公司库房管理流程与规范-库管员工作须知与日常岗位职责.doc

公司库房管理流程与规范
一、目的 
    为强化公司库房所有采购物品入库、贮存、出库的控制的管理力度，建立科
学化、正规化的库房管理方式，控制公司成本支出，特制定本制度。 

二、使命 
    严格物品采购计划、物品出入库借用手续，严把质量关， 
对物品分类摆放先入先出，易于查找。 

三、采购计划上报、审批流程
1、每月由各部/项目文员汇总填写物品采购明细表，部门/项目经理查看确认签字后上报综合部。 
2、综合部将收集齐备后交由总库管理员进行物品库存审核，对库存充足物品进行标注，对无库存、库存数量不够物品总库管理员要在各部/项目上报的采购明细表上签字进行采买确认，并将确认后的采购明细表返回综合部。 
3、综合部管理员执总库房管理员将确认后的各部/项目采购物品明细表送工程经理、综合部经理、财务负责人进行三审签字确认无误后报送物业总经理审批。 4、综合部管理员将总经理审批后的采购计划表一式三份复印，一份给采购人员进行采购，一份给总库房备用核对，一份给财务部，原件存入综合部档案。 5、遇特别状况必需临时采购的物品必需物业总经理同意先行采买，手续应在一个工作日内以申请的方式补齐。 
4、采购原则上不能超过1-2个月的使用量。

四、进出库流程及管理规范 
〔一〕物资验收入库 
  1、物资入库前，库管员要依据当月采购计划审批表或临时物品采购申请表进行物品核对〔核对内容包括：物资名称、规格型号、数量、质量等〕，核对无误后办理入库手续。 
以下状况不予验收入库：   
1.1、名称规格不符不入库 
1.2、数量不符应由采购员及时补回，采购物品有损坏的不入库   1.3、质量不合格不入库。 
1.3、无计划或超计划物品不入库。 
、验收成件包装物资要进行抽检，凡质量、数量、规格、品种与采购清单不符的不予验收入库。 
  1.6、以上入库所造成后果由库管员负责。 
  2、未通过检验合格不准进入货位，更不能投入使用。验收中发现的问题应及时向综合办公室和采购经办人员及有关部门负责人汇报，请求采用有效处理措施。 
  3、物资检验合格后，库管员要亲自同交货人办理交接手续，核对盘点物资名称、数量是否一致，按采购清单、采购申请上的要求签字。  
  4、入库时，库管员要认真如实填写《入库单》，入库单各栏应填写清楚，并随同收货单一起交财务部记账。 
  5、对暂时不能退回的不合格物资，应隔离堆放，严禁与已入库的物资混杂在一起。 
〔二〕物资的储存与保管 
  1、物资的储存与保管原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置库房，并依据库房的条件合计划区分工。凡使用量大的落地堆放，周转量小的用货架存放。落地堆放要分类按规格的次序进行排列编号并标明物资名称等；上架的物资应依据区域划分进行摆放，并标明物资名称、型号等。要常用与非常用分开，工具与材料分开，整齐统一。货架存放做到上放轻、下放重，中间放常用。   2、物资堆放的原则是：在堆放合理安全可靠的前提下，推行五五堆放，依据物资特点，必需做到过目见数，查点方便，成行成列，排列整齐。同类物资堆放，要合计先进先出，领用方便。 
  3、库管员对库房物资应依据其自然属性和库房的实际状况，认真保管，严格做好防火、防盗、防投毒、防鼠、防虫蛀、防锈蚀、防变质、防受潮、防桶漏、防失油、防尘污、防老化、防凝固、防受冻、防变形、防破损等工作，使公司财产不发生保管责任损失。  
  4、库房物资如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等，库管员应及时报告库
房所属部门负责人，并分析原因，查明责任，按规定办理报批手续。未通过批准的一律不准擅自处理。保管员不得采用“盈时多送，亏时克扣〞的违纪行为。   5、库房所存特别物资未通过库房所属部门负责人同意，一律不准出库。   6、库房要强化安全保卫措施，禁止非仓管人员擅自入库。库房严禁烟火。库管员应懂得使用消防器材和必要的防火知识。 
〔三〕物资发放与出库 
  1、库管员应按“推陈出新、先进先出、按单领取、严格控制〞的原则发放物资，保持“一盘底，二核对，三发放，四减数〞。对贪图方便，违反出库原则造成物资发放失效其他差错等损失，库管员应负责任。 
  2、库管员在发放物资时，应严格检察物资发放批准单〔要求有具体用途用量和使用地点说明〕，确认是否经领用所属部门/项目负责人同意。否则，库管员有权拒绝发放。 
  3、库管员在发放物资时，应与领物人认真盘点，当面检查所领物资规格、型号、数量等，库管员要认真填写出库单，出库单必需经领物人签字确认，未通过签字确认，物资不准出库。 
4、工具借用人要填写《工具出借登记表》，所有凭证库管员应认真妥善保管。    
5、工具、劳保用品、办公物品领用以部门/项目为单位领用，部门/项目领用后要在二个工作日内附部门/项目领用发放使用人签字明细交回库房管理员与出库单配套装订存档。〔 注：除消耗品外物品领用前要将报废物品一对一交回库房由公司定期统一处理〔因个人原因损坏赔偿的除外〕。〕
〔四〕计算机科学化管理
1、由公司技术部在公司内网建立一个库房管理软件系统，所有库房管理数据全部上传至内网网盘，以确保数据不被丢失。
2、数据网盘有充分的保密措施，数据网络只由公司内部使用。
3、库房应对各类物资分门别类建立物资台账，严格台账登记制，所有有关物资入库、发放、出库、报废等都应在当日盘存上传变更的数据，有特别状况不能及时上传，不应超过次日上传，以确保数据准确性。
4、涉及物资入库、发放、出库、报废等的相关人员，应同时进行登记。每次系统登记，必需填写一名主要相关负责人及一名次要相关负责人。
5、库房原则上每月25日前完成盘存一次，核对账目、和实物是否相符，如有不符，必需查清原因，分清责任，并提出和实施改正失误的措施。 
6、盘存时，由库管员负责，库房所属部门另派人协助，综合办公室派人监督。 
7、盘存完毕后，库管员应向综合办公室提出各类物资的合理库存量和目前库存量，以便综合办公室及时安排进行采购，确保各部门工作必需要，同时降低库存成本。对过期、失效等物资，在查清责任后要及时报综合办公室作报废处理，并办理有关报废手续。 
8、每月末制作《出库材料月报表》及《入库材料月报表》，依据表内数据，做到“月初库存+当月入库量=月底结余十当月出库量〞，并认真填写《库存物资统计表》一式三份，库房、综合办公室和财务部各一份。 
〔五〕科学分类查找
1、应由相关技术人员负责，建立库房物管理系统的物资分类查找功能，并建立分类查找功能。
2、、按照物品，类别、剩余数量、存放位置进行分类，以便于及时查找和统计必需要补充的物资。
3、同类物品的不同型号、规格、产地应同样进行分类盘存。
4、外来人员涉及到查找物资时，应有库房管理员在场，并有相关许可手续。不得单独或因私使用查找功能。
〔六〕物资的报废 
    公司每年定期对各部/项目库房废旧、损坏物资进行报废，报废完善后进行账物更新，报废参加部门：综合办公室、库房、财务。 
   1、各部门/项目物资报废必需填写物资报废申请〔写明报废物品名称、数量、原因〕，交综合办公室进行审核，审核无误后报物业经理审批。 
   2、库房领新收旧存放的废旧、损坏物资报废，经综合部、财务部共同审核后报物业经理审批。 
   3、任何部门/项目不得以任何理由私自报废物资。 

五、其他有关事项 
 〔一〕管理标准 
1、库房建有标牌，库房规章制度，库管员岗位使命。 
2、物品标识明确，安全方便，摆放整齐。   
3、三净：物品干净、货架干净、库房干净。 
4、库房利用率80％以上。   
5、账本清楚明了，账实相符。   
〔二〕库管员须知 
1、库房的规章制度，岗位使命。 
2、材料领用、入库手续、报表填制与统计。 
3、库存物资的代号、名称、标记、规格、型号、产地。  
4、库存物资的保管、保养方法。 
5、库存物资规格质量标准、外观质量鉴别，取样检查方法。  
6、物资简单的性能用途。 
7、一般常用材料的价格。  
8、各种工具的使用。 
9、记账要做到字迹清楚，日清月结不积压，收货、盘存及时。   
〔三〕库管岗位使命
1、负责审核采购计划申报内容，审核无误后签字确认。
 2、负责物资供应与保管工作。 
3、负责库房物品分类，放置整齐做好“十防〞〔即防火、防爆、防潮、防蛀、防霉、防鼠蟑螂、防盗、防坏、防积压、防丢失〕。 
4、严格执行入库、出库、借领、查找手续。
 5、健全账目，做到有物有账。 
6、认真执行盘点制度，要账物相符。 
7、不得擅自将物资随意外借、送人，严格非库房人员进入库房逗留。
 8、注意库房防火及用电安全，严禁在库房吸烟。
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