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办公用品采购管理制度
一、 总则
1、 为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程,明确责
任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制
度；
2、 本制度适用于公司全体员工.
二、 办公用品分类
本制度所指的办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、
办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额
资产等固定资产。
1、 办公室家具：如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等；
2、 办公设备及办公用具:如电脑、计算机、投影仪、打印机等；
3、 日常办公用品、耗材:如笔记本、笔、打印纸等；
4、 其他
三、 采购原则
1、 所有办公用品的采购、发放、管理工作，由行政部统一负责。
2、 负责办公用品的采购和日常管理，当库存低于一定数额时，行政
部应及时补充。
3、 行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况
进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购；
4、 财务主管负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品
台账；
5、总经理对行政部的办公用品采购管理实施严格监督,发现问题应及
时纠偏。
6、采购人员严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品
种和数量，凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公物品，任何人不
得擅自购买，否则后果自负。
四、 采购办法
1、 所申购物资总价格在5元以下的办公用品,由行政经理审核后直
接采购；
2、 总价格在5元以上的，经由总经理签字确认后采购。
五、 采购审批程序
1、 总价格在5元以下的物品；
申购人填写《物品申购单》一部门负责人审批一行政经理审批一行
政人员采购
2、 总价格在5元以上的物品；
申购人填写《物品申购单》一部门负责人审批一总经理审批一行政
人员采购
3、 行政专员依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有
缺项的，应及时编制办公用品购置计划,后进行采购；
六、 核销
1、办公用品采购后，行政部负责验收、核对，确认无误后登记入库；
2、采购物资时，行政人员须向供应商索取正规发票和物品清单，如
供应商未能开具正式物品清单的，行政人员须依据实际购买的物品、规
格、型号、单价、数量等,自行编制采购物资清单，作为报销凭证；
3、物资采购完毕，须在10个工作日内，填写《费用报销单》，经
行政部经理、总经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对报销
凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销.
七、 办公用品的保管
1、 备用的办公用品由行政部统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损
坏、丢失，确保办公用品的功用和性能。
2、 对固定资产实行保管责任制.实行使用人、领用人、保管责任人三
合一的办法。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。
3、 办公用品在使用过程中出现故障时，应及时通知行政部组织维修。
4、 对因个人工作失误、非正当使用而造成办公用品出现重大耗损的,
将根据个人错误的程度，由责任人承担相应的损失。
5、 员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由人
事行政部确认。
八、 领用和发放
1、 员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》并确认签字，
且按照《办公用品领用登记表》发放办公用品，并做好出库登记，建立
台账。
2、 办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政专员统一调换
或回收；
3、使用人在使用办公设施时,应严格按照要求进行操作，并注意日常
保养维护。
4、 新员工入职，每人可配备：记事本一本、签字笔一支，由行政部
统一发放。
5、 员工离职时，须根据有关规定与行政专员做好相关办公用品交接.
九、登记和管理
1、 行政专员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发
放和库存管理；
2、 财务部须会同行政专员定期或不定期盘点，查对台账与实物，保
证账实相符；
3、 办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公
用品的功用和性能；
4、 行政专员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的
库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
十、附则
1、 本制度由行政部制定，经总经理审批后予以实施。
2、 本制度解释权和修订权归行政部所有，根据实际情况，行政部将
定期对本制度进行修订。
3、 今后若有未尽事宜，由行政部另行发文通知。
4、 本制度自颁布之日起实施.
附件1
物品申购单
申购部门
申购时间

申购物品名称及型号
数量
预算（元）
申购事由

申请人

申购部门意见

经理意见

总经理意见

董事长意见

说明：申购物品预算总金额5元以下含5元）由经理审批，5元以上（含5元）由总
经理审批;
附件1
办公用品领用登记表