三级文件--会议管理制度.docx

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文件发放范围及份数（在“（
）“中打“/，表示需分发的单位，
在“[]”中填写该单位发放文件份数）：
E)
总
经理[]
E)
中试组[]
E)
副总经理[]
E)
生管部[]
E)
管理者代表[]
(5)
采购部[]
M)
营
销部[]
S
仓储部[]
M)
项
目部[]
(5)
制造部[]
S
研
发部[]
(5)
人力资源部[]
E)
生
技部[]
(5)
行政部[]
E)
品
质部[]
(5)
财务部[]

备注
本文件为公司受控制之文件，仅当盖有公司红色“受控文件”印章方为合法有效之应用文件,如无印则仅作参考用途。文件正本统一保存在体系中心。

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目 录

1。 目的 3页
2。适用范围3页
3。定义 3页
4。会议类型及其他 3页
5。会议组织 4页
6。会议要求 5页
7。会议资料管理6页
8。会议保密7页
9。会议纪律7页
10。附则8页
1。目的
1.1 为提高公司战略与经营计划管理水平,确保公司及各子公司、办事处各阶段战略目标、经营目标的达成和重点工作计划的有效实施，通过建立有效的沟通管理机制，提高追踪检查功能、工作效率和战略执行能力，从而实现公司的目标计划；
1.2 规范公司会议管理及各类会议的组织及议事程序，进一步提高会议质量和效率；
1。3 及时研讨解决公司战略执行及经营管理过程中存在的问题,明确工作方向，协调各部门之间的工作沟通，保证公司决策
2。适用范围：适用公司总部、各子公司及各办事处
3。定义：
3.1 经营管理会议：是指为确保公司战略目标的顺利达成及公司内部各项管理活动能顺利开展，公司定期举行的年度、半年度、月度、周例会等会议，经营管理会议为公司级会议，由公司总经办发起召开，人力资源部组织；
3.2 部门会议：为确保本部门能顺利完成本部门的工作目标，各职能部门定期和不定期举行的部门工作会议；部门会议为部门级会议，由部门发起召开。
3。3 专题会议：是指公司在经营管理活动中，专门围绕一个专项举办的会议，专题会议举办的原则为“谁发起，谁负责”.
4。会议类型及其他
5。会议组织
5。1 会议批准：
公司级大型会议须经总经理批准，临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准.
本制度已列出的会议按照规定程序批准。
5。1。3涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部门与人力资源部联系，备案会议情况；需人力资源部协调安排的，由人力资源部统一安排。
5.2 会议组织及通知：
5.2。1会议通知由会议组织人通知，会议组织包括但不限于会议计划、会议通知、会议时间、会议主题、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、

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会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。
5.2。2会议组织如有冲突，须遵循“小会服从大会，局部服从整体,临时会议服从例会”
5.2。3 会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前5 — 10日下发正式书面通知。
5。2。4 公司会议采用“谁发起、谁主持”的原则，并由会议主持人安排会议记录员，会议主持人，于会议召开前至少一日以邮件/书面的形式发出会议通知。
5。2.5会议通知包含的内容必须有：会议议题、召开的时间、地点、参加部门或人员、议程及报告资料
等；会议通知须直接通知到参加会议的人员；
5.2.6 与会者须严格按照会议通知要求作好准备，并准时到达指定地点参加会议，只可提前或准时参加会议，不得迟到、早退、缺席，如确有特殊情况不能参加或不能准时参加者，应于会议召开前向会议主持人请假并征得同意;所有与会者应自觉在《会议签到表》上登记签名；
5.2。7会议如有更改或取消，组织部门须至少提前一个小时通知与会人员；
5。2。8 公司级会议统一由人力资源部组织并通知；其他会议由组织者负责组织及通知；
5.3。会议前的准备
5.3.1 会议记录员做好会务资源保障工作以保证会议顺利进行；
5。3.2 针对会议主持部门的议题事项，各与会人员或部门若有需要补充且急需在会议中进行决议的，可在接到会议主持部门的《会议通知书》后第一时间反馈给会议主持部门，以便会议主持部门重新完善会议议题事项，否则一律以会议主持部门发出的《会议通知书》内容进行召开会议；
5.3.3 凡在会议中需要作报告的人员，须于会前一日将报告报送会议主持人或会议记录员，公司经营类会
议报告由人力资源部进行审核,不合格的，通知责任部门进行整改修正；
5.3。4公司会议室由人力资源部统筹管理，会议需求部门须提前一天向人力资源部提报会议室使用需求，
人力资源部根据会议重要性进行合理安排各会议室。
5。3。5 公司级会议由人力资源部准备相应设备及物资;其他会议由组织部门准备；
5.3.6 凡举办会议，组织者需事前做好会议部署，安排好记录人、会议签到表、会议资料，同时准备好会议物资，如激光笔等；
5。4会议中的控制：
5。4。1 会议管理原则：
5。4。1。1会议决策的原则是“众贤不从众”，对重大或有分歧的议题，有关人员应在会前单独联络、沟通,在会议上争执不下时，主持人可及时制止且搁置该问题，会后再议；
5.4。1.2因岗质询、因事质询原则：被质询人须正面、积极回答质询人的质疑与质询，质询人与被质询人之间双方相互尊重.
5.4。1.3公司会议按相应的会议例程进行，参会者须严格按会议例程执行，并遵守会议纪律；
5.5会议中的程序：
5.5。1对上期会议决议事项汇总到《会议决议事项跟踪表》中进行逐项跟进检讨；对非主观原因未完成
事项，责任人需说明原因，提出【改进措施】，并重新确定完成时间；
5。5。2 各与会人员按《工作总结及计划》进行汇报并回答主持或相关人员的质询；
5。5。3 其他议题由会议主持人按《会议通知书》的顺序逐项讨论；
5。5。4 各与会人员需补充发言或澄清的管理事项须当场提出，并最终形成决议；

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5.5.5 主持人对最后讨论的结果与达成的共识或形成的决议作总结性发言；
5。5.6 会议记录员应对每一个主题的讨论作好简练而准确的记录，会议记录的内容至少应包括：完成时间、地点、主持人、提出人、议题、记录员、问题及分析、形成的决议、责任部门或责任人、预防或改善措施、落实部门或人员等.
5。6 会议后管理
5.6。1 会议记录员应于会后次日12点前完成会议决议的整理与印发，会议主持人须对会议决议事项进行严格审核，每项决议事项须按编号规则进行编码，并按编码顺序汇总到相应的年度内各《会议决议事项跟踪表》中.参会人员如遇决议事项有争议的，须向会议主持人提报,并核实后提报会议跟进人。
5.6.2 决议事项责任人应确保决议事项按时保质保量的顺利完成，如发现不能及时完成时,须第一时间与上级领导或关联人重新拟定整改措施、完成计划及时间；
5。6.3 由会议组织部门主导或指定的会议跟进人对决议事项的执行情况进行跟踪，公司级会议由总经办跟踪管理，对未按要求执行的责任人提报人力资源部，人力资源部核实后根据有关规定提报处罚，总经办批准后公示，同时要求责任人落实整改措施，重新确定完成计划及时间；
5。6。4会议中形成的决议事项执行结果（质询人的跟进结果），由总经办负责追踪,并将追踪结果纳入绩
效考核体系中，具体执行办法参见绩效考核相关规定。
6. 会议要求：
6。1会议召开要求：
6.1。1 会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作；
6.1。2 会议应注重质量，提高效率，会前应做好充分准备，做到充分沟通、心中有数，对议而不决的事项提出解决的原则与方法，各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化,杜绝空谈和形式主义；
6.1。3 讲究实效，会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻、落实、力求取得具体成果；
6。1。4 严格会议纪律，会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排，与会人员应认真准备、准时参会、不得缺席，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会；
6.1.5 会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议主持人应本着高效、精简的原则计划好会议时间，各级会议主持人应主动接受监督；
6.2 会议主持人要求：
6.2。1 主持人应于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；
6。2。2主持人应于会议时,将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进应注意的问题、会议
资料等安排妥当，必要时进行必要的说明；
6.2.3 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；
6。2.4 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论，对须集体议决的事项应加以归纳和复述，对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；
6.2。5 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确.

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6。3参会人员要求：
6。3.1与会人员须准时到会，不得迟到早退，如遇特殊情况须向会议发起人申请，经会议发起人同意后方
可，到会后应主动在《会议签到表》上签到；
6。3.2会议发言应言简意赅，紧扣议题，注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对
某一问题无休止地争论；
6.3。3 遵循会议主持人对议程控制的要求；
6.3。4 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动，原则上不允许接听电话，如须接听,请离开会场;禁止在与会期间大声喧哗、交头接耳；
6。3.5 做好本人的会议记录。
6.3.6 严格执行会议决议事项，并确保决议事项的顺利达成；
7. 会议资料管理
7。1会议纪要的整理与印发
7。1。1 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。
7。1.1。1凡公司会议须整理形成会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力，每期会议纪要须进行归档管理。
7。1.1。2专题会议根据安排整理会议纪要，其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等.
7.2 会议纪要的签发
7。2。1公司级会议由人力资源部整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议
组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发.会议纪要的发放范围为参加会议的领导和有关的部门。
7。2.2 会议纪要整理和印发应在次日12点以前完成，特殊情况除外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。
7.3 会议纪要的格式
7。3.1 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：
7。3。1.1会议纪要统一按标准模版记录，详见附表一《会议决议事项跟踪表》。
7.3。1。2会议决议事项须进行编号，每年的会议编号从1号开始按自然流水号编制，根据会议类型不同，7。3。1.3每项决议事项须明确提出人、提报时间、决议事项、责任人、完成时间等，如有未完成的，需提出【整改措施】。
7.4 会议资料的存档
7。4。1各类会议资料必须存档，邮件发送同样具备法律效应，公司级会议决议事项由人力资源部负责按
月度分类分次存档，可以电子档方式存档.按年度移交公司档案室；其他会议资料由各承办部门自行存档.
7。4。2公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资
料、影像录音资料、图片及会议纪要等。
7。4.3 公司级档案由人力资源部统一管理，各部门每周汇存档案一次（纸质或电子档），统一报送人力资源部归档,并建立电子台账表，以备核查；
7。5会议精神的督办
7.5。1 公司总经办秘书处负责对公司级会议以及相关部门提报的会议重大决定事项进行督办.
7。5。2对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行,按照会议要求的时间完成，相关部门、
人员予以支持、配合.

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7.5.3 公司总经办秘书处负责对会议决定事项进行分类整理，按已审批的《会议决议事项跟踪表》中的决议事项对责任人和责任部门进行逐项督办，并定期整理《督办报告》向公司领导汇报，各责任人完成情况作为考核当事人工作的依据；
8。会议保密
8.1 凡公司会议须于组织时界定会议的密级性质，凡密级会议非涉密人员不得参与，组织者须严格进行会议的安全评估工作；
8。2密级会议须标识秘密等级或紧急程度，在会议资料、会议纪要及《会议签到表》右上角标识清楚。
8。3与会人员须严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露；
8.4 会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况；
8.5 故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小做出相应处罚。
9。会议纪律：
9。1与会人员因特殊原因不能到会的，须安排代理人参会，代理人须经分管领导批准后方可参会，参会
人未安排代理人的，每次给予20元罚款，无故缺席的，给予1元罚款；
9.2 凡参会人不得迟到，早退，否则每次给予50元处罚，会议期间如因特殊原因需提前离开的，须经会议主持人同意后方可，否则按早退处理；
9。3会议期间应将移动通讯工具置于静音或振动状态，如遇紧急事情应到会场外接听，会议期间如通
讯设备发出声响，每次按10元予以处罚；
9.4密级会议未经允许禁止拨打手机或录音，凡泄露公司会议内容的，未造成经济损失的，每次给予1
元罚款;给公司造成经济损失的，除给予不低于经济损失的30%罚款外，情况严厉的追究其法律责任；
9。5未经会议主持人同意，任何人不得私下讨论开小会。提问或提出异议需举手，经主持人或发言人同
意后方可发言，不可插话打断；
9.6 凡公司会议应“会而有议，议而有决，决而有行，行而必果"，会议决议事项责任人须按时保质保量完成工作任务.因特殊原因未达成的，须立即与提出人进行协商，并上报直属领导，经批准后重新拟定完成计划并实施。经公司领导裁决，属个人主观原因未完成的，对责任人或部门，给予责任人按每延迟一天10元的罚款，情况严重的，由领导裁决处罚金额；
9。7对已形成的会议决议事项，责任不得欺上瞒下、瞒报、虚报、谎报、弄虚作假、营私舞弊等行为，
一经发现，对责任人处以每次50-2元罚款，情况严重的，可予以降级降薪处理，甚至开除；
10. 附则
10.1本制度解释、修订、废止权归公司人力行政中心。
10。2本制度自签发之日起实施，试运行3个月，如无修改，3个月后自动生效。
10。3附表：
附表一：《会议签到表》
附表二：《会议决议事项跟踪表》
温馨汇总：
会议制度时间节点查询表
会议进度事项时间节点

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会前
会议通知
1. 提前半个工作日通知，
大型会议需至少提前5-10日下发通知
2. 会议主持人，于会前至少一日发出通知
会议更改/取消
组织部门须至少提前一个小时通知与会人员
会议室预订
须提前一天向人力资源部提报会议室使用需求
到场时间
主持人于会前5分钟到会场
会中报告
需要作报告人员
须于会前1日将报告报送会议主持人或会议记录员
会后
决议事项发布
会议记录员会后24小时内形成会议决议事项，24小时内以邮件形式发给所有与会人员
会议纪要
会议纪要整理和印发在24小时内完成

附表一：《会议签到表》
会议签到表
主题

时间
年 月 日 时 分至时 分
地点
会议室
序号
姓名
部门/职务
签到时间
备注
序号
姓名
部门/职务
签到时间
备注
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附表二：《会议决议事项跟踪表》
会议决议事项跟踪表
序
日期
提出人
客户
项目
机型
事项
要求完
成时间
实际完成时间
是否
完成
责任人
备注
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2

3

4

5

6

7

8

9

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