
1、连锁店向分公司退货（流程图14） 9
2、分公司向事业部退货（流程图15） 9
3、事业部向供应商退货（流程图16） 10
4、分公司向供应商退货（流程图17） 10
四、保险索赔 11
（一）报案 11
（二）积极施救 11
（三）取证 11
（四）索赔 11
五、相关规定 12
六、奖惩措施 13

安徽徽商农家福有限公司
仓储、配送管理办法 (修订)

为加强经营管理，规范业务行为，明确经济责任，提高工作效率，规避风险，特制定本办法。本办法规定销售、收款、发货、监督分开。主管负责销售，内勤负责收款，库管员负责收发货，会计负责对业务过程监督，各经营单位经理主持工作，对公司负责。
一、仓储管理
（一）进货入库
1、从供应商采购入库
⑴事业部内勤汇总《公司间调拨订单》后，由事业部采购的商品由事业部内勤系统填写、打印《采购订单》（2联），事业部主管、经理手工签字，业务管理部合同管理员依采购计划签章，业务管理部合同管理员和事业部内勤各存1联，编号存档。
《采购订单》上须注明合同号、货物名称、到货地点、到货时间、生产日期、有效期、规格、包装、供应商、产地、数量、损耗要求等（农药类还应有含量、剂型，种子类还应有发芽率、水分、净度、种色等，肥料类还应有有效成份、含水量、色泽、粒径等）。
⑵事业部内勤将业务管理部签章的《采购订单》传真供应商,事业部主管落实发货。事业部主管18小时内通知收货单位到货时间（分公司要货通知《采购订单》号）。
⑶验收入库
收货单位或分公司主管、库管员依据《采购订单》要求验收。验收结果与《采购订单》要求相符的，办理收货手续；如有任何不相符的，要保管好商品并立即有声通知业务管理部和事业部，寻求解决方案。
种子类验收后如需取样检验，须按相关规定规范取样，及时送农技服务中心检验，检验内容根据《中华人民共和国种子法》、公司相关规定和采购订单上注明的要求。验收有异议，需要送省级以上检验部门进行复检的，由农技服务中心和事业部负责办理。
①供应商货运事业部仓库(流程图1)
事业部库库管员根据《采购订单》系统填写、打印《库存采购入库单》，库管员手工签字，事业部内勤系统审核。

②供应商货运分公司仓库
a.事业部货存分公司（流程图2）
事业部经理或主管与分公司经理沟通同意后，事业部内勤依《采购订单》系统填写《库存采购入库单》，分公司库管员在总部帐套下系统审核确认。
b.分公司要货事业部采购（流程图3）
事业部内勤依《采购订单》系统录入《库存采购入库单》，并自动生成分公司《库存仓库入库单》。分公司库管员系统审核确认。
注：事业部收到供应商供货发票后，事业部内勤依据供应商发票系统填写《采购发票》，系统签字，完善采购程序。
2、内部调拨
⑴肥料部货存分公司（流程图4）
事业部内勤系统填写《公司间调拨订单》，调入库为代储库，调出库为配肥厂成品库。配方肥厂库管员系统审核，分公司库管员在总部帐套下系统审核《库存调拨入库单》确认。
⑵事业部货存分公司（流程图5）
事业部内勤系统填写《转库单》（转入库为代储库），直接转出后自动生成《其它出库单》，配送中心库管员签字后再在总帐套分公司代储库中自动生成《其它入库单》，分公司库管员在总部帐套下系统审核确认，货物自动转入总部帐套下的分公司代储库。
⑶分公司向事业部要货（流程图6）
①分公司库管员系统填写、打印《公司间调拨订单》，经理、主管、库管员手工签字。
②事业部内勤系统审核《公司间调拨订单》。
③事业部库管员打印3联《公司间调拨订单》（事业部库管员、承运人、收货单位各执1联，承运人凭收货单位签字的承运人联结算相关费用）。
④事业部库管员依据《公司间调拨订单》发货，并手工填写实发数，手工签字。
⑤事业部库管员依据《公司间调拨订单》实发数系统填制《库存调拨出库单》，系统签字，自动生成分公司《库存调拨入库单》。
⑥分公司库管员系统审核《库存调拨入库单》确认。
⑷分公司间调剂（流程图7）
①调入方分公司库管员填写、打印2联《公司间调拨订单》，经理、库管员手工签字（2联一同带调出方调货）。
②调出方分公司经理、库管员在调出方打印的2联《公司间调拨订单》上手工签字后，双方各执一联，调出方库管员系统审核。
③调出方库管员依据《公司间调拨订单》应发数发货，并填写实发数。
④调出方分公司库管员根据《公司间调拨订单》实发数填制《库存调拨出库单》，系统签字，自动生成调入方分公司《库存调拨入库单》。
⑤调入方库管员收货并系统审核确认《库存调拨入库单》。
商品入库后，入库等相关手续须在24小时内办理完毕，库管员要及时建好台账和警示库存卡。台账和警示库存卡要标明商品名称、规格、数量、生产批号、有效期、供应商名称、入出库时间、存货编码。
不同有效期的货物分别用红、黄、绿警示库存卡标记（红色卡表明失效期在6个月内，黄色卡表明失效期在6-12个月，绿色卡表明失效期在12个月以上）。同时每月核查，及时更换警示库存卡。
（二）商品储存
1、划分区域，分类别、种类储存
主管要协助库管员建立清晰的货位系统和顺畅的物流通道，按照存货商品的属性、特点、用途、来源划分种类。农药类划分除草剂、杀虫剂、杀菌剂、其它等，种子类划分小麦、水稻、油菜、棉花、蔬菜等，各种类按一年内占用资金总额比例的大小排序，划分区域单存单放。种子堆垛下面要有垫板，堆垛之间、垛墙之间应留有0.5米通道，码放科学整齐。
2、加工出售前检验
散装种子加工前和包装出售前，种子事业部须取样检验,发现问题及时采取补救措施。散装种子加工时一定要逐件检查，核对与库存卡上标注内容是否一致，确认无误后再进行充分混和加工包装，避免人为机械混杂。加工包装业务由事业部提出要求，并派专人现场指导，负责加工包装质量。
3、防虫防鼠
日平均气温低于20℃时，种子主管须每月检查一次种子的害虫发生情况，在20℃以上时每周检查一次。发现有虫害时及时对仓库内种子、包装物等进行熏蒸处理。熏仓时，须根据药剂的种类、仓库体积大小掌握合适剂量和熏蒸时间，做到既能毒杀害虫，又不影响种子发芽，防止人畜中毒。每批良种只能熏蒸一次，一般在每年的六月份熏仓。技术服务部提出熏仓方案，农药主管现场指导，种子主管现场协助。库管员还要经常检查鼠害，发现鼠害时可利用鼠夹、鼠药等有效方法进行灭鼠。
4、防火、防盗、防潮
仓库要配备必要的消防用具(灭火器及配套材料、自来水、砂等)和防火禁烟标志，不准在库内堆放其它易燃、易爆品等。库管员须每天严格检查电气设备，做到人走灯关、电断，锁好门窗。库内机电设施，非专业技术人员，严禁操作使用。要做好防火、防盗、防潮等安全生产工作。
5、包装物、宣传促销品等商品管理
包装物、宣传促销品等是公司信誉的载体，视作库存商品管理。这类商品出库时，财务收款手续凭事业部经理或分管副总经理签字同意的《工作请示签》。入库时库管员要认真检查数量和质量，建立库存卡和台账，出库时要严格执行公司规定办理手续。不再使用的废旧包装物、回收物品由所属单位按公司要求统一处理，其收入记入营业外收入。
（三）商品盘点
1、库管员系统打印空白《盘点单》，相关人员共同盘点实物，库管员在《盘点单》上手工填写盘点实物数。
2、会计核对无误后，库管员及有关人员手工签字，会计手工签字并系统录入盘点实物数系统审核。
月盘点是由主管、会计及库管员对当月仓库全部商品进、销、存的盘点。盘点内容是商品数量、规格、有效期、帐卡物是否一致、工作流程是否符合要求等，并对库管员台账、库存卡、库容库貌、商品库存管理质量进行认定。
季度、年度盘点内容与月盘点相同，盘点时，督导审计部、财务部派员参与。
抽查盘点是督导审计部牵头对有关部门库存的商品进、销、存情况进行不定期检查、核对。抽查商品品种不少于总商品品种的30%。
盘点形成的《盘点表》、《盘亏表》和《盘盈表》三份报表一式三份，盘点人员、财务人员和单位负责人要签字确认，加盖单位公章，会计、库管员和督导审计部各执一份。月盘点每月5日进行，月盘点三个报表电子版、打印件8日前上报督导审计部，督导审计部核查、整理后送董事长、总经理、财务部、事业部，并与财务部、事业部核对。
3、盘点结果处理
月度、季度、年度盘点结果如与账面不符，要及时查明原因。属人为因素造成的短货由责任人承担损失。属非人为因素造成的损失经事业部确认、总经理审批后，及时、妥善做好账务处理：
⑴盘盈的部分冲减当期的管理费；
⑵盘亏的部分（含管理单位抽查的部分）属于自然损耗产生的定额内损耗，计入管理费；
⑶属于计量收发差错和管理不善等原因造成的，在减去过失人或者保险公司等赔款和残料价值之后，将净损失计入当期管理费；
⑷属于自然灾害或意外事故等非常原因造成的损失，在减去过失人或者保险公司等赔款和残料价值之后，将净损失计入营业外支出。
二、出库销售
（一）事业部销售
1、事业部直运外销（流程图8）
⑴事业部内勤系统填写、打印《收款单》、《销售订单》，经理、主管手工签字，财务销售会计系统审核后手工签字。
⑵事业部内勤系统填写《库存采购入库单》，系统签字。
⑶事业部内勤系统填写《库存销售出库单》。
2、事业部仓库销售（流程图9）
⑴事业部内勤系统填写、打印《收款单》、《销售订单》，经理、主管手工签字，财务销售会计系统审核后手工签字。
⑵事业部库管员系统填写《库存销售出库单》，系统签字。
(二)分公司销售
1、分公司直运销售(流程图10)
⑴事业部内勤或库管员系统填写《库存调拨出库单》并系统签字，自动生成分公司《库存调拨入库单》。
⑵分公司管库员系统审核确认《库存调拨入库单》。
⑶分公司主管同时系统填写并打印《销售订单》、《收款单》，内勤系统审核《收款单》、《销售订单》，分公司经理、内勤、库管员、客户在《销售订单》上手工签字，内勤、客户在《收款单》上手工签字。
⑷分公司库管员系统填写《销售出库单》并系统签字。
2、分公司仓库销售（流程图11）
⑴分公司主管或经理系统填写、打印3联《收款单》，内勤系统审核，内勤、交款人手工签字（内勤、经手人、交款人各执一联）。
⑵主管或经理系统填写、内勤审核、打印4联《销售订单》，经理、内勤手工签字（库管员、会计、配送人、客户各执一联）。
⑶库管员依据签字审核后的《销售订单》发货，并手工填写实发数，手工签字，库管员依据《销售订单》上实发数，系统填写《销售出库单》，系统审核。
⑷需要配送的，配送人在《销售订单》上手工签字。
⑸连锁店收货后在《销售订单》配送联、客户联上签字，客户联交连锁店，配送联交内勤，收款结算后交会计记帐作为凭证附件。
3、分公司配送收款销售（流程图12）
⑴主管或经理系统填写、打印4联《销售订单》。
⑵分公司经理手工签字后，内勤系统审核、手工签字。
⑶库管员依据《销售订单》应发数发货，填写实发数。库管员、配送人手工签字。
⑷货运连锁店收款、交货。
⑸配送人收款、交货后，店主在《销售订单》配送联和客户联上签字，客户联交连锁店，配送联交内勤缴款，结算后交会计记账。
4、分公司借出还回配送销售（流程图13）
本流程适合新推广的商品、需要处理的商品、紧急销售商品，经督导审计部同意后方可执行。
⑴主管或经理在自己户名下填写3联《库存借出单》，内勤系统审核、打印、手工签字，经理手工签字（库管员、内勤、配送人各执一联）。
⑵库管员发货后，手工签字、配送人手工签字。
⑶主管依客户需求量填写3联手工《配送单》，连锁店主在《配送单》上手工签字、配送人收款发货。
⑷主管或经理退货后，在系统中查询当笔《借出单》，并在“辅助功能”中填写还回数字，生成《借出还回单》、打印3联《借出还回单》，主管或经理、库管员、内勤手工签字，库管员系统签字。手工《配送单》客户联交连锁店，手工单配送联和会计联分别作为《借出还回单》配送联和会计联的附件。
⑸主管或经理依据《收款单》、《借出还回单》、《借出单》和手工《配送单》按实在系统《销售订单》中参照《借出单》，生成分户《销售订单》，并打印1联分户《销售订单》，主管或经理、库管员手工签字，分户《销售订单》交库管员。
⑹《借出单》、《借出还回单》、分户《销售订单》和手工《配送单》四单合订记帐。
三、退货管理
需退货的商品是指不合格货物或经事业部同意报废的货物、临近报废货物、滞销货物和其它原因需要退回供应商或与供应商调换新品的货物。在征求事业部意见的前提下，退货前明确退货理由、商品名称、数量、规格、包装、生产商名称、费用承担、新品到货时间和方式等内容。所有退货须符合公司有关规定。退货不退款，在下次进货时冲抵。散装、散件等商品一律不许退货。退货时的价格按当时行情确定。涨价按原价、跌价按现价执行。
1、连锁店向分公司退货（流程图14）
⑴主管或经理系统填写、打印负数4联《销售订单》，主管、内勤、库管员、客户手工签字。
⑵分公司经理手工签字，交内勤系统审核。
⑶库管员依据已签章审核后的《销售订单》收货，手工填写实发数（负数），系统审核（主管、内勤、库管员、客户各执一联）。
⑷客户往来帐上增加连锁店预存款或减少欠款，不退现款。
2、分公司向事业部退货（流程图15）
⑴分公司库管员依据分公司主管与事业部主管沟通结果填写、打印负数《公司间调拨订单》（1联），分公司经理手工签字。
⑵事业部内勤打印负数《公司间调拨订单》（1联），事业部主管、经理签字，内勤系统审核。
⑶事业部库管员打印3联负数《公司间调拨订单》（发货、客户、配送）。
⑷事业部库管员依据负数《公司间调拨订单》收货，并手工填写实发数（负）。
⑸事业部库管员填写负数《库存调拨出库单》，系统签字自动生成分公司负数《库存调拨入库单》。
⑹分公司库管员系统审核确认。
3、事业部向供应商退货（流程图16）
⑴事业部内勤系统填写、打印负数《采购订单》，主管、经理手工签字，内勤系统签字。
⑵业务管理部根据合同等相关退货条款，在负数《采购订单》上手工签字。
⑶事业部库管员凭负数《采购订单》退货，并填写实收数（负数），并打印3联负数《采购订单》（配送中心库管员、配送人、收货单位各执一联）。
⑷事业部库管员凭负数《采购订单》实收数（负数）填写负数《库存采购入库单》，系统签字。
⑸财务上冲减供应商货款，或增加预付款。
4、分公司向供应商退货（流程图17）
⑴分公司库管员依据分公司主管与事业部主管沟通结果填写、打印负数《公司间调拨订单》（1联），分公司经理手工签字后。
⑵事业部内勤打印负数《公司间调拨订单》（1联），事业部主管、经理签字后系统审核。
⑶事业部内勤依据《公司间调拨订单》和供应商收货单系统录入负数《库存调拨出库单》并系统签字，自动生成已签字的分公司《库存调拨入库单》，分公司库管员系统审核确认。
⑷事业部内勤负数填写、打印《采购订单》，主管、经理手工签字，内勤系统审核。
⑸业务管理部根据合同等相关退货条款，在负数《采购订单》上签章，事业部向供应商传真负数《采购订单》（注明退货）。
⑹事业部内勤根据负数《采购订单》系统填写负数《库存采购入库单》，系统签字。
⑺财务上冲减供应商货款，或增加预付款。
需打印的《调拨订单》一式3联（入库、记账、客户），需打印的《销售订单》一式4联（出库、记账、客户、配送）。
四、保险索赔
保险标的发生保险责任损失的，保险公司将按照保险金额与保险价值的比例承担赔偿责任。目前公司投保的险种有中国人民财产保险股份有限公司财产保险综合险和国内货物运输预约保险两类。
（一）报案
当公司财产和货物在仓储、运输中受到任何形式的损失都必须在第一时间向中国人民财产保险股份有限公司在当地的分支机构报案（中国人民财产保险股份有限公司全国统一服务电话为95518，如是被盗还必需向当地公安部门报案），并及时通知审计督导部，同时保护好现场。
（二）积极施救
保险标的遭受损失时要立即拍照留存、保护现场，事发单位当事人经保险代理单位同意后，可先积极施救，使损失减少至最低程度。
（三）取证
保险公司工作人员接案后会及时赶到现场勘查取证。事发单位和当事人要积极主动配合。
（四）索赔
事发单位向保险公司申请索赔时，需将保险公司工作人员签章的现场记录等索赔材料（包括财产损失清单、技术鉴定证明、照片、查勘记录、出险通知书、商品采购发票、救护费用发票以及必要的账簿、凭证和有关部门的证明等），准备充分后递交审计督导部。公司收到索赔材料后将迅速组织核对、审定索赔、登记备案。
通过火车运输的，收货时发现短货、破损、受潮变质等问题，须及时将火车站商务记录、保险索赔手续报审计督导部办理索赔。如无火车站商务记录的，收货单位承担损失，并追究直接相关人员经济责任。
五、相关规定
（一）到货入库、销售货款入账、商品出库、余货退库等系统财务手续要在24小时内办理完毕。库管员收货时发现货物与系统入库不一致时，第一时间电话通知供货单位，供货单位库管员、主管协同查明原因后，由供货单位库管员或主管有声通知进货单位及时作相应调整（流程图18）。
（二）仓库内保持清洁，拆除的包装物要集中堆放，不得随意乱扔。货物堆放要合理，防止货物倒塌、挤压等造成经济损失或伤人事故。仓库外无杂草、垃圾、污水。
（三）通过物流公司发货，须签订配送协议，配送单须有物流公司经手人签字、物流公司签章。使用社会车辆配送的,须有驾驶员身份证、驾驶证、行驶证、车辆数码照片，并在配送单上签字。
（四）分公司上的《公司间调拨订单》事业部内勤要及时通知事业部主管或经理，并在18小时内答复分公司。配送中心发货，到货时间省内不得超过48小时，省外不得超过72小时，特殊情况下应及时与事业部和收货单位沟通说明原因。
（五）仓库每月5日盘点，《盘点表》、《盘亏表》和《盘盈表》上经理、主管、库管员、会计手工签字，并在每月8日前上报督导审计部。
（六）库管员调动或离职时，仓库货物必须盘点。分公司经理调动或离职时，必须对仓库货物、财产、往来、账、款进行盘点清理，办理凭证、货物交接手续。交接时，督导审计部、财务部均要派员参加。对未尽事宜要列出清单，明确责任，提出处理措施，清单一式三份。交接双方和单位负责人签字，有关人员各执一份。
（七）库房保持通风，晴天开窗，雨天关窗，防止商品霉变。库管员要经常检查仓库隐患，发现问题及时汇报。仓库漏雨要及时修理，暴雨积水要及时疏通排水，防止货物受潮受损。商品受潮时，要及时晾晒。
（八）对有标记的商品出库时，库管员按要求登记并上报标记符。
（九）未经准许，任何单位和个人不得擅自退货。退货所发生的费用由相关分公司、事业部或供应商承担。
（十）分户《销售订单》或手工《配送单》须有客户手工签字。
（十一）在高温季节出晒种子时，要注意晒场地面温度，以防烫伤种子。
（十二）《采购合同》上须注明供应商应凭“农家福业务管理部签章的《采购订单》传真件发货”条款。
（十三）选择仓库须符合仓储要求，租赁仓库要报督导审计部同意并系统建库。
（十四）退货、发货时，对品种、产地、生产期、批号、数量、规格等逐一核对，杜绝错、乱、混现象。
（十五）破损、过期和失效等商品须报批后统一处理。处理、运输中严防造成环境污染、社会公害、企业受损等事件发生。
（十六）严禁口头通知、手工单或白纸条发货。不得任意降价销售。如需降价，必须经总经理批准。
（十七）临时欠款管理除按《应收账款管理》限额（加盟金70%）、限时（72小时内）、限户（没有欠款信誉度好）要求办理外，还应有分公司经理签字同意、配送责任人签字和欠款人签字的欠款凭据。
（十八）存货要推陈储新，生产日期在先的先出库。
（十九）配送车速度要适中，不得高速行车造成商品破损。
（二十）严禁以职务行为违反公司规定为他人或自己谋取利益。
（二十一）分公司只能在公司规定区域内进行销售，不得跨区域销售，所有《销售订单》上要有具体的客户名称，客户通信联络方式必须上报督导审计部备案。
六、奖惩措施
（一）对在仓储、配送管理工作中成绩突出的单位和个人及时给予通报表彰。每年年终评比一次，对前三名的单位和个人分别奖励1500元、1000元和500元，对后三名的单位和个人进行通报批评，并酌情给予经济处罚。
（二）违反（一）-（十）条中任何一条款，每次扣罚单位主要负责人100元、责任人200元。
违反（十一）-（十八）条中任何一条款，扣罚单位负责人每次1000元，责任人每次500元。
违反（十九）条损失驾驶员承担；确系运输中造成破损，证据确凿时，驾驶员承担50%的损失。
违反第（二十）条，非法所得全部上缴公司，并处2倍罚款，责令辞退。
违反（二十一）条，按全部差价2倍处罚，由财务部全额记入市场区域所属分公司（低于5000元按5000元结算）。
（三）违反本业务流程经查实，由督导审计部根据相关条款开出处罚单，人力资源部从工资或年终绩效工资中扣除，并通报批评。连续二次处罚者责令辞退。
（四）因人为因素给公司造成经济损失，均要按实际损失价值赔偿，直至追究相关法律责任。
本办法由督导审计部负责解释，自发布之日起施行。

二○○八年六月一日

附：流程图