物业服务社区文化活动工作方案.docx

物业服务社区文化活动工作方案
1总则
1.1本文件为**物业主办或承办社区活动的相关工作事项提供指引。
1.2本文件适用于**物业各地产项目社区活动的制定、准备、开展及后续工作。
2定义
社区活动一一指晚会类、出游类、服务类、节日类、运动类等活动，并对各类活动的计划、调研、策划、预热、筹备、彩排、开展、后续等阶段提供服务。
3职责
3.1品牌策划部：负责物业公司社区活动的年度计划制定、发布；主导前期调研；主导预案编写；会签发布；根据需要协助设计、制作物料：筹备；现场指导；新闻稿件审核发布。
3.2各物业服务中心：负责本单位年度计划提交；前期调研；预案编写；执行宣传方案；执行社区活动方案；人员配备；物料准备；筹备；现场布置；现场实施；新闻编写；满意度调查。
4工作要求
4.1活动调研
年度社区活动计划调研
4.1.1.1 了解社区人群对社区活动的需求；
4.1.1.2 了解社区中适用于社区活动的资源；
4.1.1.3 了解社区周边可利用的赞助资源。
月度社区活动定向调研
4.1.2. 1了解社区人群对社区活动的时间、地点、过程的建议；
4.1.2.2 了解社区中适用于社区活动的资源；
4.1.2.3 了解社区周边可利用的赞助资源。
通过年度社区活动计划的调研，汇总下年度全年社区活动计划，并于12月15日前提报品牌策划部。
根据下月社区活动需要，提前7天进行月度社区活动定向调研，制定社区活动计划，并于当月25日前将下月社区活动预案表提报品牌策划部审批。
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4.2活动选定
根据项目类型，各项目选定适合的社区活动进行开展。
项目类型分为社区类、大厦类、别墅类、售场类。
活动分为出游类、晚会类、节日类、运动类、服务类（指为业主提供的专属特色服务，并以该服务作为一项开展的社区活动）、其他类等。
4.3活动时间
根据年度计划表，选择活动月份中的节假日或周末时间开展，需关注天气的变化。
4.4活动地点
根据选择活动类型进行确定，如初定场地为户外，需确定户内方案为备选方案，如需场地租用，需与相关单位沟通。
4.5活动合作方
通过三家比价，选择性价比高、优质实用的单位作为社区活动的合作方。
4.6活动前期工作
活动预热阶段（活动前半个月至一周）
海报或通知：设计（明确参与活动的奖品，对业主要有吸引力）；制作、张贴（社区宣传栏及单元宣传栏，分别张贴）；
横幅：品牌策划部确定横幅内容，转各单位自行安排制作及安装；
其他：电话通知、短信提醒、走访告知等方式（活动前一周）；
统计报名人数，必要时须采取小众营销的方式，即中的方式（活动前一周）。
活动准备阶段（活动前半个月或活动前一周）
彩排（晚会类）：彩排前需召开筹备会，确定活动中各相关负责部门及单位的具体工作事宜、人数、时间等问题，如有合作方，需合作方负责人一并参加，明确各自的工作职责；提前预约各环节负责人及相关单位准时参加彩排，根据节目特点，彩排环节请演艺公司确定各节目所需的灯光及特效，如：音响、灯光（追光、摇头灯、彩灯）、电源、舞台特效（冷焰火、泡泡机、烟雾）等问题；
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踩点（出游类）：召开踩点前筹备会，提前预约各环节负责人及相关单位准点参加踩点，踩点环节请工作人员确定停车点、人员休息点、集合地点、安全保障、路线等问题；根据踩点，确定活动中各相关负责部门及单位的具体工作事宜及时间等问题，如有合作方，需合作方负责人一并参加，明确各自的工作职责；
走场（运动类）：召开筹备会，确定活动中各相关负责部门及单位的具体工作事宜、人数、时间等问题，如有合作方，需合作方负责人一并参加，明确各自的工作职责。提前预约各环节负责人及相关单位准点参加筹备会，筹备环节请工作人员确定场地安全性、活动用具的安全性、医药箱、人员休息点、颁奖点、场地规划、秩序维护、器械保管、如因外力因素（天气等）原因造成活动场地更换的情况下，场地的调整和以上内容的筹备，确定活动流程及相关环节工作；
筹备（其他类：室内、院区等）：召开筹备会，确定活动中各相关负责部门及单位的具体工作事宜、人数、时间等问题，如有合作方，需合作方负责人一并参加，明确各自的工作职责。提前预约各环节负责人及相关单位准点参加筹备会，筹备环节请工作人员确定停车点、人员休息点、集合地点、安全保障、物料保管等问题，确定活动流程及相关环节工作；
经费及赞助：根据活动的大小、具体情况，确定各项费用支出明细，礼品、奖品与相关单位沟通协调，减少经费支出，尽量使用集团各公司资源。另外，横幅及海报制作费、演艺公司费用、租车费、物品及服装租赁费、餐费、门票费及其他明细，在活动开始一周前，完成审批，如超出预算，需进行会签评审；
资料准备：提前准备活动中所需的资料，如发言稿、演职人员通讯录、重点业主邀请名单、主持词、业主满意度调查表等；
物料采购：根据活动需要、礼品需要，提前购置活动所需物品资料，分发给相关部门责任人（如需采购烟花，需注意烟花的保管存放问题）；
提前一周，每天关注活动期间的天气情况（如遇大风、雨天，转室内场地或变更活动时间）；
活动前一到两天搭建活动场地，由工程与秩序维护人员现场跟进，如有问题，及时沟通。
活动举办阶段（活动当天）
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晚会类活动前会议：工作人员的各职能组领队需进行活动前会议，再次确定各项工作是否明确，确保万无一失，可设立车辆组、秩序维护组、舞台组、场务组、餐饮组、烟花组、工程组、礼仪组、保洁组、导演组、礼品组、摄影组等，根据活动大小确定组别和人数；
出游类活动前会议：工作人员的各职能组领队需进行活动前会议，再次确定各项工作是否明确，确保万无一失，可设立车辆组、秩序维护组、礼仪组、保洁组、领队组、摄影组等，根据活动大小确定组别和人数；
运动类活动前会议：工作人员的各职能组领队需进行活动前会议，再次确定各项工作是否明确，确保万无一失，可设立秩序维护组、场地维护组、裁判组、总务组、礼品组、礼仪组、工程组、摄影组、保洁组、器械管理组、服务组、领队组等，根据活动大小确定组别和人数；
其他类活动前会议：工作人员的各职能组领队需进行活动前会议，再次确定各项工作是否明确，确保万无一失，可设立车辆组、秩序维护组、舞台组、场务组、餐饮组、工程组、礼仪组、保洁组、领队组、导演组、礼品组、摄影组、物料管理组等，根据活动大小确定组别和人数；
活动前协调工作：及时与参与活动的合作单位、演员、业主或工作人员沟通，确保能够准时参加活动；活动负责人与活动小组成员要在现场跟进活动前的准备情况，如遇突发事件，立即解决；
活动场地安全：确保场地安全问题，需安排秩序维护人员维护现场秩序，礼宾服务人员要在关键路进行引领指导；
活动影像资料：对活动全过程进行摄影、根据需求进行录像。
活动后续阶段（活动当天至活动后三天）
场地清理：由相关秩序维护员及保洁员在活动结束后对活动场地进行维护清理，确保第二天能够正常使用；
成果展示：由活动组织单位编写活动新闻后，冲洗照片后通过社区宣传栏展示给社区业主（活动后第二天）；
满意度调查：对业主进行活动满意度调查（活动开始前发调查问卷，活动
结束后收集业主调查问卷的意见）；
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活动新闻：24小时内完成新闻编写，并上报品牌策划部；
活动总结：活动组织单位需对活动进行全面总结，效果、问题、业主满意
度等，于活动结束后第三天提报品牌策划部。
5相关文件
附件1：社区活动执行时间流程表
附件2：社区活动预案表
附件3：社区活动调研表
附件4：社区活动总结表
6相关记录
无。
7流程图或重点事项图表
社区活动指引流程图
8附加说明
本文件首次起草人：。
本文件修订人：。
本文件由**物业品牌策划部负责解释。
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附件1:社区活动执行时间流程表
序号
起始时间
工作内容
标的
完成时间
验证部门
备注
1
11月
社区活动调研
确定本单位次年社区活动计划，参照“4.5活动前期工作”中的内容，提交品牌策划部
12月15日
品牌策划部

2
12 月 20
下月社区活动预案表
根据本单位次年社区活动计划，编写下月社区活动预案表，提交品牌策划部
12月25日
品牌策划部

3
活动前半月至一周
活动预热
根据活动需求，完成相应宣传工作，参照“4.5. 1活动预热阶段”的内容
活动前一周
品牌策划部

活动前半月至一周
活动准备
完成活动开展前准备工作，参照“ 活动准备阶段“的内容
活动前一周
各单位
报备品牌策划部
4
活动当天
活动开展
顺利开展社区活动，参照活动举办阶段”的内容进行
活动当天
各单位
品牌策划部参加
/报备品牌策划部
5
活动结束后24小时
活动后续
完成活动后续阶段工作，参照“4..5.4活动后续阶段”的内容进行
活动后24小时内
各单位品牌策划部

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附件2：社区活动预案表
社区活动预案表
主办社区
参与社区
活动名称

活动目的

活动时间

活动地点

前期宣传方式

活动前准备流程
2、
3、
活动当天流程
2、
3、
参加人员
1、业主：
2、员工：
3、协助方：
费用明细

其它

单位负责人签字

品牌策划部意见

分管领导意见

总经理意见

注：
1、表格版式、字体、字号严禁调改，可因内容增多而扩大列表宽度。
2、每月25日前将本单位下月社区活动预案表报至品牌策划部。
3、要求在每个活动结束后一个24小时内，将活动新闻及照片提报品牌策划部。
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附件3:社区活动调研表
社区活动调研表
社区名称

调研时间

业主姓名

联系方式

个人爱好

可支配时间

是否参加过社区活动

喜欢的社区活动类型（出游、晚会、运动、节日、文艺）

关注的宣传方式（横幅、海报、宣传栏、LED灯、展架）

对社区活动的建议

备注

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附件4：社区活动总结表
社区活动总结表
社区名称

活动时间

参与业主

活动费用

前期准备阶段
1、宣传周期：
2、前期踩点：
3、物料筹备：
4、活动方案：
5、本单位工作人员活动熟悉度：
活动过程阶段
1、活动中方案的可执行性与周全性：
2、活动中发生变故时的灵活性：
活动后期阶段
1、活动后期的宣传：
2、活动的总结与可复制性：
3、活动后期报销问题：
社区活动业主满意度

备注

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社区活动指引流程图

活动预热阶段
海报及通知的制作张贴、活动宣传、人员统计
XT
活动准备阶段
召开筹备会；彩排、踩点；确定背板及场地；确定活动经费及赞助；资料准备;
物料采购；关注天气；场地搭建；确定车辆、安全、路线等事宜
活动举办阶段
召开活动前会议；活动前协调工作；活动场地安全保障；活动影像资料
活动后续阶段
场地清理；宣传展示；满意度调查；活动总结
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