仓库审计接待流程与注意事项-客户来公司考察的接待流程.docx

仓库审计接待流程与注意事项
一．接待流程
布置接待环境 → 确认客户抵达地点，时间 → 安排接待人员及车辆 → 事先再次确认 →抵达目的地，领导欢迎 → 公司介绍〔宣扬片〕→ 参观力可封仓库 → 合影留念 →赠送礼品 → 商务洽谈 → 餐饮娱乐安排 → 送客户

二．接待环节说明与要求
1.布置接待环境
接待室的环境应明亮、宁静、幽雅，摆一些花卉盆景、字画、公司介绍的杂志等〔日本人喜爱的文化氛围〕。放好桌牌〔公司、姓名〕和公司的产品资料，在公司门厅边上打上欢迎词：写上“欢迎XX公司XXX先生〔女士〕〞〔假设必须保密，可不要XX公司〕以及本挚联公司的名称〕，可准备鲜花。
2.安排接待人员及车辆
接待员协调好客户视察当日所必须的接待人员—仓库经理、相关领导等。
依据必须求安排车辆进行接送，视具体状况而定〔客户可能自己有车〕
3.事先再次确认
客户出发前一天，与客户再次确认，包括出发时间，联系方式和人数，估计到达时间等信息。
4．领导欢迎
客户抵达公司后，由于属于重要的客人，可能必须要袁总出面迎送。接待员必须及时帮助客人拿行李。在欢迎至办公室途中，可以先大概介绍一下公司总部内的各个功能区的划分和建筑。〔视状况而定，环境一般可忽略〕。
5.公司介绍〔宣扬片〕
将客户引导至接待室或会议室，为客户倒好茶水，准备好将要播放的宣扬片等资料。进行简短的欢迎词，然后开始播放公司宣扬片，并通过幻灯片讲解我们的仓储产品和能力〔特别重要的客户最好是公司高层领导讲解，整个介绍时间控制在30分钟之内，对公司的历史的讲解要简明扼要〕。
6.视察样板仓库：力可封仓库
由仓库经理和袁总陪同客户参观力可封仓库，〔具体讲解内容必须依据在仓库内行进路线确定〕，仓库经理向客户逐一介绍力可封项目仓储状况，涉及到的仓储流程，问题。
必须准确具体地回答客户提出的问题，对客户提出的涉及机密或者不便作答的问题巧妙地回避，可以由高层视状况进行话题引导。〔重要客户可能必须要高层领导全程陪同〕
7.合影留念
对公司视察的客户举行合影留念〔最好是即拍即印，送给客户做留念〕。
客户参观礼品
除了照片之外，可以另外准备代表公司的一些小礼品〔50元以内〕。
9．商务洽谈
进入到商务洽谈环节，依据视察样板仓，逐一回答客户问题或者主动告知我们的仓储能力。包括人员配备，运作能力等。
10．餐饮娱乐安排
可以安排晚餐或者其他娱乐活动，控制尺度，注意餐饮娱乐时的商务礼仪。
11.送客户
视察接待完毕，接待人员主动为客户提行李，并送客户至车前，和客户握手道别。
三、注意事项
强的欧美大企业都有很强的合规规则。
赠送的小礼品价值不可以高，有纪念意义即可。
另外餐饮娱乐也是如此〔只做预定，有可能因为合规等问题会取消餐饮娱乐安排〕
2.岗位人员配置
⑴ 必须配置翻译：由于客户属于日本人，配置日语翻译，一方面表面我方对日本人的重视，把日本人照顾得舒适。另外一方做好准备工作，预防意外问题的发生。
⑵ 必须有接待员：全程跟随接待客户，收集信息，协调部门和人员、处理接待事宜中的细节问题。
3. 当天参加的所有人员必须着职业正装、行为举止符合商务礼仪、工作细致、热情大方。
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