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制度类文件管理规定正式版

程序类文件管理规定

第一章 总则
第1条 目的
为规范公司程序类文件的管理，制定本制度。
第2条 定义
程序类文件是指依据公司的质量体系的程序文件而制定的制度、办法、规定、手册、细则、规范、流程等指导、规范工作开展的文件。
第3条 内容
本办法规定了程序类文件的编写格式、所包含的基本内容、编号规则、起草、颁布、实施、修订、作废等。
第4条 适用范围
本规定适用于公司程序类文件，包括：制度、办法、规定、手册、细则、规范、流程等。
第5条 职责
1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内程序类文件的编写，其他部门提供相关配合。
2. 综合管理部负责组织全公司程序类文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件的维护。
3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。
4. 文件主导职能部门的主管副总经理对文件负责审核，总经理负责批准。

第二章程序类文件格式
第6条 字体
程序类文件的标准字体为宋体。
第7条 封面
封面包括：文件名称、起草人、发布人、审核人、批准人、实施日期、文件编号、版本号、页码，以及修订说明。页尾有制定人 、审核人、批准人的签署。封面表格中的字体采用宋体小四号。封面格式见附件一。
第8条 文件标题
各种程序类文件中，文件标题均使用宋体二号字，加粗；标题和正文之间空一行。
文件的标题使用“XXX的管理规定（办法、制度）”等字样。
第9条 文件内容序号
对文件内容较为复杂的程序类文件，序号的层级为“章、条、数字、（数字）”；对文件内容、结构较为简单的程序类文件，序号的层级为“条、数字、（数字）” 。所有的序号均用阿拉伯数字。
第10条 正文字体
使用“章”为序号的，其序号及标题均为宋体小四号字，加粗。使用“条”为序号的，其序号为宋体小四号字，加粗；其标题及正文，均为宋体小四号字，不加粗。正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用宋体小四号字，不加粗。
第11条 使用“条”为序号的，其后如果是小标题，则小标题后不带标点符号，直接回车换行。如没有小标题，直接书写正文。
第12条 行距、段落间距
文件全文行距设置为1.5倍行距，段落之间的间距为零，各条款中的小标题无须空行。
第13条 缩进
段落设置为首进缩进（2个字符）。
第14条 页面设置
页边距上下均为2.54厘米，左右为3.17厘米，页眉距边界为1.5厘米，页脚为1.75厘米。
第15条 页眉页脚
页眉内容及格式：“XX公司程序类文件”左空一字；“第X页共Y页”右空一字。上述内容在同一行。页脚格式均为应包括以下内容：文件名、文件编号、版本号、生效日期（正文之后附件和表格不编页）。页眉、页脚均使用宋体五号字，居中。页眉顶端距离1.5CM，页脚底端距离1.5CM。
第16条 图表
图表大小可根据需要设定，图表标题需用宋体，小四号字体。图表内容中，标题栏需要宋体，小四号字体。其他文字内容用宋体，五号字体，图表的说明注解文字则用宋体，五号字体。
第17条 落款
文件底部若需要落款，签名和日期请使用宋体小四号字，加粗。

第三章 程序类文件基本内容
第18条 程序类文件应包含如下基本内容
目的：程序类文件实施所要实现的管理目标；
主要内容：应使用“本制度对XX、XX(文件的关键控制点)进行了规定”或与之类似的字样；
适用范围：适用的部门或业务；
部门职责：包括归口管理部门即程序类文件的执行或监督、检查部门，及其他部门的相关职责；
程序类文件内容：具体的操作规范、业务流程、权责划分；
起草人：负责程序类文件编写、解释的部门；
审核人：审查核定人；
批准人：批准文件发布执行人；
颁布人：程序类文件发布部门；
实施日期：程序类文件生效实施日期；
支持文件：程序类文件中所涉及到的其他程序类文件；
附件及表格：程序类文件中所涉及的，不便在正文中展现的内容。

第四章 程序类文件编号规则
第19条 文件编号格式
××/P/××/001[20XX]
年号
序号（由综合管理部统一编号）
职能部门代码（按以下统一规定）
程序类文件（PROCEDURE的缩写）
公司代码（按以下统一规定）
第20条 公司、部门代码或简称规则如下，未列示的部门参照此规则：
1、公司简称：XX
2、部门代码按英文大写缩写：
总经理:GM 综合管理部行政：XZ 综合管理部人事：RS 财务部:CW 技术部:JS 生产部:SC 工程部:GC 采购部:CG 商务部:SW
第21条 文件版本号
新发布的文件版本号为“00”。第一次个别条款小幅度修改换版本号为“01”，第二次个别条款小幅度修改换版本号为“02”，之后依此类推。第一次结构性大幅度修改换版本号为“10”，第二次结构性大幅度修改换版本号为“20”，之后依此类推。第一次结构性大幅度修改后，又进行了一次个别条款的小幅度修改换版本号为“11”，之后依此类推。

第五章文件的起草、审核、会签、批准
第22条 程序类文件管理流程见附件二
第23条 文件起草
各职能部门按本规定格式要求起草,完成各部门主要职责范围内程序类文件初稿的编写，其他相关部门提供配合。
初稿完成后应预先进行内部讨论，必要时文件拟制部门组织相关部门一起开会讨论。根据讨论意见修改后，部门主管副总经理审核，再提交综合管理部组织会签。
第24条 文件会签
1. 综合管理部根据拟文部门的要求和文件内容，确定会签范围和会签结果返回的时间。
2. 综合管理部将文件标明“讨论稿”，连同《文件会签表》（附件三）发至各相关部门，组织各相关部门进行会签，提出修改意见。
3. 为提高会签速度，可将标明“讨论稿”的文件将文件设为不可复制的保护文档以电子版本的形式，连同会签表同时发往各部门，同时会签，并在指定时间内收回会签结果。
4. 综合管理部汇集各部门的会签意见，返还文件编写部门。
5. 文件编写部门根据会签中提出的问题作出修改，并负责解释所作出的修改，直至各方意见统一（第一轮会签后，为尽快使各方意见统一，文件编写部门可通过 、邮件或其他方式与各持不同意见者逐条分别沟通，沟通意见写入相应部门会签表作为书面记录，必要时由综合管理部召集会议讨论，讨论结果写成会议记录）。
6. 若会签中一些问题通过综合管理部或其他沟通仍不能达到一致，则将会签意见汇总，提交总经理裁决。
第25条 文件的批准
会签通过后，综合管理部提供文件编号，并核查文件格式是否按统一格式或要求，再由综合管理部提交总经理批准。
第26条 文件审批后由综合管理部专人以文本形式复制、分发至各相关部门具体实施

第六章 文件的发放、修订、废止
第27条 文件的发放
1. 批准后的程序类文件原版由综合管理部存档、发放，并列入《受控文件清单》（附件四）。原版文件一律不得外借，防止丢失或损坏。程序类文件属受控文件，受控文件是指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件。
2. 程序类文件按需要的份数印制，加盖红色“受控文件”印章，受控文件印章图示如下：
受控文件
分发号：

每份文件都标有不同分发号，便于追溯使用者。公司内不得使用未加盖红色受控印章的文件及其复印件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。
3. 程序类文件发放时，文件领用人应将会签文件讨论稿交回综合管理部，在《文件发放登记表》（附件五）签名，领取盖有受控印章和注有分发号的文件。《文件发放登记表》与文件原版同时存档。综合部记录《文件分发号清单》（附件六）存档备查。
4. 当需要使用文件的人未领到文件时，不得随意借用其他人的文件来复印，应填写《文件补发审批单》（附件七），经本部门负责人和文件管理部门负责人批准，再办理领用手续。
5. 若文件丢失、损毁，由文件使用人说明原因并申请领补发。综合管理部文件管理人员重新编注分发号，同时在《文件发放登记表》上注明丢失文件的分发号作废。
6. 需临时借阅文件者，填写《文件借阅申请单》（附件八），统一向综合管理部借阅，经综合管理部负责人批准可借阅盖有红色受控印章及分发号的文件。借阅者应在指定日期内归还，否则由文件管理人员及时收回、销毁（只保存原版文件）。
7. 各部门须有专人负责文件的收存、管理，编制本部门《受控文件清单》，及时传递文件。各部门发文管理人员名单在综合管理部备案，受控文件列入部门负责人离任交接项目。
8. 保密文件由指定专人接收、发放、更改控制和管理，由保密文件拟制责任人确定发放范围，原则上统一纳入综合管理部文件管理、备案，由特殊原因的必须报备保密文件目录。
第28条 程序类文件的修订、废止
1. 文件在具体实施过程中若需重新修订, 由文件更改提出人或提出部门的负责人填写（打印）《文件修订审批通知单》（附件九），说明更改原因，必要时还应附有充分的证据。
2. 《文件修订审批通知单》由原文件编写部门负责人审核后，交综合管理部组织会签、审批。批准后，按《文件发放登记表》的名单发放，作为原文件的补充文件。
3. 经过多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。换版时由文件管理人员实施更改，在文件首页中说明所做的修改，注明版本号和更改生效日期，并按《文件发放登记表》的名单发放换版后的文件，同时收回作废的旧文件。
4. 新版文件生效的同时，对应旧版文件自动作废，由综合管理部根据分发号在发放新文件时收回旧文件。
5. 作废文件的原版加盖“作废”印章，再存档2年后由综合管理部文件管理人员填写《文件销毁申请单》（附件十），综合管理部负责人批准后统一销毁，设为文档保护的电子版文件至少保存3年才可填写《文件销毁申请单》，批准后才可删除。
第29条 文件的宣贯
1. 文件生效后，根据需要，草拟部门可以组织必要的培训会议进行宣贯，以增进理解。
2. 根据需要，综合管理部可以通过公司内部网站或宣传栏的形式进行宣贯。
3. 发放至各部门后的程序类文件，要求部门内所有成员传阅，并在文件首页背面签名。

第六章 附则
第30条 文件编写注意事项
1. 文件下发前必须经过相应签署才生效。
2. 对其他程序类文件中实用的办法可直接引用，但必须写明引用的文件名、编号、版本号及引用条款，同时应注意受控文件中引用的其他文件也须纳入受控文件范围。
3. 内容涉及多个部门，且具有长期约束力的规定和要求，原则上不得以部门发文的形式发文，必须补充纳入或重新制定相应程序类文件。如果急需发文而来不及制定相应程序类文件，可暂时以部门发文的形式通知相关部门，事后再制定或补充相应归口文件。
第31条 本制度由综合管理部起草、修订、解释，由主管副总经理审核，由总经理批准。
第32条 本规定自2021年09月01日起实施。
第33条 支持文件：无
第34条 附件及表格
附件：
1程序性文件封面格式
2程序类文件管理流程图
3文件会签表
4受控文件清单
5文件发放登记表
6文件分发号清单
7文件补发审批单
8文件借阅申请单
9文件修订审批通知单
10文件销毁申请单

受控编号：

技术文件归档、发放、作废管理规定

A/1版

编制

审核

批准

2021-03-15发布 2021-04-01实施

技术文件归档、发放、作废管理规定

1 目的及范围
为规范公司技术文件的管理，使文件的归档、晒制、发放、作废、撤回、借阅、出厂等过程处于受控状态，确保技术文件的正确、完整、统一、有效使用。
技术文件包括产品设计和开发全过程中所形成的：产品图样及设计文件、工艺文件、工装技术文件，设计和开发策划的结果、产品设计或改进输入、输出评审资料、工艺评审资料、重要记录、鉴定资料以及完整性要求的其它各类文件。
2 职责
2.1 文件编制人员对文件的正确、齐全、完整、统一负责，并对文件更改的正确性负责；
2.2 文件使用部门对使用文件的有效性、完整性及部门文件实施有效管理负责；
2.3 技术中心（档案部门）对存档文件的保管、登记、晒（复）制质量、发放、作废、销毁、换版、借阅等工作质量和有效性负责。
2.4 采购部对供方用技术文件的更改、作废撤回和管理有效性负责。
3 流程说明
3.1归档
技术文件编制完成并经过审批后，技术文件编制人员（或项目组）及时将技术文件整理归档；同时应填写《技术文件移交（出图）单》（表2F050—1），纸质文档和电子文档应同时归档，并保证两种文档的一致性。归档技术文件应无破损、无污迹、无折叠印，并保证归档技术文件完整、齐全。
3.2 晒制
研发新产品的产品图样及工艺文件由技术中心办公室依据《技术文件发放一览表》（表2F050—2）晒制。
工装产品图（含工装工艺）由工装设计部门下发《工装产品晒图明细表》，技术中心办公室按要求晒制。
更改通知单由技术中心办公室对更改通知单上新增和换新图纸按照更改通知单上所涉及部门进行晒制，更改通知单可采用复印形式发放。
临时性技术文件由文件编制部门填写《技术文件晒制审批单》（表2F050—3），经编制部门负责人批准，技术中心审查后晒制。
新签订的技术协议书规定的产品图纸等技术文件（给供方提供一份），由技术协议签订部门填写《技术文件晒制审批单》，经技术协议签订部门负责人审批，档案室调档、晒制，由技术协议签订部门随技术协议发放。
在技术协议规定的附图明细内需增晒份数、以旧换新的，需由采购部填写《技术文件晒制审批单》，经采购部领导批准和协议签订部门负责人审批，交档案室调档、晒制。
暂时没有技术协议，供方又确需产品图纸等技术文件进行前期技术准备时，技术协议拟订人员填写《技术文件晒制审批单》，经技术协议签订部门负责人批准后，交档案室调档、晒制。
技术文件的使用期和再晒制处理
a）部门装订成册的产品图样及工艺文件等正常使用期不低于二年，生产现场使用的产品图样、工艺文件正常使用期不低于一年。以文件上有效标识为判断依据。底图文件有效期按照《底图文件换版期限》（表2F050—5）执行。
b）再晒制处理，根据使用期等对再次晒制文件分为二类：a：以旧换新晒制；b：丢失晒制。
——以旧换新晒制，由使用部门填写《技术文件晒制审批单》并注明“以旧换新”，经部门领导批准，同时填写《技术文件撤回记录》（表2F050—6），交由技术中心办公室审批后晒制，晒图员按规定加盖有效标识后发放，同时在撤回旧图上加盖“作废”章后收回。
——因保管不善而造成丢失，使用部门应提出书面申请，经使用部门领导与技术中心分管领导同意后晒制，同时，技术中心办公室依据情节轻重对图纸使用部门给予通报批评及经济处罚，处罚标准按3.10执行,若反复出现图纸丢失行为,将视情节予以重罚。
3.3 发放
发放部门建立保持保存必要的发放程序和相应记录。
产品图样及设计文件、工艺文件、工装文件等文件发放范围和数量，依据《技术文件发放一览表》、《技术文件晒制审批单》和更改通知单规定发放。
新产品的图样、设计文件及工艺文件、工装产品图由技术中心档案室加盖有效标识，装订成册，发放至使用部门。
临时性用技术文件由文件编制部门到档案室领取发放。
由技术中心档案室负责新发放技术文件的有效标识，以保证使用现场为有效版本，正常生产用技术文件加盖当年年份章；新产品试制加盖“试制”章，如果试制产品改为生产，并且产品图样未变动，可以在原试制产品技术文件上加盖年份章；由于特殊原因等临时性用技术文件，加盖“一次性用图”标识为有效。
使用部门必须设立兼职档案员,由兼职档案员在《技术文件发放登记表》（表2F050—4）上签字并接收确认，交接时要逐张清点，签字要签全姓名和日期，以备查询；并及时填写维护本部门的《技术文件清单》（表2F050—7）。
3.4 标识及有效性确认
发放和使用的技术文件应进行有效性标识，以确保使用现场为有效版本。设计文件包括：产品图样、产品质量特性重要度分级表、验收准则等；工艺文件应包括：工艺过程卡、作业指导书、工序质量控制表、质控点操作指导卡、铸锻件毛坯图、工装图纸及工艺，关键过程（工序）明细，工艺文件目录等。
技术文件的确认控制为时时控制，凡加盖“试制”章、年份章的图样（临时用图加盖“一次性用图”章）均为有效技术文件，各部门发现无“试制”章、年份章，又无临时图标记的无效技术文件应及时通知技术中心办档案室，将文件收回。
3.4.3在更改正常生产加盖了年份章产品技术文件时，其《更改通知单》中换新和新增设计文件及工艺文件的标识必须和更改前产品技术文件标识一致为正常生产年份章。
3.5外协生产用技术文件的管理
外协技术文件蓝图，由制造部外协业务员按制造部下达的外协生产计划，填写《技术文件晒制申请单》，注明需求理由，经制造部长审查，供应商管理员认可、技术中心主任批准后方可晒印。技术中心办公室档案部门将外部协作生产用技术文件蓝图（以下简称外协用图）加盖“外协”章后由外协业务员领取，并建立发放台帐。所有外协用图应由外协业务员转交外部协作生产单位（以下简称外协单位），制造部应建立部门技术文件台帐，做好发放、更改、回收记录。
外协用图的更改，应由外协业务员按更改通知单的要求填写《技术文件晒制申请单》，经技术中心主任批准晒印后，到技术中心档案部门领取。外协业务员将换发或新增蓝图及更改通知单蓝图一并转交外协单位，并由外协单位实施更改，同时收回作废资料。因故未能及时交出作废蓝图时，外协业务员必须填写《技术文件撤回记录》（一式两份，自留一份，档案部门一份），注明待交理由和期限，并应在规定期限内将作废技术文件蓝图查找并送交技术中心档案部门。因遗失造成的一切责任由外协单位负责。如外协单位未及时实施更改，一切经济损失由外协单位承担，并追究外协业务员的责任。
外协用图在使用过程中，如有遗失，由外协单位向外协业务员提出补发申请，并由外协业务员填写《技术文件晒投制申请单》，经技术中心主任批准并由资料室按3.10的收费规定开具罚款单，由外协单位到财务部交款后，资料管理人员凭申请单和交款收据晒印蓝图，并做好补发记录。对不交款者，则不发新蓝图，由此造成的一切责任由外协单位承担，并追究外协业务员的责任。污损换图应交回旧图，领取新图。
3.5.4当取消外协单位的外协生产资格时，应由外协业务员将外协用图按发放明细全部收回。如未收回，视具体情况追究外协业务员的责任。
3.5.5收回的作废或污损资料按3.5条销毁处理。
3.6破旧、封存、作废文件的管理
3.6.1 对破旧、脏污的技术资料的更换，由各使用部门档案员（或兼职）持旧图到档案室办理，填写《技术文件晒制审批单》及《技术文件撤回记录》后方可更换新图，旧图由档案室统一收回。
3.6.2 淘汰产品的图样、工装图纸、工艺文件及技术资料由产品主管、工艺主管下发通知，部门领导审核，公司分管领导批准后，由档案室负责，做好记录，隔离封存。需销毁，填写《文件销毁申请单》（表2F050—8），经公司分管领导批准后，统一销毁。
3.6.3 作废技术文件由各使用部门负责填写本部门《技术文件撤回记录》及时撤回至档案室，并确保所有作废技术文件都能及时、全部撤回，防止被误用；
3.6.4 作废技术文件，档案室统一收回，并按档案管理的要求统一处置。档案室应建立作废技术文件撤回和销毁纪录。其它部门如需保留作废的技术文件应经过文件编制部门领导审批，并由档案室保留审批记录；
3.7 借阅
技术文件的借阅时应进行借阅登记，借阅者应在指定日期内归还，到期不还由文件管理部门相关人员收回。原版技术文件一般不予外借，特殊需要时，应经单位分管领导批准。见《技术文件借阅记录》（表2F050—9）。
3.8 技术文件出厂
因工作需要，技术文件出厂，应办理技术文件出门审批手续。审批权为经办部门领导。见《技术文件出门证》（表2F050—10）。
3.9 外来技术文件
外来技术文件的管理按照《外来技术文件管理规定》执行。
3.10收费管理
3.10.1 收费标准
a）外单位持底图来厂晒制的收费标准：
幅 面
A0
A1
A2
A3
A4
价格（元/张）
20
15
10
5
2
b）以旧换新、特殊情况需另外提供或参考用的技术文件按下列标准收费：
幅 面
A0
A1
A2
A3
A4
价格（元/张）
40
30
20
10
5
3.10.2 收费程序
需要晒图的单位（个人）到财务交费，凭交款收据到档案室领取技术文件。
4 监督与考核
技术中心办公室负责对技术文件统一、完整、规范和有效性进行监督和考核。
5记录及附件
5.1 流程涉及到的文件
a)《技术文件更改管理规定》（Q/XGTZ2F051－2021）
5.2流程记录表
a)《技术文件移交（出图）单》（表2F050—1）
b)《技术文件发放一览表》 （表2F050—2）
c)《技术文件晒制审批单》（表2F050—3）
d)《技术文件发放登记表》（表2F050—4）
e)《底图文件换版期限》（表2F050—5）
f)《技术文件撤回记录》（表2F050—6）
g)《技术文件清单》（表2F050—7）
h)《文件销毁申请单》（表2F050—8）
i)《技术文件借阅记录》（表2F050—9）
j)《技术文件出门证》 （表2F050—10）

表2F050-1
技术文件移交（出图）单

序号
产品型号名称、一级部件代号
图 样
审 批
A0
A1
A2
A3
A4
合计
移交（出图）依据
申请人
移交（出图）部门
技术中心审批
接受
办理人
日 期

表2F050-2
表1 产品技术文件蓝图发放一览表

序
号
发放部门 发放数量
资料名称
产
品
室
工
艺
室
装
配
车间
仓
储
制
造
部
财
务
部
质
量
部
采
购
销
售
部
成
品
库
备
注
1
产品图样（成套）
1
1
1

1

1

2
自制、外协件产品图样

1

3
外购件产品图样

1

4
外购件技术协议书

1

1
1

5
外协件技术协议

1

1

1

6
验收准则
1
1
1

1

7
试验大纲
1
1
1

1

8
产品质量特性重要度分级表
1
1
1

1
1

9
明细表及汇总表(包括专用件、借用件、外购标准件、进口件汇总表)
1
1
1
1

1

10
专用件、借用件明细表

1

11
外购件、进口件、标准件明细表

1

12
外购工具明细表

1
1
1

1

1

13
零件手册

1
1

14
操作与保养手册

1
1

15
维修手册

1
1

16
产品介绍

1
1

17
装箱单

1
1

18
试验报告

19
产品工艺文件目录

1
1

1
1
1

20
工艺方案

1
1

1

21
工艺路线表

1
1

1

22
工艺过程卡

1
1

23
机加工工艺过程卡

1
1

24
典型工艺过程卡

1
1

25
焊接工艺过程卡

1
1

26
焊接作业指导书

1
1

27
焊接组成件明细表

1
1
1

28
装配工艺过程卡

1
1

29
装配作业指导书

1
1

30
装配工序卡片

1
1

序
号
发放部门 发放数量
资料名称
产
品
室
工
艺
室
装
配
车间
仓
储
制
造
部
财
务
部
质
量
部
采
购
销
售
部
成
品
库
备
注
注：本发放清单中工艺文件暂由技术中心工艺工程师存管，仓储、成品库文件暂由制造部存管；

31
装配组成件明细表

1
1
1

33
检验作业指导书

1

1

34
关键零部件检验作业指导书

1

1

35
刃量具明细表

1
1
1

1

36
焊接材料工艺定额明细表

1
1
1

1

37
装配辅料工艺定额明细表

1
1
1

1

38
涂装定额明细表

1

1

39
涂装零件明细表

1
1

1

40
成品外协零部件明细表

1

1

41
工序外协零部件明细表

1

1

42
专用工艺装备明细表

1
1

1

43
专用工装图样及设计文件

1
1

1

1

44
材料消耗工艺定额明细表

1
1
1

1

45
材料消耗工艺定额汇总表

1
1
1

1

46
工艺总结

1

1

1

表2F050—3
技术文件晒制审批单
用途

依据

序号
技术文件代号
图纸
工艺
标识类型
张数
份数
备注

申请部门

申请人/日期

申请部门批准/日期

技术中心
审批
/日期

表2F050—4
技术文件发放登记表
序号
文件代号
接收单位
张/份
份数
签收人
发放日期
备注

表2F050—5
底图文件换版期限
幅 面
使用年限
更改次数
累计更改处数
4#
5年
5
10
3#
5年
5
15
2#
5年
8
20
1#
5年
8
25
0#
5年
10
30
备注：
1． 原则上超过使用年限的底图均应换版。
2． 未超过使用年限但更改次数和累计更改处数任意一项达到更换期限时均应换版。
3． 未超过使用年限且更改次数及累计更改处数均未达到更换期限的，因底图利用次数过多造成破损、模糊不清的，应予以换版。

表2F050—6
技术文件撤回记录
序号
文件代号
张/份
份数
撤回依据
撤回日期
移交人
接收人
备注

表2F050—7
技术文件归档/接收清单

序号
文件名称及代号
张数/份
份数
移交人
签收人
日期
备注

中心
表2F050—8
文件销毁申请单
销毁文件部门

文件编号

文件名称

文件形成时间

销

毁

理

由

份数

经办人

批

准

部门负责人：

日期：

主管领导：

日期：

表2F050—9
技术文件借阅记录
序号
文件名称
借阅日期
借阅人签名
经办人签名
归还日期
接收人签名
备注

说明：
1. 归还日期为借阅时指定日期，到期不还，文件管理部门有权收回。
2. 借阅技术文件出厂区，办理技术文件出厂手续。

表2F050—10
技术文件出门证
单位

姓名

文件名称

数量

出门

原因

经办人
/日期

批准
/日期

说明：出门证一式两份，经办部门留存一份，交门卫一份。

技术文件出门证
单位

姓名

文件名称

数量

出门

原因

经办人
/日期

批准
/日期

说明：出门证一式两份，经办部门留存一份，交门卫一份。

安全管理类体系文件

一、安全管理岗位职责：

1、安全管理工作内容：
A、安全防范服务：
登记访客、控制外来人员进入管理服务区域，核查出入人员、车辆所携带的物品，防止物品丢失，危险品禁止进入管理服务区域。
B、维护停车场及交通秩序：
维护管理服务区域内车辆停放及交通秩序；调节、疏导人、车流量，防止管理服务区域秩序混乱、交通堵塞和未经许可停泊；对管理服务区域停放的车辆遭受破坏、盗窃等异常情况及时进行登记、报告有关部门并协助处理。
C、消防安全、卫生管理：
巡查管理服务区域公共设施、设备、消防器材的完好状况；协助保持管理服务区域环境卫生。
D、装修管理：
检查管理服务区域的装修情况并有相关记录，对装修现场进行巡查，发现异常情况及时汇报处理；对进出管理服务区域的装修人员、装修材料进行检查，控制装修时间。
E、突发事件及违章处理：
随时发现、应对、处理突发事件，控制现场，防止事态恶化；按规定程序处理违章行为。突发事件的处理程序：
（1）、报警
（2）、控制事态的发展
（3）、伤者就医
（4）、保护现场

2、检查岗（班组长）职责：
A、对本班次各岗位工作负责，每日须检查各岗位履行职责情况，主要包括：考勤纪律、岗位卫生、物品摆放、质量记录、装备佩带、操作规程、精神面貌、服务礼仪等；并在《保安员交接班记录》上予以记录。
B、熟悉掌握管理服务区域的整体状况，妥善处理各类突发事件，超过权限的及时与保安队长或管理处主任联系，并向其报告事件进展情况。
C、负责岗位工作表格、停车发票等的领用和发放。负责本班保安员的岗前培训和内务管理工作。及时收集、整理顾客的意见和建议，并提交部门。关心保安员的思想和生活动态，充分调动队员的积极性和主观能动性，对于班组出现的疑难问题及时向上级汇报。

3、巡逻岗职责：
A、按照巡逻路线进行巡逻，灵活机智，发现问题及时记录、报告，对可疑人员及时进行盘查、清理。
B、对管理服务区域自行车、电瓶车或摩托车的不规范摆放进行整理，对道路泊车、停车秩序进行监管，检查车厢内存放物资，发现可疑情况或安全漏洞