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OHS管理体系文件资料控制程序

OHS管理体系文件和资料控制
组织应建立并坚持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,从而保证:
(1)它们能够被恰当定位;
(2)对它们进行定期评审,必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;
(3)职业安全健康管理体系的关键岗位,都能得到有关文件和资料的现行版本;
(4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回,或采用其他措施防止误用;
(5) 法律、知识性文件和资料,予以适当标识并保存。
1.理解要点
对OHS管理体系文件的管理,如文件的标识、分类、归档、保存、更新、处置等等,是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所,有专人保管,并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置,新的文件要及时到达使用者手中,文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求,为了实施对文件和资料的控制,除管理手册和程序文件外,还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制订如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在ISO9000系列中已有较严格的要求,可参照执行。
另一方面,OHS管理体系着重在体系的运行和危险因素的有效控制,而不是建立过于繁琐的文件控制系统,在建立体系和运行体系中要注重实效。
2.审核要点
1)组织是否制定和坚持了控制文件的文件化程序,是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如:是否建立OHSMS文件和资料管理程序、制定文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)。
2)是否能保证体系运行的各个重要岗位,都能及时得到相应文件的现行版本。
3)不管出于什么原因而保留的已作废文件,是否都进行了适当的标识和管理。
4)文件的收发、复制、归档是否都有编号,有责任人员签字。
5)文件更改、修订是否有原审批部门审批。
6)文件公布前是否由授权人员审批其适用性。
7)文件修订时,是否制定了相应记录和更改清单或一览表。