综合部管理制度大全.doc

综合部管理制度大全
综合部管理制度大全
一、公章使用管理规定
二、公务用车管理规定
三、班车管理制度规定
四、办公用品管理规定
五、档案管理规定
六、文件会签管理规定
七、例会管理规定
八、安全管理规定
九、沟通制度管理规定
十、突发问题处理管理规定具体
十一、接待流程管理规定
一、公章的使用规定
印章原则上厂长和财务各自保管，如遇特别状况下则必需要在业务部门使用时，应严格执行用章登记签字制度，先登记后用章。必需厂长审核同意后方能使用本单位印章，并由综合管理部同意登记并记录使用事项、使用时间、及使用人员。
二、公务车辆管理规定
〔一〕订立本制度的目的：为进一步规范车辆的管理，合理有效地使用车辆，最大限度节约成本，更有效地控制车辆使用，特制订本制度。
〔二〕综合管理部关于此项规定的具体管理工作内容：〔1〕综合管理部对车辆进行全面管理，包括车辆的调度、修理、保养、审验、车辆事故的处理、油耗〔公里数〕的统计、班车驾驶员的考勤、考核、安全教育；车辆相关费用的报销等；
〔2〕各类车辆证照、保险及车辆其他等涉外事务，经司机报综合管理部负责人，统一办理；
〔3〕所有车辆的档案均有综合管理部统一保管；
〔4〕本单位任何车辆外借必需报厂长批准方可；
〔5〕车辆的使用范围：
a、公务紧急，必需马上完成的工作；
b、到银行存取大量现金或者其他不便携带的物品；
c、因公到交通不便的地方；
d、重要公务活动，接待重要客人或者关系单位用车；
e、其他经同意的特别状况用车。
〔6〕本单位公务用车统一由综合管理部派遣，应遵循“先急后缓〞的使用原则，按照同一方向集中派遣，尽量压缩车辆使用频率，减少车辆的使用成本。
〔7〕有商务用车必需求时，用车人应得到部门负责人同意后，告知综合管理部提前准备好车辆，综合管理部审核其填写的《派车单》，明确用车人姓名、出行时间、地点、用车事由及返回时间，加盖综合部专用章后方才生效〔派车单仅限当日使用〕
备注：日常用车必需提前15分钟前申请；长途用车必需提前一天申请。
〔8〕车辆返回本单位内，用车司机必需将填写完整的派车单送至综合管理部，行政助理必需做好车辆的出行登记，并依据实际派车状况对车辆行驶公里数、油耗进行登记。
〔9〕综合管理部负责对车辆的用油进行监督。控制，节约开支，这一项也将纳进到综合管理部绩效考核中。
〔10〕用车司机使用加油卡加油时不得为外来车辆加油或者换购物品，在用现金加油时，应保留好每次加油的小票，行政助理于每月底之前按顺序粘贴在《车辆油耗统计表》上。并做好记录，以待备查。
〔三〕综合管理部关于车辆的修理保养程序管理内容
〔1〕用车司机发现车辆故障或者必需要保养时，应先填写《车辆请修单》，并注明修理或者保养项目，报部门负责人审核后确定是否必需要修理或者保养，并确定修理或者保养费用的限额。
〔2〕由于用车司机操作不当或者疏于保养，导致车辆损坏或者故障的，用车司机必需承当20%的修理费用。
〔3〕如发生交通事故时，用车司机应先按《交通管理法》事故处理程序处理，同时报综合管理部负责人，应及时通知保险本单位进行定损，储存好索赔材料，并及时送修事故车辆，所有事故的定损资料，综合管理部必需登记完整，存档备查。
〔4〕发生大小事故，用车司机应接受调查处理，如实写出事故经过，综合管理部部门负责人应对其进行谈话教育，使其熟悉到错误和危害，接受处理决定。
〔5〕如遇我方司机交通过错的，依事故程度，给与扣除绩效工资的处罚
〔6〕关于典型事故案例，综合管理部要及时组织召开事故分析会，吸取教训，总结经验，制定整改措施，防止类似事故发生。发生重大事故的，本单位将行文通报，并对用车司机采用经济处罚，并享有辞退权力，必要时通过法律手段追究其民事附带刑事责任。
〔7〕综合管理部对全年无事故的司机，给与安全行车奖励，奖金依本单位的经营状况而定。
三、班车管理制度规定
〔一〕订立的目的：为了强化班车管理，切实解决本单位员工上下班乘车问题，结合本单位的现有状况，特制定本制度。
(二)综合管理部关于此项规定的具体管理工作内容
〔1〕确定班车发车路线及时间〔依据实际状况定〕；
〔依据工作时间为准，如有所调整，以调整时间为准〕。
〔2〕综合管理部必需监督，本单位班车要严格遵守班车线路及发车时间，不得擅自调整站、行车路线、发车时间，驾驶员不得私自在路上搭乘非乘车人员。
〔3〕班车驾驶员使命
A、班车驾驶员应当提前15分钟到岗，做好车辆发车前的安全检查等所有准备工作。应当强化对班车的安全监督检查工作，定期对班车进行检查，排除隐患，坚持车况优良，确保安全行驶。要严格规范班车运营行为。驾驶员要遵守各项管理制度和交通规则，遵纪遵守法律，发扬团结协作的精神，服从本单位安排，认真履行工作使命。
B、驾驶员应当于天天早晚出车完毕后，对发动机、传动制动转向机构、灯光等部位进行检查，并做好一般调整。对班车环境卫生进行清扫，关闭车窗、门窗等。
C、班车驾驶员因事、因病请假，必需提前经综合管理部批准，不得因故停运。
D、班车驾驶员应当以班车运营安全及乘客安全为先，严格执行交通规则和驾驶规程，服从公安、公路、交通等部门管理人员的指挥，自觉维护交通秩序。未通过许可不得将车辆交给其他人驾驶，不得超载、违章驾驶和酒后行车，并严格控制班车时速。违章罚款由班车驾驶员自负。E、如遇大雾、雨、雪等恶劣天气，出车易造成事故时，班车出车前，驾驶员要向综合管理部部门负责人员请示，经同意后方可出行。
F、车辆每次加油，司机必需在加油登记表清楚填写。
G、驾驶员依照规定认真履行工作使命，由综合管理部负责日常管理和考核。
H、班车驾驶员必需要尽保管人之责爱护车辆，适时修理和保养车辆，确保车辆设备和车容内外清洁完好，能够正常运转，班车如有异常、损坏，驾驶员必需及时向综合管理部汇报。车辆运行中出现机械故障或必需要正常保养时，驾驶员要及时向主管部门汇报。〔参照本单位商务车辆管理规定〕
四、办公用品管理规定
综合管理部关于此项规定的具体管理工作内容
〔1〕购置的办公用品必需按购买单据分类入库，由行政助理统一具体登记后填写库存登记表，购买用品要有齐全的报销凭证，并按节约的原则，严格按照各部门办公文具申请领用表执行。
〔2〕行政助理要合理控制各部门员工办公用品的使用状况，员工应从本单位节约开支出发，爱惜使用各自的办公用品，做到物尽其用，
〔3〕各部门确定了办公文具的具体使用员工后，由行政助理按表统一时间发放，还应督促领用人在领用后签字。如部门计划有结余的，累计冲抵下月办公用品必需求计划，超
计划领用的须经由部门经理另签补充计划表，并且综合管理部要记录在案。
〔4〕办公用品的库存管理：在计划、控制的前提下。对节余的办公用品进行计价，核算金额纳进综合管理部部门年度工作考核指标中。
五、档案管理规定
〔一〕订立档案管理制度的目的：为妥善保管记载本单位发展的各类资料，将各部门处理完毕或者批存的文件材料立卷归档，特制订本制度。
解释说明：立卷归档的资料指从事经营管理、本单位文化建设等活动中形成的对本单位有储存价值的各种文字、图标、声像等历史记录。
〔二〕综合管理部关于此项规定的具体管理工作内容
〔1〕遵循档案分类、年度划分、部门划分法进行归档，有董事会〔董字〕、行政管理〔管字〕、经营管理〔经字〕、劳作人事〔人字〕、纪律规定〔纪字〕，按本年度时间发生的顺序进行编号。
〔2〕归档时应按以下标准执行:〔a〕文件材料按照批复在前、请示在后、正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后的排序原则;
(b)文件归档一律采纳标准A4纸张，禁止用铅笔、圆珠笔、复写纸、 纸;
〔c〕归档分为永久、长期、短期分别储存，永久储存的包括：本单位章程、股东名册、董事会及股东会记录、政府机关核准文件；长期储存的包括：各部门规章制度、员工档案；短期：一事一结的资料;
〔d〕归档文件要有目录和编号，并有电子版记录方便查找。
六、文件会签制度规定
〔一〕订立目的：为进一步强化文件管理制度，规范文件审核会签工作，特制订本制度。
解释说明：文件会签制度是指控制文件时，如文件内容涉及其他部门的职能和业务，由综合管理部提出，相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署看法的工作制度。
〔二〕综合管理部关于此项规定的具体管理工作内容
〔1〕综合部负责检察文件是否必要和可行；
〔2〕是否符合本单位相关制度和规定等；
〔3〕文件是否规范、科学、准确、恰当；
〔4〕严格按照会签程序办事：各部门负责人起草各自部门的文件，再起草人负责送至其他必需要会签的各部门，厂长具有会签文件的最终定夺权，在文件会签上标注最终看法。由综合管理部负责监督各部门此环节的流程时间。
〔5〕关于已经由厂长签署并且实施的会签文件或者制度，综合管理部门要负责书面提醒相关部门予以执行，关于已会签完毕的制度，综合管理部要监督各部门的执行状况，必要时要组织本单位员工集体学习。
七、例会管理规定
〔一〕订立例会管理制度的目的：为更好地传达、落实各类会议形成的决议，初进相关工作的进展，特制订本制度。
解释说明：本单位会议现阶段主要有周例会和月例会，会议采纳各部门负责人轮换主持的原则。
〔1〕周例会的目的是梳理各部门一周内工作安排和必需要其他部门协调支持的会议思路，为下周的工作展开提供清楚的思路；月例会的目的是对上月工作完成状况的总结，未完成的工作事项说明原因和必需要领导协调和支持解决的方法。
〔二〕综合管理部关于此项规定的具体管理工作内容：周、月例会原则上由综合管理部通知定期举行，并监督会议相关人员准时开会，由行政助理做好会议记录后，整理后发送至厂长签批存档。
八、安全管理规定
综合管理部负责办公室的开关门时间，下班前认真检查处公室门窗、电灯、电器设备、电源关闭状况，确保无安全隐患。〔此项要求是下班后关闭本单位总电闸〕
九、本单位内部工作沟通管理制度规定
解释说明：工作沟通分为本单位内部及与合同方的外部沟通二部分，形式上分为正式文件沟通、例会沟通、非正式沟通
〔一〕订立沟通管理制度的目的：为提升工作效率，避免出现因内部各环节沟通不及时或者不顺畅导致的工作脱
节、推诿现象，依据本单位管理要求及实际工作必需要，特制订本制度。
，〔二〕综合管理部关于此项规定的具体管理工作内容〔1〕本制度适用于本单位所有员工，综合管理部负责监控和管理。
〔2〕综合管理部负责本单位例会、临时性会议的通知、召集，会议物料的准备、会议记录及会议决议追踪及呈报。
〔3〕厂长邮箱定期收发未定稿或者必需要厂长修改并回复的邮件，由综合管理部相关负责人进行督促与反馈。
〔4〕综合管理部负责传达本单位高层决议事项和厂长指令的通知。传达及落实状况。
〔5〕综合管理部相关人员负责协调各部门的联系、办理。
〔6〕定期或者不定期向厂长或者综合部负责人作工作汇报。
〔7〕沟通形式
〔a〕日汇报沟通流程
各部门员工→部门负责人→厂长
〔b〕汇报内容:当天本人从事和组织完成的具体工作、第二天的工作计划和安排，提出工作中存在的问题及必需要协助的部分。(c)汇报时间应在部门负责人或者厂长工作方便的时间，尽量语言简洁，汇报内容具体实际。时间应控制在20分钟内。
(d)汇报形式可采纳口头方式，如遇特别状况不能及时汇报的，必需提前向部门负责人或者厂长说明原因，以其他方式补报。〔电子邮箱、 、、飞鸽〕
(e)除工作接触外，各部门负责人应定期或者不定期与下属员工进行交谈沟通，以增进彼此的了解，掌握各部门人员的动态信息.
备注：本单位的重要事件和最新决策和通知要统一在本单位群内和微信圈中公布。
2、本单位外部沟通制度：为树立本单位优良的外部形象，本单位内部工作必需要协调的信息能够准确、快速的传递给合同方，特制订本制度。
(a)外部沟通的形式：可采纳电子化文件和联系、 形式进行工作的传达和汇报等
(三)综合管理部关于此项规定的具体管理工作内容
〔1〕综合管理部负责外部信息的接收、联系和沟通，及时传递相关信息，以便本单位各部门能够有针对性的及时解决。
〔2〕由综合管理部汇总各部门必需要与合同方对接的工作事项和必需要合同方协调处理的工作内容，统一由综合管理部进行汇总并与外部沟通交流
〔3〕原则上沟通态度上要做到礼貌、正式，如遇解决不了的问题，应及时上报综合管理部负责人，如有突发事件，应请示厂长后再做对外答复。
十、本单位各部门突发问题处理制度规定
〔一〕制定制度的目的：为了提升本单位处置突发事件和确保本单位正常经营，最大限度地预防和减少突发工作失误对造成对本单位的不良影响，维护本单位长期的稳定，结合本单位实际状况，特制订本制度
本制度的解释：本制度管理所说的突发问题是指对本单位经营及对本单位的声誉会产生影响的工作失误，必需要采用应急处置措施及预发性的合理规避及其处理工作失误的相关员工的办法。
〔二〕综合管理部关于此项规定的具体管理工作内容
〔1〕综合管理部以监督和预防为主，预防与应急相结合。
①如信息类：本单位部门公布的信息出现重大遗漏或者错误，对本单位造成了重大影响，造成了合作方的不信任等，综合管理部应在第一时间上报本单位厂长，批准后以本单位统一口径对外进行及时、积极诚实的沟通道歉，尽可能挽回本单位的形象和声誉。如遇合作方提出其他要求的，应及时记录并且上报本单位领导层，待领导层得出处理看法时，答复合作方。
②出现工作失误的员工应牢固树立全局观念，服从本单位的统一处理安排，不得自行处理，不得损害本单位的利益
及对外形象。综合管理部应该组织本单位各部门相关人员对此次工作的疏忽而造成的信任危机和本单位的信誉损失进行总结反思。作出客观的评价，对处置措施过程中的薄弱环节进行整改，弥补处理工作事故的过程漏洞。合理建议相关制度的不完善及必需补充的地方。
〔2〕奖惩制度
对工作出现事故问题的人员执行责任追究制度，本单位将对其给与批评、警告，如遇屡次违规员工，在经济上进行处罚，依工作问题出现事故的轻重程度，将绩效奖金按半数发放甚至全部扣除，甚至作出岗位工资下调的处理方式。
十一、外来人员接待管理制度规定
〔一〕订立的目的：为使本单位接待工作有所遵循，特制订本制度。
〔二〕综合管理部关于此项规定的具体管理工作内容
〔1〕如遇外来人员到本单位找各部门员工的，综合管理部应做好相应的登记或者转告事宜；如遇外来客人找厂长，恰巧厂长外出，应做好记录，并避及来访客人， 私下询问厂长是否愿意接洽，如得到厂长答复应允，则应礼貌性提供茶水和报刊等做好服务工作。如厂长不方便接洽时，应礼貌技巧性地委婉拒绝。
〔2〕外来人员不得在本单位瞎逛、大声喧哗，未通过领导同意，不得提供本单位任何文件、资料等。
〔3〕如有招待就餐必需要，报厂长批准后，以节约的原则，周到、礼貌地安排来访客人的就餐必需要。
〔4〕如厂长有特别指示的，应提前做好 预定就餐地点的准备，作好菜品的安排及陪同结账事宜。