房地产文件管理制度(三).docx

房地产文件管理制度（三）
维修
房地产公司文件管理制度（三）
（一）总则
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发 挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
（二）文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同 级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照 分工的原则，全公司各类文件由办公室归管理。
（三）收文的管理
1、公文的签收
凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收 发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时， 收发员和办公室文书要注意检查封和邮戳。对于和邮票 撕毁函件应查明原因，对密件开和国外信函邮票被撕应拒 绝签收。
对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、 文号、机要编号的"四对'核定，如果其中一项不对，应 立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
2、公文的编号保管
办公室文书对上级来文拆封后应及时附上"文件处 理传阅单'，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档 的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理 正常手续。
本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分 别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。
3、公文的阅批与分转
凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根 据文件内容和性质阅签后，由办公室文书分送承办部门阅办， 重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承 办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完， 紧急文件要月即办。
4、文件的传阅与催办
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将 有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借 其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文 件交回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以 示负责。如有领导"批示’、"拟办意见’，办公室应责成有关 部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何 文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢 失泄密。
文件阅完后，应送交办公室办公室文书，切忌横传。
办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责 任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将 文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办 公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
（四）发文的管理
1、发文的范围
凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、 请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、公司下发文件主要用于：
公布公司规章制度；
公布公司体制机构变动或干部任免事项；
公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工 作、生活福利等工作的决定；
发布有关奖惩决定和通报；
其他有关公司的重大事项。
3、公司上行文、外发文主要用于：
对上级机关呈报工作、请示报告、处理决定；
同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、 物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技 术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等
事项，应按有关制度办理，由主管业务部门书面或头通知 执行，一般不用公司文件发布。
凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不 应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪 要。
各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各 简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。
（五）文件的立卷与归档
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：
① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；
② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、 重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类统计、 季度、年度报表等；
③ 经理办公室各种专业例会记录；
④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、 决议、发言、简报、会议记录等；
⑤ 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；
⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公 司在会上汇报发言材料等；
⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作
的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲
和材料;
⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领 导工作等的音像摄制品；
⑨ 公司日志和大事记；
⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资 料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
3、立卷要求
文件立卷应按照内容、名称、、时间顺序，分门别 类地进行整理归档。
立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、 附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重 要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前 整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交 单位各留存一份备查）。
4、文件的销毁
对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司 办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁 手续。