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采购管理系统规章制度及流程
采购管理制度与工作流程
部门：采购部
目录
第一章总则 (1)
第二章采购计划管理制度 (4)
第一节采购计划编制制度 (4)
第二节采购预算管理制度 (6)
第三节月度采购计划管理制度 (8)
第三章采购计划管理流程 (10)
一、采购计划工作流程 (10)
二、月度采购计划增补流程 (11)
第四章相关表格 (12)
一、购买申请单 (12)
二、紧急采购申请单 (13)
三、物资采购计划表 (13)
四、年度预算采购表 (14)
五、采购变更审批表 (14)
六、计划外采购申请表 (15)
和诺生物工程有限责任公司
采购管理办法
第一章总则
为了规物资采购、提升生产效率，堵塞管理漏洞，降低采购成本，特制定本办法。
第一条、采购部隶属生产系统，受生产和财务双重领导。
第二条、本着公平、公正、公开的原则，公司物资采购执行集中统一管理，统一由采购部负责。负责公司〔包括肥料厂〕全部物资采购〔除食堂物资外〕，包括生产用的原辅材料、低值易耗品；行政办公用品；机器、设备；实验用品、试验材料；基建材料采购。
第三条、依据各部门下达的采购计划，按照规定的时间、物品、数量、规格、质量要求进行采购。
各部门下达采购计划应严格依据申购单下达，应具体列明采购材料名称、时间、数量、规格、质量等容。
第四条、采购应保持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竟争原则。要求以招标或类似的方式进行，向多家供应商发招标或采购函进行询价和质量比较，在材料质量确保不影响公司产品质量的前提下，按照质优价廉、同质价低的原则采购。
第五条、按照询价、比价、议价、评估、索样、定价、请购、定购流程进行。
第六条、关于进行大宗采购或常常采购的供应商，在采购前应当签订采购合同，货款支付时间上尽量延伸展期和固定周期。
合同签订应当明确标的数量、规格、型号、单价、金额、供货时间、地点、运输方式、运费承当方、发票、付款期限等重要事项。
第七条、对本地采购低值易耗品的结算，采用按月凭票结算方式。
第八条、除零星采购外，支付货款必需以银行转账方式支付。
第九条、经询价、比价、议价、评估后形成书面采购看法，报生产副总批准定价后定购。关于生产主要原辅材料要索取样品，进行检测合格后方可定购。
第十条、物资到厂必需办理入库手续，在办理入库前，采购员应清检货物的数量、规格、型号、检测质量，经验收合格后方可向仓库办理入库手续。关于不合格物资，应当及时通知供应商，进行沟通、协调处理。
第十一条、对供应商要进行资质、信用、产品质量等征信调查，对采购的物资进行质量检测或鉴定，并建立供应商资料档案。
第十二条、供应商资料档案应当包括：公司名称、性质、地址、生产经营围、营业执照和税务登记复印件、联系、联系人等。
第十三条、采购部门应当分供应商建立采购台账，按月编制统计报表。统计报反映供应商、采购数量、应付金额、已付金额、应付余额和到期时间，在次月5日前报财务部和生产副总。
第十四条、采购部门应当一个季度进行一次市场调查，对当前采购方式、价格进行评估，实时调整采购方略，确保合理价格，降低采购成本。
第十五条、采购员在采购过程中不得徇私作弊，收受供应商贿赂。一旦发现，除收缴贿赂外，移交司法机关并作开除处理。
第二章采购计划管理制度
第一节采购计划编制制度一、目的
为编制合理的采购计划，强化对采购计划的管理，确保公司的生产经营活动顺利、有序的进行，特制定本制度。
二、适用围
适用于公司采购计划的编制工作
三、编制采购计划的重要性
1、预估用料数量、交期，防止断料。
2、避免库存过多、资金积压、空间浪费。
3、配合公司资金运用、周转，配合生产、销售计划的顺利达成。
四、采购计划分类
包括：年度采购计划、月度采购计划、日采购计划。
1、年度采购计划是依据公司年度经营计划，在对市场信息和必需求信息进行充分分析与收集的基础上，依据往年历史数据对照猜测制定的采购计划。
2、月度采购计划是指在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上月实际采购状况、库存状况和市场行情等制定的采购计划。
3、日采购计划是指在对月采购计划进行分解的基础上，依据各部门每日经营所必需物资的汇总及审核制定的采购计划。
五、采购计划的编制依据
在编制采购计划时应合计到经营计划、必需求部门的申请、年度采购预算、库存状况、公司资金供应状况等相关因素。
六、采购计划的编制步骤
1 2 3
明确销售计划明确生产计划制定采购计划

七、采购计划编制注意事项
1、采购计划要避免过于乐观或保守
2、合计公司年度目标达成的可能性
3、生产、销售计划的可行性和预见问题
4、物料必需求与物料清单、库存状况确实定性
5、物料标准成本的影响
6、确保生产与降低库存的平衡
7、物料采购价格和市场供必需的可能变化
八、采购部应检察各部门的申请采购物资是否能由现有库存满足或有无替
代的物资，只有现有库存不能满足的申请采购物资才干列入采购计划中。
九、关于已申请的采购物资，请购部门假设必需要变更规格、数量或撤销请购
申请时，必需马上通知采购部，以便采购部及时依据实际状况更改采购计
划。
十、如遇急必需物资，请购部门应填写“紧急采购申请表〞，由该部门负责人
审核签字后，报公司领导核准后列入采购围。
十一、采购部负责本制度的制定、解释、修订、废止等工作。
十二、本制度自公布之日起执行。
第二节采购预算管理制度
一、目的
为强化对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。
二、采购预算的编制
1、采购预算的编制目标
〔1〕采购部凭采购预算进行采购，并控制采购费用的支出。
〔2〕方便财务部据此筹措和安排采购所必需的资金，确保资金支付的准确性与及时性。
2、采购预算的编制依据
〔1〕生产经营所必需的物资数量
〔2〕估计物资期末库存量
〔3〕本期计划末结转库存量。结转库存量由各部门依据物资的安全库存量和提前采购期进行确认
〔4〕物资计划价格。物资计划价格由采购部依据物资的当前价格并结合可能影响物资价格变化的因素进行确定
3、影响采购预算编制的因素
〔1〕采购环境
〔2〕公司销售计划
〔3〕物资使用清单
〔4〕物料标准成本的设定
4、编制步骤
〔1〕采购部应采纳目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并以此为依据编制采购预算，编制的过程中，采购部必需对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购状况。
〔2〕采购部应与财务部进行协商，在充分合计公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算。
〔3〕报领导审批。
三、采购预算的执行与调整
1、采购预算的执行
〔1〕经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有必需要，下期补办相关手续
〔2〕未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续〔3〕采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督
〔4〕预算外的采购必需经部门领导、采购部、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必需按采购预算相关容办理。
2、采购预算的调整
采购预算的调整审批程序必需与编制审批程序保持一致，不得更改。如遇有以下状况之一者，采购预算必需要进行调整：
〔1〕公司经营方向发生变更
〔2〕受重大自然灾害的影响
〔3〕公司部重大政策调整
〔4〕外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等
〔5〕市场经济形式发生重大变化，导致公司经营目标必需要调整
四、本制度由采购部负责解释。
五、本制度自公布之日起执行。
第三节月度采购计划管理制度
一、目的
为强化月度采购计划的编制、审核、执行、增补等管理工作，对预算外的采购计划进行审批，指导采购作业，有效降低采购成本，满足生产经营的必需求，现结合公司的实际状况，特制定本制度。
二、月度采购计划的制定与审批
1、采购部应及时跟相关必需求上报部门确认采购提前期，并共享采购提前期信息
2、超预算采购计划须经主管经理、财务总监审核
3、本月计划物资应在本月采购
4、月采购计划的制定程序
〔1〕采购部依据生产计划制定物料必需求计划
〔2〕采购部每月29日依据各必需求部门提交的年度采购计划调整申请和仓管提交的收发存报表，以及公司物资必需求计划和年度采购计划等，结合月底库存量、安全库存量和采购提前编制月度采购计划
〔3〕采购部依据历史交易价格和供应商信息，在月度采购计划上填制价格信息和估计到货日，提交正式的月度采购计划
5、月度采购计划的审批程序
采购部将月度采购计划于每月5日前上报公司财务部审核，经财务部审核后递送主管副总；主管副总如不同意月度采购计划，应组织各部门协调，采购部重新调整月度采购计划。
三、月度采购计划增补办理
1、必需求部门的增补采购计划须经部门主管同意
2、采购部、财务、主管副总审核后增补采购计划
3、增补的物资应是对生产经营活动有重要影响、必需紧急定购的物资4、增补采购计划必需附具体说明
5、非生产类采购计划增补申请：
〔1〕非生产类采购计划增补由必需求部门申请人员依据必需要编制“增补必需求计划申请表〞，依次递交部门主管、财务、主管经理审核
〔2〕必需求相关部门申请人员将审核同意的“增补必需求计划申请表〞递交采购部
6、仓储安全预警
〔1〕仓管发现库存低于安全库存预警线时应及时通知采购部，并递送当前库存量
〔2〕采购部依据当前库存量推断阅读采购计划是否已执行完毕，分析原因并及时进行处理
7、当出现以下状况之一时，相关人员须补报“增补必需求计划申请表〞〔1〕必需求部门临时订单
〔2〕不可预期设备损坏
〔3〕生产、经营临时必需求
〔4〕月度采购计划已执行完毕又接到安全库存预警
四、本制度由采购部制定，解释权和修订权归采购部所有。
五、本制度自公布之日起执行。
第三章采购计划管理流程
一、采购计划工作流程〔如图〕：

二、月度采购计划增补流程〔如图〕：

第四章相关表格
一、购买申请单
和诺生物工程有限责任公司
采购申请单

年月日董事长：总经理：分管副总：会计：部门主管：申请人：
和诺生物工程有限责任公司
生产请购单
年月日
原料物料设备零配件其他

董事长：总经理：分管副总：会计：部门主管：申请人：
二、紧急采购申请单
和诺生物工程有限责任公司
紧急采购申请单
年月日董事长：总经理：分管副总：财务部：部门主管：申请人：
三、物资采购计划表
和诺生物工程有限责任公司
物资采购计划表
部门：年月日

四、年度预算采购表
和诺生物工程有限责任公司
年度采购预算表
年月日

五、采购变更申请审批表
和诺生物工程有限责任公司
采购变更审批表

部门：年月日董事长：总经理：分管副总：会计：部门主管：申请人：
六、计划外采购申请表
和诺生物工程有限责任公司
计划外采购申请表
办公设备采购生产材料采购办公用品采购生产用仪器设备采购其他：