采购人员培训规程-物料供应计划与供应商定点管理规程.docx

采购管理规程
标准管理规程

目 录

管理规程 SMP-01
2.物料采购管理规程 SMP-02
3.采购供应计划管理规程 SMP-03
4.采购合同管理规程 SMP-04
5.物料供应商定点管理规程 SMP-05

标准管理规程

题目:采购供应人员的培训管理规程
编 号:SMP-01
制定人:
制定日期: 年 月 日
版 本:1
页数:1
审核人:
审核日期: 年 月 日
颁发部门:供应部
批准人:
批准日期: 年 月 日
生效日期: 年 月 日
目的:建立采购供应人员的培训管理规程，提升采购供应人员的业务技能及工作质量。
范围:公司采购供应人员。
分发部门:总经理、质量部、生产部、供应部、仓库
标 题
正 文
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6.

采购供应人员应经过“公司、部门、岗位〞三级培训。
培训内容应包括：国家有关法律、法规，采购技巧、专业知识、合同的签定、公司相关管理制度等。
培训完毕由行政部门进行考核评定，合格则上刚选用，对不经培训的采购人员，供应部门不得选用。
供应部须编制培训计划，报公司总经理批准后，由行政部监督实施。
采购人员在采购过程中，供应部经理与行政部应定期与不定期跟踪检查和考核，发现问题，及时解决，问题严重者，应重新培训考核，合格者上岗，否则下岗。
虽经培训但考核不合格的采购人员，不得上岗，应接受再培训，直至合格，否则应调离岗位。
标准管理规程

题目:物料采购管理规程
编 号:SM-02
制定人:
制定日期: 年 月 日
版 本:1
页数:1/2
审核人:
审核日期: 年 月 日
颁发部门:供应部
批准人:
批准日期: 年 月 日
生效日期: 年 月 日
目的:建立物料采购管理规程，规范物料采购，确保采购物料质量.
范围:公司所有物料的采购。
分发部门: 总经理、质量部、生产部、供应部
标 题
正 文
1.

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3.
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5.

6.

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10.

采购管理人员必需具有较高的业务素养，以优质的工作质量确保采购物料的质量。
制订严密、科学的采购计划，经论证、批准后实施。
降低采购成本，开拓货源，使生产有序、经济运行。
采购人员必需按照物料质量标准进行采购。
签订采购合同时，应对物料的质量标准、品名、规格、数量、交货日期等关键项目详加规定，达不到公司制订的标准严禁与之签定采购合同，合同一经签订，应认真实施。
按规定提出开发供应商计划，认真调查、评定、筛选、定点，并认真实施对供应商的监督。
采购人员应听取质量管理部门和物料管理部门对所采购物料的看法，及时反馈给供货方，催促其改善产品质量，为实现“优质、低耗〞创造条件，为生产作好服务。
严格执行采购工作规定，即： “非定点供应商物料不采购〞、 “不符合质量标准的物料不采购〞。
展开采购全过程的质量管理，即：供应商视察、帮助、监督、指导、签订合同、装卸货物、运输、验收、生产现场服务。工作。
采购过程中实施“三确认一防范〞管理
签约前应对最终产品质量或生产过程起关键作用的物料、质量不稳定容易变质物料、采购人员认为有必要或对其有怀疑的物料进行质量确认。
发货现场应按采购合同对物料名称、规格、批号、产地、数量、合格证、包装完好、计量及运输方式等实施质量确认。
标准管理规程

题目: 物料采购管理规程
编 号:SMP-02
颁发部门:供应部
制定日期: 年 月 日
版 本:1
页数:2/2
标 题
正 文

11.
12.
到货时应对物料名称、规格、批号、数量、生产企业、合格证、包装是否完好、运输中是否破损导致污染等质量状况进行再确认。
运输、装卸过程应有防潮、防破损的措施，对容易变质物料、特别管理物料应制定特别的防范措施。
建立健全物料供应商档案。
对标签、封口签、包装袋等印有公司标识的包装印制，公司应严格管理，并监督摸版的使用。

标准管理规程

题目:采购供应计划管理规程
编 号:SMP-03
制定人:
制定日期: 年 月 日
版 本:1
页数:1/1
审核人:
审核日期: 年 月 日
颁发部门:供应部
批准人:
批准日期: 年 月 日
生效日期: 年 月 日
目的:建立物料采购供应计划管理规程，确保物料采购有计划进行.
范围:公司所有物料的采购。
分发部门:质量部、生产部、供应部
标 题
正 文
1.

2.

3.

计划制定
月底由仓库保管员盘存仓库所有物品剩余量，报供应部。
供应部依据生产部下达的生产计划和仓库库存状况制定下月采购计划。
计划审批
采购计划制定完毕后送交采购部负责人审核无误后送交总经理审批。
总经理审核批准后供应部严格按照采购计划进行采购。
制定人、审核人、批准人在采购计划书上签字。
注意事项
月底盘存保管员要认真盘点仓库物料库存状况，为供应部制定采购计划提供准确数据。
供应部制定采购计划要注明所有采购物料的品名、数量、规格、产地、生产厂家等。必需从经过评估批准的供应商处采购。
采购计划一经批准，供应部严格执行。
特别状况可以由供应部直接制定采购申请单，部门负责人审核，经总经理批准后执行。
编号：SMP-05-a
物料请购单
请购部门

请购人

请购日期

要求到货日期

物料名称
规格
数量
质量标准
主要用途
月必需求量
备注

部门负责人看法：

签名： 年 月 日
供应部备案签名：

签名： 年 月 日
总经理看法：

签名： 年 月 日

编号：SMP-05-b
采购计划(变更)审批表
年 月 日 序号：
序号
品 名
规 格
单 位
数 量
价 格
到货时间
供 应 商
备 注

合计：

注：本表一式四份，审批后分送财务部、生产部、质量部，自留一份。
填表人： 审核人： 批准人：
编号：SMP-05-c
物料采购记录

序 号
品 名
产地
规 格
数 量〔kg〕
供应商
采购人
到货日期
入库日期
接收人
检验结果
备注
1

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标准管理规程

题目:采购合同管理规程
编 号:SMP-04
制定人:
制定日期: 年 月 日
版 本:1
页数:1/2
审核人:
审核日期: 年 月 日
颁发部门:供应部
批准人:
批准日期: 年 月 日
生效日期: 年 月 日
目的:制订采购合同签订的原则、办法及合同管理的规定.
范围:物料的采购合同。
分发部门:总经理、质量部、生产部、供应部、行政部。
标 题
正 文
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13.
1
13.2
13.3
13.4
对所采购的物料，均应与供应商签订合同。
签订合同的人员必需由总经理授权。
采购合同应由供应部经理检察，报总经理批准后送财务部，由承办人对合同登记，并具体填写执行记录。合同原件交供应部经理统一保管备查。
供应部经理应及时向总经理反映采购合同执行状况并向采购合同承办人发出催办指令。
对无采购合同采购的物料，财务部不得办理货款划拨手续。
依据状况可签订长期或短期采购合同，决定权在供应部经理。
签定采购合同前，应对供应商的具体状况作调查分析。
签定采购合同时，不得以损害本公司利益为前提。
签订采购合同后，承办人应及时催办。
采购合同一般要求应注明品名〔正名〕、规格、数量、价格、质量标准、交货地点、时间、运输方式、验收方式、付款方式及出现争议时裁定方法或机关、授权人等内容。
采购合同字迹清楚，内容完整，责任分明，不得有产生异议或歧异的字句出现。
采购合同应有严正性。
出现以下状况不得签订采购合同：
不符合公司质量标准的。
没经调查，公司没有确认为供应商的。
背离本公司规定，有损本公司利益的。
与国家法令法规相抵触的。
标准管理规程

题目:采购合同管理规程
编 号:SMP-04
颁发部门:供应部
制定日期: 年 月 日
版 本:1
页数:2/2
标 题
正 文
13.5

显然背离供应商利益，属非正当经济往来业务的。
其它不符合法定程序的。

附件1：采购合同登记及执行记录〔SMP-05-104-a〕

编号：SMP-05-a
采购合同登记及执行记录

序
号
合 同
签订日期
合 同
编 号
供 方
必需方
签约人
品名
规格
单位
数量
交货期
执行状况
单位名称
签约人

标准管理规程

题目:物料供应商定点管理规程
编 号:SMP-05
制定人:
制定日期: 年 月 日
版 本:1
页数:1/3
审核人:
审核日期: 年 月 日
颁发部门:供应部
批准人:
批准日期: 年 月 日
生效日期: 年 月 日
目的:规范供应商经营行为，确保采购物料的质量与法定标准的一致性.
范围:供应商定点、供应商管理。
分发部门:总经理、质量部、生产部、供应部。
标 题
正 文
1.

2.

3.

关于公司主要物料供应商应按规定程序进行质量评估，以确保采购物料的质量符合公司质量要求。
主要物料供应商初步调查
采购员依据采购计划，进行市场调研，填写“供应商开发及基本状况调查表〞，提出申请。
供应部经理依据供应商企业规模及其发展历史、质量确保体系运行状况、产品质量信誉、产品价格等供应商的一般信息进行初审，筛选出综合状况较好的候选供应商。
供应商应提供连续三个批号的样品，质量部责成中心化验室按质量标准进行检验，符合要求后进行下一步评估。
质量部组织有关人员对物料供应商质量体系进行评估。
物料供应商质量体系的评估
质量部依据不同物料的具体状况制定具体评估计划，确定评估的内容和时间，报请总经理批准后执行，并提前两周通知必需评估的供应商。
物料供应商质量体系评估的基本内容
生产〔经营〕许可证、营业执照齐全有效。
企业的组织机构、经营管理状况。
生产〔经营〕环境、条件、检测设备、仓贮及人员素养等是否符合有关规定。
质检机构能否正常行使权利，质量确保体系是否完善并能有效运行，是否制订高于法定标准的内控标准。
生产厂家配套设施的服务能力，如：运输能力，包装能力，仓贮能力等。
标准管理规程
题目:物料供应商定点管理规程
编 号:SMP-05
颁发部门:供应部
制定日期: 年 月 日
版 本:1
页数:2/3
标 题
正 文

4.

5.
6.

7.

供应商领导层质量意识、产品或管理是否获得过国家或行业颁发的奖励证书，与国家现行法规的相符性。
供应商售后服务质量水平、产品涵盖面、企业信誉程度。
供应商有无不良的生产经营行为。
评估程序
召开会议：由我方评估人员和供应商生产、质量、销售等部门共同参加，研究决定质量评估的时间安排、内容及顺序。
现场检查：通过检查现场和查看文件制度的执行状况，按供应商质量体系评估的内容逐项进行评估。
总结：由供应商和我方评估人员共同参加总结。我方评估人员应按评估标准公正评价供应商的优缺点，提出必需整改的各类问题，并要求限期整改。
实地评估人员依据供应商质量体系评估记录确定评估结果，对符合要求的供应商，由供应部填写供应商定点审批表，交由质量部、总经理进行复核和评价。
经过质量体系评估后，质量部确认该供应商符合要求，经总经理批准后可定为物料定点供应商。
定点供应商一般以一种物料定点1～3家为宜。
定点供应商管理
申请、调查、评估等材料，由质量部专人管理并入档储存备查。
定点供应商每二年审核一次。特别状况下随时进行。
供应商变更
采购员应定期或不定期深入供应商现场进行实地视察，对发现的问题应提出看法，并催促改善。
采购部应积极深入公司生产车间，听取生产车间对采购物料的评价看法。
关于连续出现质量问题的供应商，应暂停进货，重新进行评估，复查合格后才干持续进货。

标准管理规程

题目:物料供应商定点管理规程
编 号:SMP-05
颁发部门:供应部
制定日期: 年 月 日
版 本:1
页数:3/3
标 题
正 文

假设质量部有充分理由证实该物料的供应商不合适，则应变更物料供应商。
供应部把供应商变更审批表提交公司总经理，经批准后出具通知，发送有关部门，并按规定程序重新选择供应商。

附件1：供应商基本状况调查表 〔SMP-05-a〕
附件2：供应商质量体系评估记录 〔SMP-05-b〕
附件3：供应商定点审批表 〔SMP-05-c〕
附件4：供应商变更审批表 〔SMP-05-d〕
附件5：供应商档案汇总表 〔SMP-05-e〕

编号：SMP-05-a
供应商基本状况调查表
供应商

法人代表

调查日期

证、照

地址

调查人

主要产品

主要客户

产品质量信
誉及价格

采购部
意 见

负责人：
年 月 日

质量部
看法

负责人：
年 月 日

总经理
看法

签字：
年 月 日

编号：SMP-05-b
供应商质量体系评估记录〔一〕
被评估单位名称：
产品名称

首次会议时间

评估时间

末次会议时间

评估参加人员

生产〔经营〕
许可证

营业执照

组织机构图

经营管理状况
运行状况

其它

备注

编号：SMP-05-b
供应商质量体系评估记录〔二〕
被评估单位名称：
项目
检查结果

生产〔经营〕环境条件、设备、检测设施、仓贮、人员素养是否与有关规定相符

质检机构是否正常行使权利、质量确保体系是否完善、有效运行

内控标准

运输能力

包装能力

仓贮能力

是否按照GSP进行管理及认证状况

售后服务质量水平
产品涵盖面
企业信誉度

企业有无
不良经营行为

评价结论

编号：SMP-05-c
供应商定点审批表
供 应 商

法人代表

电 话

地 址

产品名称

规 格

评 价

1.生产〔经营〕许可证、营业执照齐全有效。 是 □ 否 □
2.企业的组织机构、经营管理状况运行优良。 是 □ 否 □
3.生产工艺、关键控制点及控制参数、生产设备的水平及其生产能力是否达到。 是 □ 否 □
4.生产经营环境、条件、设备、检测设施、仓贮、人员素养是否符合有关规定。 是 □ 否 □
5.质检机构能否正常行使权利，质量确保体系是否完善有效运行，是否制订高于
法定标准的内控标准。 是 □ 否 □
6.生产厂家配套设施的服务能力如运输能力、包装能力、仓贮能力等是否完善。 是 □ 否 □
7.供应商领导层质量意识及企业是否符合国家现行法规的要求。 是 □ 否 □
8.供应商售后服务质量水平、产品涵盖面、企业信誉程度是否优良。 是 □ 否 □
9.供应商是否有不良生产经营行为。 是 □ 否 □
10. 供应商是否通过GSP认证。 是 □ 否 □
评价人： 年 月 日
质 量 部

签 名： 年 月 日
总 经 理
签 名： 年 月 日

备 注

附：〔1〕供应商开发基本状况调查表
〔2〕供应商变更审批表
〔3〕其它有关表格、证件及报告

编号：SMP-05-d
供应商定点变更审批表
供应商

法人代表

电 话

地 址

产品名称

规 格

变更原因

提出人： 年 月 日

质量部
意 见

签 章： 年 月 日

总经理
意 见

签 章： 年 月 日
终止日期

注：本表经审批后一式四份，必需报送总经理、质量部各一份，供应部自存一份。

编号：SMP-05-e
供应商档案汇总表
供应商：
地 址：
联系人：
产 品：
序号
资料名称
件数
页数
序号
资料名称
件数
页数